JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)

Luotu 12.10.2023
JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)

Tiivistelmä

Helsinki kehitti Suomen kestävän kasvun - hankkeessa jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena oli tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla tietoa hoitopaikkatilanteesta.

JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:

  • JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTEPE-toimialalle.
  • JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.

Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamalli. Kehitystyö toteutettiin sote-tiedonhallinnan periaatteiden mukaisesti, huomioiden asiakastiedon käsittely, tietovirrat, arkkitehtuuri, käyttäjähallinta ja tietoturva.

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Aikataulujana projektin etenemisestä.
Projektin eteneminen 2023–2025: analyysi, määrittely, toteutus, testaukset ja koulutukset – tavoitteena järjestelmän käyttöönotto.
Infograafi JOPA-järjestelmän toimintamallista: käyttöliittymät, roolit ja tietoturvan pääpiirteet. (116.46 KB)

Toimintamallin kuvaus

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.

Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan, "Helsingin sosiaali-, terveys- ja  pelastustoimialan  digisuunnitelma  2023–2025" ja toimialan muutosohjelmaa vuosille 2023–2026.

Kansallisesti Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035"  painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa. Kehittämistä ohjaavat keskeiset lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.

 

Asiakasymmärrystä kerättiin erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia. Tämä ymmärrys toimi keskeisenä lähtökohtana JOPA-järjestelmän teknisille vaatimusmäärittelyille, kehittämiselle ja käyttöönoton toimenpiteille

  • haastatteluissa ja työpajoissa
  • järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
  • loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
  • tuotantoympäristön validoinneissa
  • koulutuspalautteissa
  • loppukäyttäjien tuen mallintamisessa

 

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Ammattilaiset saavat konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan ja reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen. Manuaalinen työ vähenee, prosessit tehostuvat ja resurssien käyttö paranee. Järjestelmä tukee asiakasohjautuvuutta, vahvistaa iäkkäiden oikeuksia ja tuo näkyväksi jonotuksen kustannusvaikutuksia. Raportointi tukee päätöksentekoa.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Tavoiteltujen muutosten saavuttamista seurattiin arviointikysymysten sekä hyötytavoitteiden ja tavoiteltujen mittariarvojen avulla seuraavasti.

1. Onko järjestelmä otettu käyttöön tietoturvallisesti ja käyttäjälähtöisesti?
Hyötytavoite: Tietoturvallinen järjestelmä vastaa käyttäjien tarpeisiin käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan.
Mittarit:

  • Järjestelmä kehitetty ja hyväksytty kyllä/ei
  • Hallinta- ja ylläpitosuunnitelma luotu kyllä / ei
  • Dokumentaatio valmis kyllä /ei
  • Järjestelmä käyttöönotettu kyllä / ei
  • SUS-käytettävyysarvio tavoite: 70–79
  • NPS(tavoite: 30 tai enemmän
  • Avoin palaute kehitysideoista

  • Tietotosuoja-arvio ja riskien hallintatoimet

     

2. Vahvistuuko ammattilaisten osaaminen ja muutosvalmius?
Hyötytavoite: Ammattilaisten osaaminen vahvistuu uuden digitaalisen toimintatavan myötä.
Mittarit:

  • Koulutuspalautteet (kokonaisarvosana 4/5, NPS 20 tai enemmän)
  • Tukiklinikkapalautteet FAQ kyllääntyy.

  • Käyttöönoton kattavuus ajalla 10–12/2025 70 %

     

3. Vähentääkö järjestelmä manuaalista työtä ja parantaako se työn tuottavuutta?
Hyötytavoite: Manuaalinen työ vähenee ja ammattilaisten työ helpottuu, kun paikkahallintaan käytettävä työaika lyhenee.
Mittarit:

  • Työajan säästö  hoivapaikkakoordinaattoreiden työaikaseurannassa. 

 

4. Parantaako järjestelmä hoitopaikkojen täyttöastetta ja tehostaako resurssien käyttöä?
Hyötytavoite: Vapaiden paikkojen täyttöaste paranee järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä vähentää hukkaa ja tehostaa resurssien käyttöä.

Mittarit:

  • Ympärivuorokautisen palveluasumisen vapaana oleva käyttöasteen tehostuminen.

 

5. Nopeuttaako järjestelmän käyttö hoitoketjuissa olevien henkilöiden sijoittumista pitkäaikaishoitoon? Hyötytavoite: Hoitoketjuissa jonottavien henkilöiden sijoittuminen nopeutuu järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä vähentää jonotuksen kustannuksia ja tuo kustannussäästöjä. 

Mittarit:

  • Jonotuksen keskimääräinen vrk / hinta ja jonotuspäivien väheneminen vuodessa.

 

6. Kattaako hyödyt jatkuvien palvelujen kustannukset?

Mittari:

  • Arvioidaan kokonaisuutta panos-tuotos-vaikutus-vaikuttavuus -menetelmällä. 

     

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Järjestelmän käyttöönotto ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan vaiheittainen prosessi, joka alkoi jo kehitystyön aikana. Se edellytti huolellista suunnittelua, monialaista yhteistyötä sekä teknisten ja toiminnallisten edellytysten varmistamista. 

Alla kuvataan keskeiset toimenpiteet ja resurssit, jotka mahdollistavat ratkaisun kehityksen, käyttöönoton.

  • Analyysivaihe: suunnittelu, järjestelmäkuvaus ja backlogi.
  • Järjestelmäkehitys: hankintasopimukset, tekniset kuvaukset, toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, tietoturva- ja tietosuojavaatimusten arviointi, järjestelmäluokitus, järjestelmäsovelluksen ja integraatioiden toteutus, testaus, validointi.
  • Käyttöönoton valmistelut: vastuiden ja roolien määrittely, koulutus- ja ohjemateriaalien valmistelu, tukipalveluiden ja hallintamallin suunnittelu, viestintä.
  • Käyttöönotto ja hallinnan käynnistäminen: pääkäyttäjien ja loppukäyttäjien koulutukset, tuki- ja hallintamallin toteutus ja käynnistys, jatkuvien palvelujen sopimus sekä palvelutransitio valmistelut, viestintä.   

Resurssit:

  • Aika: määrittelyt, toteutukset, testaukset, seuranta
  • Henkilöstö: projektitiimi, ohjausryhmät, monialaiset kehitystiimit, pääkäyttäjät, testaajat
  • Rahoitus: kehittämiskulut, jatkuvien palvelujen kustannukset (esim. tuottajat, sopimukset, lisenssit, integraatiot)
  • Osaaminen: ICT-järjestelmäosaaminen, tietoturva, testaus, koulutus, tiedolla johtaminen, määrittelyosaaminen, arkkitehtuuri, sovelluskehitys


 

JOPA tekninen kuvaus sovelluskomponenteista ja integraatioista.
Kuvassa esitellään JOPA-järjestelmän rakenne ja keskeiset komponentit: tietolähteet, integraatiot, pääsynhallinta sekä sovelluskerros.

Toimintamallin ydinsisältö

Helsinki kehitti Suomen kestävän kasvun - hankkeessa jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena oli tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla tietoa hoitopaikkatilanteesta.

JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:

  • JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTEPE-toimialalle.
  • JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.

Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamalli. Kehitystyö toteutettiin sote-tiedonhallinnan periaatteiden mukaisesti, huomioiden asiakastiedon käsittely, tietovirrat, arkkitehtuuri, käyttäjähallinta ja tietoturva.

Toimintamallin aikaansaama muutos

JOPA-järjestelmä testattiin ja validoitiin tuotantokäyttöön. Hiljaisen käyttöönoton aikana ilmenneet tekniset haasteet ja resurssivaje johtivat kuitenkin päätökseen, ettei kehitystyötä jatketa vuonna eikä järjestelmää oteta laajempaan käyttöön.

Kehittämistyössä oli selkeitä  myönteisiä vaikutuksia nähtävissä:

  • Järjestelmäkehitys ja hallinta: Toteutettiin kaksi käyttöliittymää, kolme eri ympäristöä (DEV, TEST, PROD) ja kaikki tarvittavat integraatiot sekä tietoliikenneyhteydet. Tietoturva-auditointi ja riskienhallinta varmistettiin. Organisaation sisäisille ja ostopalvelutuottajille toteutettiin tunnus- ja häiriöhallintamallit, prosessit ja rakenteet. Loppukäyttäjien tukirakenteet luotiin valmiiksi. Jatkuvien palvelujen sopimus sekä palvelutransitio oli valmiiksi neuvoteltu.
  • Osaaminen: Neljä pääkäyttäjää koulutettiin järjestelmän käyttöön sekä laadittiin tehtäväkortit toimenkuvaa tukemaan. Loppukäyttäjien koulutukset suunniteltiin, toteutettiin sekä laadittiin käyttöohjeet kuudelle eri roolille.  Koulutuksiin osallistui noin 160 henkilöä (arvosana 4/5). Lisäksi järjestettiin neljä avointa infotilaisuutta kaikille kiinnostuneille (150 osallistujaa).
  • Opit: Järjestelmä kehitys vahvisti osaamista (Azure, Power Platform, integraatiot) teknisessä toteutuksessa, testauksista, tietoturvassa ja hallintamalleissa. Monitoimijayhteistyö ja sidosryhmien hallinta vahvistuivat ja nousivat tärkeiksi kehittämiskohteiksi. Myös hankintasopimukset nousivat opeiksi. 

  • Hyötyarviot: Työajan säästö paikkahallinnassa vastaa noin yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Minimiskenaario (15 asiakasta siirtyy 1 pv aiemmin/kk) kattaa järjestelmän käyttökulut ja tehostaa hoitoketjuja.

     

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Järjestelmää ei otettu laajempaan käyttöön, joten soveltamista muihin ympäristöihin on vaikea arvioida käytännön kokemusten sekä käytetyn teknologian osalta. 

Kehittämistyön perusteella voidaan kuitenkin arvioida, että toimintamalli sopisi palveluihin, joissa tarvitaan paikkahallintaa omalle tuotannolle ja ostopalveluille sekä läpinäkyvyyttä tietojohtamiseen esimerkiksi ikääntyvien palvelut, mahdollisesti vammaispalvelut ja lapsiperhepalvelut.

 

Vinkit:

Tarvemäärittely
Huolellinen tarpeiden ja prosessien määrittely on edellytys onnistumiselle. Hanki tarvittaessa riittävästi määrittelyosaamista, jotta tarpeet ja prosessit voidaan kuvata selkeästi. Tekninen toteutus tulee kytkeä tiiviisti toiminnallisiin tavoitteisiin ja prosesseihin.

Markkinakartoitus, projektin laajuus ja elinkaariajattelu
Kattava markkinakartoitus luo vahvan perustan kehittämiselle. Projektin laajuus kannattaa mitoittaa realistisesti: aloita ydintoiminnoista ja laajenna hallitusti, sen sijaan että pyritään toteuttamaan kaikki kerralla. Huomioi koko elinkaari: kehittäminen, käyttöönotto, ylläpito ja jatkokehittäminen. Pelkkä tekninen toteutus ei riitä – tarvitaan myös palvelun juurtuminen käytäntöön, hallintamalli sekä selkeät roolit ja vastuut.

Tietoturva, riskienhallinta ja vastuunjako
Huolehdi tietoturvasta ja tietosuojasta ajoissa.  Monitoimijaympäristössä roolien ja vastuiden selkeys tukee sujuvaa yhteistyötä – RACI-vastuumatriisi on työkalu tähän.

Resursointi, testaus ja joustavuus
Testaus, validointi ja käyttöönotto vaativat riittävän ajan ja osaamisen. Virheitä ei voi ennakoida täysin, joten ratkaisukeskeisyys ja tiivis asiantuntijayhteistyö ovat avain onnistumiseen.

Hallintamalli ja juurtuminen käytäntöön
Juurtuminen edellyttää loppukäyttäjien osallistumista suunnitteluun ja toteutukseen. Esimerkiksi yhteissuunniteltu tuki- ja hallintamalli helpottaa prosessien omaksumista, käyttöönottoa ja järjestelmän juurtumista.  Toimittajan kanssa kannattaa aloittaa jatkuvien palvelujen sopimusneuvottelut ja palvelutransitio ajoissa, sillä niissä voi ilmetä odottamattomia asioita.

 

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Helsinki
Kehittäjäorganisaatiot
Helsingin kaupunki
Toimintaympäristö
Helsingin Kaupunki
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)