Perusterveydenhuollon sähköisen ajanvarauksen laajentaminen Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4, I1)

Laajennetaan nykyjärjestelmien ajanvaraaustoiminallisuutta alueelliseen kattavuutta ja avataan enemmän aikoja sähköisen ajanvarauksen käyttöön

Prima Botnia Inv 1, asiakasohjaus. Suunnittelu aloitettu Tulevaisuuden Sote-keskus hankkeessa.

Perustiedot

Toimintamallin nimi

Toimintamallin lyhyt kuvaus

Laajennetaan nykyjärjestelmien ajanvaraaustoiminallisuutta alueelliseen kattavuutta ja avataan enemmän aikoja sähköisen ajanvarauksen käyttöön

Prima Botnia Inv 1, asiakasohjaus. Suunnittelu aloitettu Tulevaisuuden Sote-keskus hankkeessa.

Toteutuspaikka

Pohjanmaan hyvinvointialueen perusterveydenhuollon yksiköt

Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue

Pohjanmaa

Toimintamallin rahoittaja

Muu EU-rahoitus

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)

Toimintamallin kokonaisuus

Pohjanmaan hyvinvointialue - Suomen kestävän kasvun ohjelma

Toimintamallin kuvaus

Ratkaisun perusidea

Toiminnan ja asiakkaiden tarpeiden pohjalta luodaan sähköisen ajanvarauksen mahdollistaminen kattavaksi koko alueelle.

Toimintaympäristö

Projektiin osallistuva organisaatio oli Pohjanmaan hyvinvointialueen ammattilaiset ja asukkaat (väkiluku 176 323, Tilastokeskus 2022). Projekti rajoittui perusterveydenhuollon kuntiin Vaasa, Laihia, Vöyri, Mustasaari, Maalahti, Korsnäs ja Närpiö. Projektin rinnalla työstettiin sähköisen asiointipalvelun suunterveydenhuollon-laajennus projektia (P4, I4) joka kattoi tämän projektin ulkopuolelle jääneet (Pietarsaari, Kruunupyy, Pedersöre, Luoto, Uusikaarlepyy, Kristiinankaupunki ja Kaskinen) Pohjanmaan hyvinvointialueen kunnat.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Perusterveydenhuollon asiakasryhmä on melko laaja käsite, ja osassa sähköisissä ajanvarauksissa on voitu ottaa huomioon monta eri asiakasryhmää. Ajanvarausmahdollisuuksia laajennettiin muun muassa kausirokote-aikoihin, jotka kattaa ison asiakasryhmän. Alueilla, joilla sähköinen ajanvaraus oli ollut jo käytössä, pystyttiin toteamaan että asiakkaat mielellään varaavat rokoteaikoja verkosta.

Erityisiä kohderyhmiä olivat esimerkiksi diabetespotilaat, joille kehitettiin koko alueen kattava mahdollisuus varata puhelinaikoja diabeteshoitajalle. Tämä kehitettiin helpottamaan kohderyhmän ohjautumista oikealle hoitajalle.

Lastennneuvolan vuositarkastuksien ajanvaraus laajennettiin koko alueen kattavaksi.

Ehkäisyneuvolan kohderyhmä on suureksi osaksi nuoria ja työikäisiä, joille sähköinen asiointi on luontevaa. Tätä kohderyhmää ajatellen kehitettiin sähköistä ajanvarausta ehkäisyneuvolan käynteihin.

Opiskelu- ja kouluterveydenhuolto, kuntoutus ja suun terveydenhuolto olivat palveluita, joiden tarpeita arvioitiin ja asetettiin tavoiteitta yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoprojektia varten.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toiminnan eri yksiköiden eismiehet ja työntekijät on osallistettu sähköisen ajanvarauksen laajentamisen projektiin. Toiminnan henkilökuntaa on myös kehoitettu testaamaan ajanvaraustoimintoja ja tutustumaan toimintoihin asiakkaiden näkökulmasta. Toiminnalta on myös pyydetty vinkkejä miten tavoitetaan markinoinnilla heidän kohderyhmiään. Esihenkilöille on tasaisin väliajoin informoitu palveluiden jatkuvasta markkinointisuunnitelmasta ja siitä, että heidän osuutensa on avainasemassa palveluiden saatavuuden osin.

Projektin loppuraportin ja esityksen myötä on tiivisetty muutama konkrettinen ehdotus toiminnalle.

Ehdotus toiminnalle jatkotoimenpiteille ja juurruttamisen varmistaminen:

Jatkuva seuranta, palveluiden saatavuuden varmistaminen, eli aikojen lisääminen asiakkaiden varattaviksi sähköiseen ajanvaraukseen.
Säännöllinen markkinointi. Flyereiden jakaminen asiakkaille ja yksiköiden omat markkinointitavat kohderyhmien tavoittamiseksi. Esim. kouluterveydenhuolto käytttää koulun viestintäkanavia, neuvolapalvelut käyttävät omia some-tilejään.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Palveluiden yhtenäistäminen. Koko alueella saatavilla hyvä kattaus digitaalisesti varattavia aikoja perusterveydenhuollon palveluihin.
Asiakkaille: palveluihin pääsy sujuvoitettu ja palveluihin pääsy tasavertainen alueen asukkaille .
Kaikkien työryhmien työskentely on tuottanut valmistavaa materiaalia yhteistä asiakas- ja potilastietojärjestelmää varten.
Infotekstien yhtenäistäminen (asiakasohjauksen selkeyttäminen).
Verkostoituminen eri yksiköiden välillä digitaalisten palveluiden kehittämisen ympärillä, kokemuksien jakaminen.
Rinnakkaisessa projektissa ollaan otettu käyttöön sähköistä asiointia Lifecare kuntien osalta. Työpajat ovat olleet osaksi yhteisiä molemmille projekteille.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Suunnitteluun tarvittiin työaikaa substanssi-osaajilta, eli toiminnan henkilökunnalta ja esimiehiltä. Suunnittelukokoukset ja määrittelytyö toteutettiin Teamsin kautta. Lisäksi täydentäviä tietoja saatiin sähköpostin kautta hoidettua sekä yhteisten Excel-tiedostojen täyttämisen kautta. Oli tärkeää saada alkuun mahdollisimman monelta alueelta henkilöitä paikalle, että voitiin rajata ja määritellä ajanvarauskohteet. Asiakasohjeiden tekemiseen vaadittiin myös ammattilaisten osaamista. Yhteinäiset päätökset saatiin keskustelemalla lähiesimies tasolla ja kokonaiskuva hyväksytettiin ylihoitajien toimesta.

Työ vaati hyvän koordinoinnin ja aikataulusuunnitelman. Hankkeen puolelta hoidettiin Teamskanavan luominen, viestinnästä huolehtiminen ja yhteisten dokumenttien laatiminen. Käännöstyöt hoidettiin ja koordinoitiin hankehenkilökunnan toimesta. Yhteistyö viestinnän ja palvelutoimittajien kanssa hoidettiin hankkeesta, huomioiden toiminnan toiveet.

Haasteena tämän projektin jälkeen on se, että vaihtelevien resurssien vuoksi toiminta ei ole aina voinut priorisoida sähköisten aikojen suunnttelemista työkirjoilleen. Eli käytännössä se tarkoittaa sitä, että vapaita aikoja ei aina löydy sähköisestä ajanvarauksesta.

Projektissa otettiin huomioon yksiköissä tiedossa olevat asiakkaiden ajanvaraustarpeet ja niitä hyödynnettiin laajennusprojektissa. Projektin onnistumisen kannalta on tärkeä ottaa huomioon sekä asiakkaiden että ammattilaisten näkökulma. Aina ammattilaisten tarve ei kohtaa asiakkaiden tarpeiden kanssa.