Lasten, nuorten ja perheiden palvelujen yhdenmukaistaminen Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen lasten, nuorten ja perheiden palvelujen yhdenmukaistamisen tavoitteena on asukkaiden ja asiakkaiden yhdenvertaisuus, laadukkaat ja kustannusvaikuttavat palvelut sekä asiakastarvelähtöinen resurssien kohdentaminen.
Toimintamallin nimi
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen lasten, nuorten ja perheiden palvelujen yhdenmukaistamisen tavoitteena on asukkaiden ja asiakkaiden yhdenvertaisuus, laadukkaat ja kustannusvaikuttavat palvelut sekä asiakastarvelähtöinen resurssien kohdentaminen.
Kuva
Toimintamallin tavoitteena on turvata yhdenvertaiset lasten, nuorten ja perheiden palvelut hyvinvointialueella.
Toimintamallin edellytyksenä on hyvinvointialueella yhteisesti määritellyt palvelujen nimet ja ylätason kuvaukset (esim. Suomi.fi Palvelutietovarannon mallin mukaisesti). Työskentely on monivaiheinen.
Ensimmäisessä vaiheessa:
- tarkennetaan etenemissuunnitelmaa,
- nimetään kokonaiskoordinaatiosta vastaava sekä palvelukohtaiset vastuuhenkilöt ja
- organisoidutaan koordinaatiorakenteen mukaisesti ja otetaan käyttöön seurantatyökalut ja -foorumit.
Seuraavaksi käynnistetään palvelutuotteiden nykytilakartoitus
Nykytilakartoituksen tavoitteena on tunnistaa alueelliset erot palvelujen tuottamisessa. Kartoituksessa tunnistetaan nykyiset palvelutuotteet, niiden lakisääteisyys, sisältö ja toteutustavat sekä alueelliset erityispiirteet. Excel-muotoon toteutettujen kartoitusten pohjalta saadaan kokonaisymmärrys siitä, miten kutakin lasten, nuorten ja perheiden palvelua tuotetaan eri kuntien alueella tällä hetkellä.
Yhteiskehitetään tulevaisuuden yhteinen alueellinen malli tuottaa kukin palvelu
Nykytilaymmärryksen pohjalta aloitetaan kehittämään yhdessä tulevaisuuden yhtenäistä alueellista mallia tuottaa kukin palvelu. Tässä vaiheessa tunnistetaan keskeiset asiat, jotka tulee yhdenmukaistaa. Koska lasten, nuorten ja perheiden palvelut ovat moninaisia, emme voi määrittää täysin samanlaisia yhtenäistettäviä asioita kaikille. Sen sijaan palvelukohtaisesti määritetään, yhtenäistetäänkö esimerkiksi tiettyyn palvelutuotteeseen liittyvä käyntien määrä, kesto ja ammattiryhmä, joka käynnit toteuttaa – vai onko yhtenäistämisessä keskeistä esimerkiksi käytettävät työmenetelmät tai tekniset järjestelmät.
Yksityiskohtaiset yhtenäisen mallin mukaiset palvelutuotekuvaukset viedään Word-muotoon palvelukuvausdokumenttien jatko-osaksi. Lisäksi jokaisesta palvelusta tuotetaan visuaalinen tiivistelmä (esim. PowerPoint), jonka avulla keskeisistä yhdenmukaistettavista asioista on helpompi käydä keskustelua.
Yhdenmukaistamisen suunnitelmaan kuuluu:
- Alueellisesti yhteisten palvelutuotteiden määrittely (merkitään lakisääteiset palvelutuotteet).
- Luovuttavien ja yhtenäistettävien asioiden määrittely sekä ylätason vaikutusarvioinnin (vaikutukset asiakkaisiin, henkilöstöön ja talouteen) tekeminen.
Myös johdon keskustelut että henkilöstön ja asiakkaiden osallisuus on tärkeää eri vaiheissa yhdenmukaistamistyötä.
Yhdenmukaistamisehdotusten pohjalta siirrytään suunnittelemaan, miten muutokset viedään käytännössä työntekijöiden ja asiakkaiden arkeen.
Palvelujen yhdenmukaistamisen toimintamalli kytkeytyy vahvasti kansallisen sote-uudistuksen ja Tulevaisuuden sote-keskus-hankkeen tavoitteisiin. Alueellisen palveluvalikoiman, palvelutason ja yhteisten toimintatapojen kehittäminen tähtäävät siihen, että asukasperheet saavat yhdenvertaisesti laadukkaita ja kustannusvaikuttavia lasten, nuorten ja perheiden palveluja asuinpaikastaan riippumatta.
Järjestämisvastuun siirtymisen 1.1.2023 yhteydessä taustaorganisaatioiden palvelut ja toimintamallit siirtyivät hyvinvointialueella pitkälti sellaisenaan. Vaikka lasten, nuorten ja perheiden palvelut ja niiden sisältö on merkittävissä määrin lakien säätelemää, on palvelutuotannon nykytilakartoituksessa tunnistettu lukuisia alueellisia eroja. Toimintamallin tavoitteena on tukea keskeisten alueellisten erojen tunnistamista sekä yhteisen alueellisen mallin suunnittelua ja käytäntöön viemistä.
Kohderyhmään kuuluvat lasten, nuorten ja perheiden palvelujen henkilöstö, asiakkaat ja asukkaat sekä yhteistyökumppaneita kuten kouluja, oppilaitoksia ja järjestöjä.
Palvelujen yhdenmukaistamisessa on ollut vahvasti osallistava työote
Eri palvelujen osalta on vuoden 2023 aikana toteutettu esimerkiksi 5 asiakaskyselyä, joihin on saatu yli 350 vastausta. Työntekijät ovat kehittäneet ja yhdenmukaistaneet palveluja yli 90 työpajassa, joihin on ollut kaiken kaikkiaan yli 1200 osallistumiskertaa.
Syksyllä 2023 toteutettiin palvelualueen yhteiset osallisuustoimenpiteet pitäen sisällään esimerkiksi digitaalisen asukkaille suunnatun Tulevaisuuden palvelut -pelin (yli 200 vastausta) ja työntekijöille suunnatun Palvelupaja-konseptin (noin 90 pajaa, melkein 600 osallistujaa). Palvelujen yhdenmukaistamiseen liittyen on toteutettu myös asiakashaastatteluja/ryhmäkeskusteluja.
Toimintamalli edellyttää johdon sitoutumista systemaattiseen ja pitkäjänteiseen palvelujen yhdenmukaistamisen työhön, joka kokonaisuudessaan vie useita vuosia yhteisen palveluvalikoiman määrittelystä siihen, että muutokset tuodaan palvelutuotetasolla käytäntöön hyvinvointialueen kaikkiin yksiköihin.
Resursoinnin osalta toimintamalli edellyttää kokonaiskoordinaatiosta vastaavan henkilön nimeämistä sekä vastuuhenkilöiden nimeämistä jokaiselle yhdenmukaistettavalle palvelulle (yhdellä vastuuhenkilöllä voi olla kontollaan useita palveluja).
Henkilöstölle tulee turvata mahdollisuus osallistua yhteiskehittämiseen (esim. työpajoihin osallistuminen, kyselyihin vastaaminen).
Toimintamalli edellyttää myös osaamista PMO-työstä, sote-palvelujen kehittämisestä ja muutosjohtamisesta.
Yhdenmukaistamistyön tuloksena jokaisesta lasten, nuorten ja perheiden palvelusta on olemassa ylätason palvelukuvaus ja tarkempi kuvaus yhtenäisestä alueellisesta mallista. Tarkempi kuvaus pitää sisällään palveluun kuuluvat palvelutuotteet (lakisääteiset ja muut), luovuttavat asiat (mitä asioita ei enää tehdä jatkossa) sekä yhtenäistettävät asiat (esimerkiksi käyntien määrä ja kesto, palvelun tai asiakassuhteen kesto, palvelutuotetta toteuttava ammattiryhmät, palvelukanavat, digitaaliset ratkaisut, käytettävät toimintamallit ja työvälineet).
Hyvinvointialueen valmisteluvaiheessa ei ollut vielä näkyvyyttä ja kokonaiskuvaa eri kuntien palvelutuotannon eroavaisuuksiin. Yhdenmukaistamistyön myötä on muodostunut kokonaiskuva palvelutuotannon lähtötilanteesta sekä alueellisesti yhtenäinen malli tuottaa palveluja tulevaisuudessa. Muutoksen vieminen käytäntöön on aloitettu osallisuus- ja viestintätoimenpiteiden myötä. Prosessissa määritelty vaikutusarviointi kuvaa odotettuja yhdenmukaistamisen vaikutuksia. Vaikutukset realisoituvat vuoden 2024 muutosten käytäntöön viemisen myötä tarkemmin arvioitaviksi.