JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA-järjestelmä tukee Helsingin senioripalveluissa hoitopaikkojen hallintaa, kattaen oman ja ostopalvelutuotannon. Tavoitteena on helpottaa hoitopaikan järjestämistä, sujuvoittaa ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Toimintamallin nimi
JOPA-järjestelmä tukee Helsingin senioripalveluissa hoitopaikkojen hallintaa, kattaen oman ja ostopalvelutuotannon. Tavoitteena on helpottaa hoitopaikan järjestämistä, sujuvoittaa ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Kuva
Kuvateksti
Projektin eteneminen 2023–2025: analyysi, määrittely, toteutus, testaukset ja koulutukset – tavoitteena järjestelmän käyttöönotto.Helsinki kehitti Suomen kestävän kasvun - hankkeessa jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena oli tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla tietoa hoitopaikkatilanteesta.
JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:
- JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTEPE-toimialalle.
- JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.
Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamalli. Kehitystyö toteutettiin sote-tiedonhallinnan periaatteiden mukaisesti, huomioiden asiakastiedon käsittely, tietovirrat, arkkitehtuuri, käyttäjähallinta ja tietoturva.
Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.
Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan, "Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan digisuunnitelma 2023–2025" ja toimialan muutosohjelmaa vuosille 2023–2026.
Kansallisesti Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035" painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa. Kehittämistä ohjaavat keskeiset lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.
Asiakasymmärrystä kerättiin erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia. Tämä ymmärrys toimi keskeisenä lähtökohtana JOPA-järjestelmän teknisille vaatimusmäärittelyille, kehittämiselle ja käyttöönoton toimenpiteille
- haastatteluissa ja työpajoissa
- järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
- loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
- tuotantoympäristön validoinneissa
- koulutuspalautteissa
- loppukäyttäjien tuen mallintamisessa
Järjestelmän käyttöönotto ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan vaiheittainen prosessi, joka alkoi jo kehitystyön aikana. Se edellytti huolellista suunnittelua, monialaista yhteistyötä sekä teknisten ja toiminnallisten edellytysten varmistamista.
Alla kuvataan keskeiset toimenpiteet ja resurssit, jotka mahdollistavat ratkaisun kehityksen, käyttöönoton.
- Analyysivaihe: suunnittelu, järjestelmäkuvaus ja backlogi.
- Järjestelmäkehitys: hankintasopimukset, tekniset kuvaukset, toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, tietoturva- ja tietosuojavaatimusten arviointi, järjestelmäluokitus, järjestelmäsovelluksen ja integraatioiden toteutus, testaus, validointi.
- Käyttöönoton valmistelut: vastuiden ja roolien määrittely, koulutus- ja ohjemateriaalien valmistelu, tukipalveluiden ja hallintamallin suunnittelu, viestintä.
- Käyttöönotto ja hallinnan käynnistäminen: pääkäyttäjien ja loppukäyttäjien koulutukset, tuki- ja hallintamallin toteutus ja käynnistys, jatkuvien palvelujen sopimus sekä palvelutransitio valmistelut, viestintä.
Resurssit:
- Aika: määrittelyt, toteutukset, testaukset, seuranta
- Henkilöstö: projektitiimi, ohjausryhmät, monialaiset kehitystiimit, pääkäyttäjät, testaajat
- Rahoitus: kehittämiskulut, jatkuvien palvelujen kustannukset (esim. tuottajat, sopimukset, lisenssit, integraatiot)
- Osaaminen: ICT-järjestelmäosaaminen, tietoturva, testaus, koulutus, tiedolla johtaminen, määrittelyosaaminen, arkkitehtuuri, sovelluskehitys
JOPA-järjestelmä testattiin ja validoitiin tuotantokäyttöön. Hiljaisen käyttöönoton aikana ilmenneet tekniset haasteet ja resurssivaje johtivat kuitenkin päätökseen, ettei kehitystyötä jatketa vuonna eikä järjestelmää oteta laajempaan käyttöön.
Kehittämistyössä oli selkeitä myönteisiä vaikutuksia nähtävissä:
- Järjestelmäkehitys ja hallinta: Toteutettiin kaksi käyttöliittymää, kolme eri ympäristöä (DEV, TEST, PROD) ja kaikki tarvittavat integraatiot sekä tietoliikenneyhteydet. Tietoturva-auditointi ja riskienhallinta varmistettiin. Organisaation sisäisille ja ostopalvelutuottajille toteutettiin tunnus- ja häiriöhallintamallit, prosessit ja rakenteet. Loppukäyttäjien tukirakenteet luotiin valmiiksi. Jatkuvien palvelujen sopimus sekä palvelutransitio oli valmiiksi neuvoteltu.
- Osaaminen: Neljä pääkäyttäjää koulutettiin järjestelmän käyttöön sekä laadittiin tehtäväkortit toimenkuvaa tukemaan. Loppukäyttäjien koulutukset suunniteltiin, toteutettiin sekä laadittiin käyttöohjeet kuudelle eri roolille. Koulutuksiin osallistui noin 160 henkilöä (arvosana 4/5). Lisäksi järjestettiin neljä avointa infotilaisuutta kaikille kiinnostuneille (150 osallistujaa).
- Opit: Järjestelmä kehitys vahvisti osaamista (Azure, Power Platform, integraatiot) teknisessä toteutuksessa, testauksista, tietoturvassa ja hallintamalleissa. Monitoimijayhteistyö ja sidosryhmien hallinta vahvistuivat ja nousivat tärkeiksi kehittämiskohteiksi. Myös hankintasopimukset nousivat opeiksi.
-
Hyötyarviot: Työajan säästö paikkahallinnassa vastaa noin yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Minimiskenaario (15 asiakasta siirtyy 1 pv aiemmin/kk) kattaa järjestelmän käyttökulut ja tehostaa hoitoketjuja.
Kansikuva
