Työntekijälähtöinen perehdytys

Työntekijälähtöinen perehdytyksen toimintamalli kuuluu kotona asumisen tuki -toimintamallikokonaisuuden riittävä ja osaava henkilöstö turvaa kotiin annettavien palvelujen laadun -tavoitekokonaisuuteen. Hankkeen yhtenä alatavoitteena oli kehittää toimenpiteitä, jolla varmistetaan riittävä ja osaava henkilöstö.

•Toimintamallilla tavoitellaan sitä, että työntekijät kokevat perehdytyksen riittäväksi eli tavoitellaan parempaa työntekijäkokemusta

•Työntekijälähtöisen perehdytyksen toimintamallin tavoite on myös sujuvoittaa uuden työntekijän työn aloitusta ja luoda paremmat edellytykset työpaikkaan sitoutumiselle

•Työntekijälähtöisen perehdytyksen toimintamallin tavoitteena on luoda perehdytykseen uusi toimintatapa, joka auttaa varmistamaan, että työntekijät kokevat perehdytyksen riittäväksi  ja sujuvoittaa uuden työntekijän työn aloitusta ja luoda paremmat edellytykset työpaikkaan sitoutumiselle 

•Henkilöstön saatavuuteen ja pysyvyyteen liittyy nyt ja tulevaisuudessa merkittäviä haasteita, joita pitää pyrkiä ratkaisemaan monilla eri tavoilla. Hankkeessa tunnistettiin tarve kehittää perehdytykseen liittyvä konkreettinen malli, jolla vahvistetaan pitovoimaa

•Toimintamalli tukee perehdytyksestä vastaavia lähijohtajia toteuttamaan perehdytyksen mahdollisimman työntekijälähtöisesti. Toimintamallissa huomioidaan perehdyttämisen psykologinen näkökulma ja painopiste on vuorovaikutuksen parantamisessa

•Toimintamallissa ajatus perehdytyksestä käännetään perehtymisen mahdollistamiseen. Toimintamalli korostaa positiivisten tunnetilojen vahvistamisen huomioimista osana perehtymistä 

•Toimintamallin tuloksena syntyy parempaa työntekijäkokemusta, sujuvampaa työn aloitusta ja parempaa pitovoimaa uusien työntekijöiden kohdalla

Tavoitteena oli luoda toimintamalli, joka

•sujuvoittaa työn aloitusta ja luo erinomaisen työntekijäkokemuksen; “Olipa kiva, kun pääsin heti töihin kiinni, sain tietoa ja tukea juuri sopivasti!” 

•auttaa esihenkilöitä työntekijälähtöisen perehtymisen suunnittelussa ja toteutuksessa

•huomioi erityisesti hyvän kohtaamisen, vuorovaikutuksen ja psykologisen turvallisuuden rakentamisen perehtyjän kanssa

•vahvistaa perehdytysosaamista ja luo yhteistä näkemyksestä; “Näin meillä mahdollistetaan perehtyminen”

•rakentaa pitovoimaa lujittamalla sitoutumista työyhteisöön ja työnantajaan jo ennen työn aloitusta ja erityisesti heti ensimmäisistä hetkistä alkaen

•sisältää äkillisiä tilanteita varten kiireperehtymisen ABC:n, joka huomioi myös opiskelijoiden perehdyttämisen erityispiirteet

Toimintamalli tukee perehdytyksestä vastaavia lähijohtajia toteuttamaan perehdytyksen mahdollisimman työntekijälähtöisesti. Toimintamallissa huomioidaan perehdyttämisen psykologinen näkökulma ja painopiste on vuorovaikutuksen parantamisessa.

•Toimintamallin avulla vahvistetaan työntekijälähtöistä perehdytysosaamista ja -ymmärrystä ja tehostetaan perehdytystä parantamalla siihen liittyvän vuorovaikutuksen laatua

•Toimintamalli korostaa positiivisten tunnetilojen vahvistamista

•Näkökulma kääntyy toimintamallissa perehdyttämisestä perehtymisen mahdollistamiseen (kts. kuva)

•Toimintamallissa esihenkilö, perehtyjä ja työyhteisö tulevat huomioiduiksi

•Toimintamalli soveltaa asiakkuuksien johtamisen ja palvelumuotoilun periaatteita

•Asiakasnäkökulmasta tarkasteltuna toimintamalli mahdollistaa sen, että kotona asuvat asiakkaat saavat kotona asumisen mahdollistavia palveluita, joka toteutuu osaavan ja riittävän työvoiman avulla

•Ammattilaisnäkökulmasta toimintamalli mahdollistaa, että uutena töihin tulevat ammattilaiset saavat hyvän perehdytyksen, jotta he pääsevät työhön kiinni mahdollisimman sujuvasti. Jo työssä olevat ammattilaiset tarvitsevat yhteisen näkemyksen perehtymisestä, osaamisen vahvistamista perehdyttäjinä ja yhteisen toimintamallin toimiakseen perehdyttäjinä/perehtymisen mahdollistajina uusi tulijoille

•Organisaationäkökulmasta toimintamalli auttaa uudet työntekijät mahdollisimman nopeasti kiinni työhön ja vahvistaa uuden työntekijän sitoutumista työnantajan palvelukseen. Toimintamallin avulla syntyy hyvä työntekijäkokemus uusille työntekijöille

Perehdyttämisen mahdollistaminen jaetaan kolmeen vaiheeseen. Keskiöön nousee perehdytyksen psykologinen näkökulma, vuorovaikutus ja positiivisen tunnekokemuksen aikaansaaminen, ei perehdytyksen substanssikysymykset. Toimintamalli selkeyttää perehdytyksen vaiheita ja jakaa vaiheet selkeämmin (kts. kuva). Vaiheita ovat:

•A) ennakkoperehdytyksen vaihe (ennen työtä ja aloitusvaiheessa toteutettavat toimet)

•B) yleisperehdytyksen ja työnopastuksen vaihe (työtehtävänkohtaisen tarkistuslistan ja käsikirjan avulla tehtävä perehdytys)

•C) varmistuksen ja työyhteisöön perehdytyksen vaihe (sosiaalinen perehdytys)

•Toimintamallissa on hyödynnetty vaikutteita asiakkuusajattelusta (tunne, tieto ja teot kohtaamisessa) ja palvelumuotoilusta (ennen-aikana-jälkeen -ajattelu)

•Toimintamallissa huomioidaan myös opiskelijoiden perehdyttämisen erityispiirteet, jotka sisältyvät kiireellisen perehdytyksen ABC:hen

1 ENNAKKOPEREHDYTYKSEN VAIHE

Tavoitteena on luoda positiivinen ennakkotunne ja sujuva aloitus uudelle työntekijälle. Varmistamme lämpimän vastaanoton, tarjoamme olennaisen tiedon etukäteen ja valmistelemme työyhteisön sekä -ympäristön asianmukaisesti.

Toimenpiteet

•Annetaan mahdollisuus tutustua ennakkoon tiimiin, taloon ja pelisääntöihin materiaalin kautta

•Selvitetään, minkälainen oppija uusi työntekijä on?

•Ollaan tietoisia ja varaudutaan uuden työntekijän kulttuurisiin tarpeisiin. Huolehditaan saavutettavuudesta.

•Henkilöstölle tieto uudesta tulijasta ja tehtävät perehtymisen vaiheisiin.

1 ENNAKKOPEREHDYTYKSEN VAIHE / VINKIT

•Ennakkomateriaali: Uudelle työntekijälle voidaan toimittaa hyvissä ajoin etukäteen ennakkomateriaalia työpaikasta. Esitellään työyhteisö, talo ja talon tavat/säännöt, asukkaat (niin ettei yksilönsuoja rikkoonnu), päivärutiinit jne. Huomioidaan, että kaikki eivät ehkä ehdi tai halua käyttää samaa aikaa ennakkoon tutustumiseen, mutta houkutteleva ja visuaalinen materiaalipaketti varmasti kiinnostaa. Mitä kanavia voitaisiin käyttää ennakkomateriaalin tekemiseen? Voisiko tiimi tehdä esittäytymisvideon itsestään? Huomioi nuoret työntekijät, heiltä videoiden tekeminen sujuu kuin itsestään!

•Henkilökohtaistettu perehtymisprosessi: Olemme kaikki erilaisia oppijoita. Kysy uudelta työntekijältä ennakkoon millä tavoilla hän haluaisi perehtyä uuteen työhön? Haluaako uusi työntekijä lukea paljon materiaalia, kuunnella ohjeita ja kokeneempia kollegoita, päästä heti tekemään asioita ja oppia sillä tavalla? Suunnittele perehtymisen polku uuden työntekijän toiveiden mukaan.

•Tiimi ja työpaikka valmiina uuden työntekijän tuloon: Valmistele myös tiimi uuden työntekijän saapumiseen. Esihenkilö tuntee oman porukkansa parhaiten ja osaa myös arvioida kuka tiimissä voi ottaa uuden tekijän siipensä alle alkuvaiheessa ja toisaalta kuka vaatii pidempää pehmittelyä. Tiimin rooli on valtava siinä miten uusi työntekijä kokee itsensä vastaanotetuksi. Keskustelkaa tiimissä avoimesti myös tästä ja pohtikaa mitä kukin voi tehdä omien vahvuuksiensa mukaan.

•Kulttuuriset erityispiirteet ja saavutettavuus: Selvitä ennakkoon uuden työntekijän mahdolliset toiveet oman katsomuksensa harjoittamiseen. Onko muita kulttuurisia piirteitä mitä pitää huomioida esimerkiksi työvaatteisiin, pukuhuoneisiin tms nähden?

2 YLEISPEREHDYTYS JA TYÖNOPASTUKSEN VAIHE

Tavoitteena on mahdollistaa ensimmäisen työpäivän sujuva aloitus luomalla turvallinen ja tukeva ympäristö, jossa uusi työntekijä tuntee olevansa odotettu ja saa tarvittavat tiedot ja tuen aloittaakseen työskentelyn ammattimaisesti ja tehokkaasti.

Toimenpiteet

•Tehdään ensimmäisestä kontaktista mahdollisimman mukava ja kiireetön

•Rakennetaan heti hyvä ja turvallinen keskusteluyhteys, myös tiimin kanssa

•Huomioidaan uuden tulijan osaaminen ja ammattitaito

•Perehtymisen polku on molemmilla selvillä heti alusta asti. Perehtyjä on ajurin penkillä ja päättää vauhdin

•Luodaan selvä ja turvallinen väylä kysyä lisää esihenkilöltä ja kollegalta

2 YLEISPEREHDYTYS JA TYÖNOPASTUKSEN VAIHE / VINKIT

Ainutlaatuinen ensimmäinen kohtaaminen: Ensivaikutelman voi luoda vain kerran. Pohdi uuden työntekijän kohtaamista siis hänen näkökulmastaan. Onko joku vastassa kun hän saapuu työpaikalle? Miten otetaan vastaan, jätetäänkö yksin kahvihuoneeseen lukemaan perehdytyskansiota vai ollaanko yhdessä ja katsotaan asioita läpi keskustellen? Vaikka arjessa olisi kuinka kiireinen tilanne, muotoile tilanteesta sellainen että kiire ei tunnu. Jätä oma puhelin ja läppäri pois ensimmäisestä tapaamisesta. Älä vuodata omaa stressiä ja kiirettä uudelle tulijalle vaan keskity häneen.

Psykologinen turvallisuus ja tuki: Luo heti alusta alkaen uudelle tekijälle tunne siitä, että uusi tulija on tervetullut ja odotettu lisä työyhteisöön. Älä oleta, vaan kysy ja keskustele. Sanoita itsestään selvältäkin tuntuvia asioita, koska näin luot vuorovaikutteisuutta ja välität keskustelevaa kulttuuria uudelle tulijalle. Voitko esitellä uuden työntekijän tiimille epävirallisessa tilanteessa, vaikka aamukahvin yhteydessä? Sovi etukäteen kuka ottaa uudesta tekijästä kopin ja istuta heidän vierekkäin.

Ammattilaisuuden arvostaminen: Ota huomioon uuden työntekijän osaaminen. Onko kyseessä pitkän työuran tehnyt konkari vai ehkä ensimmäiseen tai toiseen työpaikkaansa tuleva tekijä? Arvosta ammattilaista ja muista, että uuden työntekijän saapuminen taloon on aina mahdollisuus kehittyä. Varmista, että uusi työntekijä pysyy koko ajan ajurin penkillä omassa perehtymisen prosessissaan. Luo turvallinen keskusteluyhteys, kysy aktiivisesti miten sujuu ja onko haasteita. Mennäänkö liian nopealla tahdilla vai liian hitaasti. Reagoi palautteeseen.

Tiedon oikea annostelu: Mitä tietoa uusi tekijä tarvitsee että hän selviää ensimmäisestä työvuorosta? Älä kaada kaikkea mahdollista tietoa perehtymisen alussa työntekijän päälle vaan annostele järkevästi. Kerro selkeästi mistä tietoa saa lisää jos sitä tarvitsee. Keneltä voi kysyä?

3 VARMISTAMISEN JA TYÖYHTEISÖPEREHDYTYKSEN VAIHE

Tavoitteena on, että ensimmäisen työvuoron jälkeen työntekijä on iloinen, innostunut ja odottaa seuraavaa vuoroa. Perehtyjä on itse ajurin paikalla perehtymisen prosessissa. Panostetaan vuorovaikutukseen niin tiimin sisällä kuin esihenkilöön päin. Varmistetaan, että asiat etenevät oikeaan suuntaan ja reagoidaan tarvittaessa.

Toimenpiteet

•Miten meni? Keskusteluhetki vuoron loppuun

•Pyydetään aktiivisesti palautetta perehtymisestä sekä tiimiin sisään pääsemisestä

•Katsotaan yhdessä missä kohtaa perehtymisen prosessissa ollaan menossa ja mitä tapahtuu seuraavaksi

•Sovitaan säännölliset tsekkauspisteet; ekan viikon jälkeen, ekan kuukauden jälkeen jne.

•Mitä uusia ideoita tai avauksia uusi tulija voi tuoda työpaikalle? Luodaan aktiivinen kehittämisen väylä

3 VARMISTAMISEN JA TYÖYHTEISÖPEREHDYTYKSEN VAIHE / VINKIT

Keskustelu vuoron loppuun: Ota tuokio ensimmäisen työvuoron loppuun aikaa keskustella uuden työntekijän kanssa miten eka työvuoro sujui. Pyydä palautetta perehtymisen prosessista, kysy miltä ohjeet ja dokumentit ovat tuntuneet, onko ollut helppo päästä töistä kiinni. Kerro miten uusi työntekijä voi jakaa ideoitaan tai huomioitaan. Korosta vuorovaikutuksen ja keskustelun merkitystä työn kehittämisessä.

Perehtymisen prosessin jatkuminen: Käy läpi perehtymisen prosessi uuden tekijän kanssa. Kysy mihin asioihin hän tuntee tarvitsevansa vielä lisää tukea ja kertaamista, ja mitkä asiat ovat jo selkeitä. Kuvaa perehtymisen etenemistä vaiheistetusti ja kerro selkeästi mitä tavoitteita missäkin vaiheessa on. Kenenkään ei odoteta hallitsevan kaikkea ensimmäisen työvuoron jälkeen. Kysy mitä vahvuuksia uudella työntekijällä on, joita voitaisiin hyödyntää tiimin yhteisessä työssä. Määritellään yhdessä tavoitteet perehtymiselle ja sovitaan yhdessä missä kohdin tullaan yhteen tsekkaamaan edistymistä.

Tiimiin kotiutuminen: Keskustele uuden tekijän kanssa työtiimistä ja miten hän on päässyt porukkaan sisään. Muista että olemme kaikki erilaisia, ja jollekin uusille ihmisille lämpeneminen kestää pidempään kuin toisilla. Kommunikoi tästäkin avoimesti. Tärkeintä on, että uudella tekijällä on turvallinen olo tiimissä, ja hän kokee että voi kysyä apua ja neuvoa keneltä vain.

Ideat talteen: Uuden työntekijän saaminen tiimiin on aina mahtava mahdollisuus kehittää ja oppia uutta puolin ja toisin. Rohkaise uutta tulijaa kysymään rohkeasti miksi joitakin asioita tehdään niin kuin ne tehdään ja myös kertomaan omia ajatuksiaan siitä miten työtä voitaisiin kehittää. Uuden työkaverin saaminen voi rohkaista vanhojakin työntekijöitä kehittäjän mielelle, hyödynnä siis tämä hetki!

Toimintamalliin sisältyy myös kiireellisten perehdyttämistilanteiden tueksi tehty Kiireperehdytyksen ABC, jossa huomioidaan myös opiskelijoiden perehdyttämisen keskeiset näkökulmat.

“Perehdytystilanteesta voidaan tehdä kiireettömän tuntuinen, vaikka kiire olisikin.”

Henkilöstön saatavuuteen ja riittävyyteen liittyy haasteita, jotka laittavat työyhteisöt haastaviin tilanteisiin joka päivä. Kaikkiin haasteisiin ei ole nopeita ratkaisuja, tai edes ratkaisuja ollenkaan, mutta voimme keskittyä suhtautumaan ja reagoimaan haasteisiin tavalla, joka auttaa meitä eteenpäin.