”OPTI” – Avosairaanhoidon operatiivisen toiminnan ja laadun jatkuvan parantamisen malli, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I1)
”OPTI” – Avosairaanhoidon operatiivisen toiminnan ja laadun jatkuvan parantamisen malli, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I1)
Operatiivisen toiminnan seuranta ja laadun jatkuva parantaminen perustuvat yhteiseen toimintamalliin. Operatiivisen toiminnan seurannalle ja laadun jatkuvalle parantamiselle on määritelty eri johtamisen tasot huomioiva mittaristo.
Toimintamallin nimi
Operatiivisen toiminnan seuranta ja laadun jatkuva parantaminen perustuvat yhteiseen toimintamalliin. Operatiivisen toiminnan seurannalle ja laadun jatkuvalle parantamiselle on määritelty eri johtamisen tasot huomioiva mittaristo.
Kuva
Operatiivisen toiminnan seuranta perustuu yhteiseen toimintamalliin. Operatiivisen toiminnan seurannalle ja laadun jatkuvalle parantamiselle on määritelty yhteinen, eri johtamisen tasot huomioiva mittaristo. Operatiivisen toiminnan seuranta ja laadun jatkuva parantaminen on tavoitteellista ja systemaattista.
Toimintamalli on rakennettu siten, että muita palvelulinjan yhteisiä mittareita ei tarvita operatiivisessa johtamisessa – mittaristo vastaa kattavasti erilaisten palvelutuotannon toimintamallien tietotarpeisiin ja sitä kehitetään sekä päivitetään tarpeen mukaan.
Yhtenäinen mittaristo ja toimintamalli takaavat sen, että samaa tietoa tarkastellaan samaan aikaan eri johtamisen kerroksissa. Vuosikello ohjaa eri johtamisen tasoja tarkastelemaan operatiivista toimintaa ja laadun jatkuvaa parantamista mittaritiedon kautta.
Hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyessä 1.1.2023 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen avosairaanhoidon palvelujen terveysasemien toimintamallit eivät olleet yhteneväiset, joka vaikutti myös eriäviin kokous- ja raportointikäytänteisiin johtamisessa. Palvelutuotannon tunnuslukujen seuranta ja raportointi toteutui vaihtelevasti – osalla alueista yhtenäistävää kehittämistyötä oli käynnistetty jo ennen hyvinvointialueen toiminnan käynnistymistä.
Siirtymävaiheessa päätettiin operatiivisen toiminnan säännöllisesti ensivaiheessa seurattavat ja raportoitavat tunnusluvut sekä niiden tuottamisen tapa. Siirtymävaiheessa järjestelmät tukivat vasta ohuesti tietotuotantoa. Terveysasemien tavoitteiden ja mittareiden kehittäminen nousi esiin terveysasemien toiminnallisen nykytilan selvittämisen (2023) yhteydessä.
Vuosien 2023 ja 2024 aikana johtamisen käytänteitä yhtenäistettiin. Muutoksen tueksi rakennettiin mm. avosairaanhoidon palvelulinjan esihenkilötyön kehikko, jonka terveysasemien lähiesihenkilöt ottivat käyttöön vuoden 2024 alussa. Kehikon tarkoitus on mahdollistaa hyvä johtaminen arjen työssä, jolloin palvelulinjan toiminnoissa pystytään tarjoamaan alueen asukkaille laadukkaita ja oikea-aikaisia palveluja.
OPTI – Operatiivisen toiminnan seurannan ja laadun jatkuvan parantamisen toimintamalli on jatkumoa johtamisen kehittämiselle ja se linkittyy esihenkilötyön kehikkoon. OPTI konkretisoi mittarit osaksi johtamista.
Toimintamallin kohderyhmää ovat kaikki operatiivisesta johtamisesta vastaavat henkilöt. Toimintamalli toteutuu kerroksittaisen johtamisen periaatteiden mukaisesti, jossa kerrokset jakaantuvat kolmeen tasoon: palvelulinja, alue ja yksikkö.
- Palvelulinja, avosairaanhoidon palvelut. Yksi viidestä yhteisten sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualueen linjasta. Palvelulinjan toiminnasta vastaa palvelulinjajohtaja.
- Alue, avosairaanhoidon palvelujen oman palvelutuotannon terveysasematoiminta jakautuu neljälle maantieteelliselle alueelle. Alueen toiminnasta vastaa johtava ylilääkäri.
- Yksikkö, terveysasema. Avosairaanhoidon palveluissa on 17 oman tuotannon terveysasemaa. Yksikön toiminnasta vastaa johtotiimi: ylilääkäri/apulaisylilääkäri, osastonhoitaja ja palveluvastaava.
Kaikki tasot ovat osallistuneet OPTI-toimintamallin kehittämiseen. OPTI-kokonaisuutta on työstetty avosairaanhoidon palvelujen johtoryhmän työpajoissa, joissa määriteltiin mm. mittarit, tavoitteet ja seurantasyklit. Käyttöönoton jälkeen yksiköiltä (3. taso) kerättiin kyselyllä jatkokehitystoiveita ja käyttökokemuksia.
Ennen toimintamallin käyttöönottoa 1. tasolle määriteltiin hallintamalli, jossa sovittiin muun muassa mallin omistajuudesta ja kehittämisvastuista. Käyttöönottovaiheessa toimintamallin periaatteet, vastuut ja roolit käytiin läpi avosairaanhoidon palvelujen johtoryhmän kanssa (tasot 1 ja 2), jolloin yhteinen ymmärrys ja sitoutuminen toimintamalliin luotiin. Yksiköille (taso 3.) tehtiin käyttöönoton tueksi mittareiden video-ohjeet ja toimintamallin mukaiset mittarikortit, joita noudatetaan vuosikellon mukaisesti. Lisäksi yksiköille tarjottiin käytännön koulutusta toimintamallin mittareiden käyttöön.
Ennen toimintamallin käyttöönottoa 1. tasolle määriteltiin hallintamalli, jossa sovittiin muun muassa mallin omistajuudesta ja kehittämisvastuista. Käyttöönottovaiheessa toimintamallin periaatteet, vastuut ja roolit käytiin läpi avosairaanhoidon palvelujen johtoryhmän kanssa (tasot 1 ja 2), jolloin yhteinen ymmärrys ja sitoutuminen toimintamalliin luotiin. Käyttöönotosta viestittiin yksiköihin (taso 3). Yksiköille tehtiin käyttöönoton tueksi mittareiden video-ohjeet ja toimintamallin mukaiset mittarikortit, joita noudatetaan vuosikellon mukaisesti. Lisäksi yksiköille tarjottiin käytännön koulutusta toimintamallin mittareiden käyttöön.
Käyttöönoton jälkeen jatkokehitystoiveita ja käyttökokemuksia kartoitettiin 2.- ja 3. tasoilta kyselyllä. Kyselyn tulosten perusteella mittaristoa jatkokehitettiin ja tehdyistä muutoksista viestittiin yksiköihin sovitun käytännön mukaisesti. Toimintamallin käyttöä on vakiinnutettu osaksi arjen toimintaa integroimalla se osaksi johtamisrakenteita ja noudattamalla toimintamallin vuosikelloa. Toimintamallin käyttöönotto on edellyttänyt henkilöstö- ja aikaresursseja toimintamallin kehittämiseen, käyttöönottoon sekä ylläpitoon. Lisäksi henkilöstö- ja aikaresursseja sekä osaamista tarvitaan mittaritietojen keräämiseen, tulkintaan sekä johtamisessa hyödyntämiseen.
Toimintamallin käyttöönoton jälkeen jatkokehitystoiveita ja käyttökokemuksia kartoitettiin käyttäjäkyselyllä. Kyselyllä selvitettiin myös hyötytavoitteiden toteutumista ja kokemuksia käytön haasteista sekä tuesta. Käytön alkuvaiheessa suurimmiksi hyödyiksi koettiin se, että toimintamalli toi systemaattisuutta terveysasematoiminnan seurantaan ja mahdollisti yhteisen tilannekuvan muodostamisen johtotiimeissä. Yhteinen toimintamalli ja mittaristo itsessään koettiin hyödyllisenä. Käytön haasteina nousivat esiin mittareiden sisältöjen epäselvyydet ja tiedon laadun puutteet. Käyttäjäkysely on tarkoituksena uusia keväällä 2026.