Kokemustiedon kerääminen järjestöiltä kunnan hyvinvointikertomukseen
Sosiaali- ja terveysjärjestöiltä kerättävä kokemustieto tuo merkittävää laadullista lisätietoa kuntien hyvinvointikertomuksiin. Kokemustietoa voidaan hyödyntää päätöksenteossa muun hyvinvointitiedon rinnalla.
Tämä toimintamalli on tuotu Innokylän toimituksen puolesta vanhasta verkkopalvelusta (luotu 29.3.2016, viimeksi muokattu 7.8.2017).
Toimintamallin nimi
Sosiaali- ja terveysjärjestöiltä kerättävä kokemustieto tuo merkittävää laadullista lisätietoa kuntien hyvinvointikertomuksiin. Kokemustietoa voidaan hyödyntää päätöksenteossa muun hyvinvointitiedon rinnalla.
Tämä toimintamalli on tuotu Innokylän toimituksen puolesta vanhasta verkkopalvelusta (luotu 29.3.2016, viimeksi muokattu 7.8.2017).
Tämä malli on helposti käyttöön otettavissa muissa kunnissa osana hyvinvointikertomusta. Sähköinen kysely on edullinen, nopea ja helppo toteuttaa. Kyselyn avulla saadaan reaaliaikaista, eri näkökulmista koottua tietoa kuntalaisten arjesta.
Järjestöt ja heidän jäsenistönsä ovat osallistuneet mallin kehittämiseen. Kokemustiedon keruun kautta yhteinen ymmärrys kuntalaisen arjesta ja sitä kautta toiminnan suuntaamisesta kirkastuu.
Kokemustiedon kerääminen edistää osallisuutta ja tuo ruohonjuuritason tietoa ja hiljaisia signaaleja asioista, jotka eivät muuten välttämättä välity virkamiehille ja päättäjille. Kokemustieto on ajankohtaista, muun hyvinvointikertomuksessa käytetyn tiedon tullessa monesti viiveellä.
Kokemustietoa keräämällä tavoitetaan erityisesti palveluiden käyttäjiä ja heidän edustajia järjestöjen kautta.
1. Kunnan on tehtävä päätös siitä, että kokemustietoa kerätään järjestöiltä hyvinvointikertomukseen
Päätöksen voi tehdä esim. hyvinvointiryhmässä ja siitä voi ottaa vastuun esim. kunnan hyvinvointikoordinaattori, hyvinvointikertomuksen pääkäyttäjä tai järjestöasioista vastaava asiantuntija. Oulussa päätöksen on tehnyt poikkitoiminnallinen hyvinvoinnin edistämisen ohjausryhmä, jossa on edustajia konsernihallinnosta, hyvinvointipalveluista, sivistys- ja kulttuuripalveluista sekä yhdyskunta- ja ympäristöpalveluista.
2. Kokemustiedon keräämisen sisällön suunnittelu
Hyvinvointiryhmä (tai muu vastaava ryhmä) miettii hyvinvointikertomuksen indikaattoritiedon pohjalta nousseita sisällöllisiä kysymyksiä (esim. päihteiden käytön lisääntyminen, koulukiusaamisen vähentyminen tai työllisyystilanteen heikentyminen), joiden rinnalle halutaan syventävää kokemuksellista tietoa selventämään eri ilmiöitä. Viimeistään tässä vaiheessa on hyvä ottaa järjestöt mukaan.
3. Kokemustiedon keräämisen toteutustavan valinta
Kokemustietoa voi kerätä sähköisellä kyselyllä tai esim. ryhmäkeskusteluja ja työpajoja hyödyntäen. Oulussa on kokeiltu kaikkia kolmea tapaa, ja sähköinen kysely on todettu toteutustavaltaan tehokkaimmaksi .
4. Kokemustiedon keräämisen toteuttaminen ja analysointi
Jos toteutustapa on sähköinen kysely, se lähetetään järjestöille mahdollisimman suurella jakelulla, ja annetaan vastausaikaa 2-3 viikkoa. Kyselyssä on jätetty avoimeksi, kuka järjestöstä kyselyyn saa vastata. Tarvittaessa muistutetaan lähellä vastausajan päättymistä. Kyselyn päätyttyä tietoa analysoidaan. Analysointivaiheessa on tärkeää tiivistää keskeiset tulokset päättäjiä varten. Oulun kaupunki on hyödyntänyt kysely- ja analyysivaiheessa opiskelijoita tai harjoittelijoita. Vastauksia kyselyyn on saatu enimmäkseen järjestöjen työntekijöiltä, mutta myös vapaaehtoisilta. Joistain järjestöistä kyselyyn on saattanut vastata useampi henkilö. Kyselyn kaikkiin kysymyksiin ei ole ollut pakko vastata.
5. Kokemustiedon tulosten esittely ja jatkotoimenpiteistä päättäminen
Kokemustiedon analyysiä käsitellään esim. hyvinvointiryhmässä ja keskustellaan kyselyssä nousseista ilmiöistä tai asioista. Oulussa kokemustiedosta nousseita asioita on hyödynnetty mm. talousarvioprosessissa (talousarvion suunnitteluohjeen hyvinvointikertomuksessa) ja käynnistänyt koulujen kanssa päihdeaiheiset vanhempainillat. SOSTE on hyödyntänyt niitä sisäisessä työssä ja viestinnässä mm. SOSTEblogissa.
6. Tuloksista tiedottaminen
Kokemustiedosta koottu yhteenveto välitetään johtaville viranhaltijoille, työntekijöille ja päättäjille (intra). Kyselyn yhteenveto on lähetetty myös vastaajille. Ideaalitilanteessa tulokset esitellään valtuustolle. Tuloksia voi välittää myös sosiaalisen median kautta.
Oulussa kokemustietoa on kerätty vuosina 2013, 2014, 2015 ja 2016 eri menetelmiä hyödyntäen. Vuoden 2017 kokemustiedon kerääminen on käynnistetty helmikuussa. Oulussa tätä tietoa on käytetty osana hyvinvointikertomusta ja talousarviovalmistelua. Lisäksi on esimerkiksi käynnistetty koulujen kanssa päihdeaiheiset vanhempainillat.
Järjestökyselyn kautta saatua kokemustietoa kuntalaisten arjesta (mm. toimeentulosta, nuorten ja lapsiperheiden tilanteesta yms.) on voitu hyödyntää myös valtakunnallisesti kuvaamaan hyvinvoinnin tilaa ja siihen liittyviä haasteita kunnissa.