Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto, Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)
Sähköinen perhekeskus tukee alueen perhekeskus-toimintamallia. Verkkopalvelut tarjoavat perheille ja nuorille luotettavaa tietoa, tukea ja palveluja sekä kokoaa perhekeskusammattilaisia yhteisen tiedon ja kohtaamisen äärelle.
Oivalla ja ymmärrä
Sähköisen perhekeskuksen kehitystyötä on tehty kansallisesti tuleville hyvinvointialueille DigiFinlandin ohjauksessa vuodesta 2021 lähtien osana rakenneuudistushanketta. Kehittämisen taustalla on lapsi- ja perhepalveluiden muutosohjelma sekä perhekeskus-toimintamalli. Kehittämistarpeet, tavoitetila, skenaariot ja toimenpide-ehdotukset on laadittu LAPE-hankkeen maakunnallisten sähköisten palvelujen kehittäjien yhteistyössä. Tavoitetilana on ollut luoda valtakunnallinen sähköinen perhekeskus, johon on koostettu yhteen lasten, nuorten ja perheiden palvelut sekä koota hajallaan olevaa tietoa yhteen paikkaan.
Verkkopalvelujen kansallisessa kehitystyössä on ollut mukana hyvinvointialueiden edustajia sote-palveluista ja -hankkeista, kuntien sivistystoimesta sekä järjestöistä. Kansallisia toimijoita kehittämisessä on ollut Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Kela, Perhekeskusverkosto, 3.sektorin toimijoita, Kirkkohallitus, seurakuntia, STM ja OPH, ELY-keskus ja Väestöliitto.
Etelä-Pohjanmaa on ollut mukana kansallisen Sähköisen perhekeskuksen kehitystyössä vuodesta 2021 lähtien Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeen alla. 1.8.2022 lähtien alueellisen käyttöönottoa on edistetty Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeessa.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue on aloittanut toimintansa 1.1.2023. Se vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluiden järjestämisestä alueellamme. Uusi organisaatio palvelee noin 192 150 eteläpohjalaista asukasta ja sillä on yli 10 000 työntekijää.
Sähköisen perhekeskuksen lähtökohtana on perhekeskustoimintamalli ja sen tarkoituksena on olla sähköinen palvelukanava hyvinvointialueen perhekeskustoiminnalle. Perhekeskuksella tarkoitetaan palveluverkostoa, joka vastaa lasten, nuorten ja perheiden hyvinvoinnin ja avun tarpeisiin. Etelä-Pohjanmaalla on kahdeksan perhekeskusta, jotka toimivat pääosin verkostomaisesti. Perhekeskusten virallisia kohtaamispaikkoja on tällä hetkellä kuusi (HYVAEP Perhekeskukset). Perhekeskus sovittaa yhteen myös kuntien toimia hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseksi sekä järjestöjen ja seurakuntien lapsiperheitä tukevia palveluja. Sähköisessä perhekeskuksessa hyvinvointialueen, kuntien, järjestöjen ja seurakuntien palvelut tulevat näkyviin Palvelutietovarannon (PTV) palvelukuvauksista. Hankkeessa pyritään edistämään alueellisten palvelujen näkyvyyttä sähköisessä perhekeskuksessa.
Kansallisen Sähköisen perhekeskuksen tavoitteena on olla
- asiakaskeskeinen ja helposti saavutettava palvelu
- luotettavan ja yhdenmukaisen tiedon lähde
- perinteisen perusvalikoiman laajentaminen
- kansallisten ja alueellisten palveluiden yhteen toimiva kokonaisuus
- tunnetuin ja merkittävin digipalvelu perheille
- kustannusvaikuttavuus ja ajansäästö
(Lähde: DigiFInland)
Alueellisen kehittämisen tavoitteena on
- Sähköinen perhekeskus toimii alueella monialaisten perhekeskuspalvelujen yhteisenä digitaalisena verkkopalveluna asukkaille ja ammattilaisille kooten yhteen luotettavaa tietoa, palveluja sekä ammattilaisia
- Alueellisten hyvinvointialueen, kuntien, järjestöjen ja seurakuntien palvelut löytyvät Sähköisestä perhekeskuksesta
- Perheet ja nuoret tuntevat Omaperhe- ja Omahelpperi-verkkopalvelut ja oppivat etsimään niistä tietoa, palveluita sekä asiakasohjeita
- Ammattilaiset hyödyntävät Omaperhettä ja Omahelpperiä asiakastyössä
- Ammattilaiset löytävät ammattilaisosiosta alueellisia ohjeita ja verkkopalvelu palvelee hyödyllisenä työkaluna
- Sähköisen perhekeskuksen viestintä
Sähköisen perhekeskuksen hyötyjä ja hyötyjen mittaamista arvioidaan hyötyanalyysin avulla. Mittareista alustavasti on suunniteltu ainakin
- asiakastyytyväisyyskyselyä
- ammattilaistyytyväisyyskyselyä
- verkkopalvelujen käyttäjämääriä
Alueellisten perheiden ja nuorten palvelujen näkyvyyden lisääminen Omaperheessä ja Omahelpperissä
- Hyvinvointialueen perheiden palvelujen PTV-kuvausten edistäminen
- Kuntien sivistys-, nuoriso-, kulttuuri- ja liikuntapalvelujen PTV-kuvausten edistäminen
- Järjestöjen ja seurakuntien PTV-kuvausten edistäminen
Omaperheen, Omahelpperin ja Ammattilaisen Oman verkkopalvelujen sisältöjen ja toiminnallisuuksien kehittäminen
- Hyvinvointialueen ammattilaiset osallistuvat DigiFinlandin koordinoimaan verkkopalvelujen kehitystyöhön
Sähköisen perhekeskuksen verkkopalvelujen tunnetuksi tekeminen osaksi perhekeskuksen ammattilaisten toimintaa
- Verkkopalveluista viestitään ammattilaisille
- Ammattilaiset hyödyntävät ja viestivät verkkopalveluista asiakastyössä
Omaperheen ja Omahelpperin viestintä asukkaille
- Sähköisen perhekeskuksen verkkopalveluista viestitään monikanavaisesti alueen asukkaille
Arviointi
- Alueen kuntien, järjestöjen, seurakuntien sekä hyvinvointialueen palvelujen PTV-kuvausten määrien ja laadun seuranta sekä palvelujen näkyvyyden edistäminen ja seuranta verkkopalveluissa
- DigiFinlandin tuottamien verkkopalvelujen kävijätilastojen seuranta
- Kyselyt ammattilaisille ja asukkaille
Sähköinen perhekeskuskokonaisuus jakautuu kolmeen käyttäjäkohtaiseen osa-alueeseen:
- Omaperhe, perheellisten ja perhettä perustamassa olevien asiointikokonaisuus
- Omahelpperi, nuorten asiointikokonaisuus
- Ammattilaisten käyttöön tarkoitettu kokonaisuus
Kuvittele ja kokeile
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue oli ensimmäisten hyvinvointialueiden joukossa, mitkä aloittivat Omaperheen käyttöönottoprosessin yhdessä DigiFinlandin kanssa. Helsingin kaupunki otti ensimmäisenä Omaperheen käyttöön 3/2023 ja Etelä-Pohjanmaa sekä Keski-Pohjanmaa seuraavina 5/2023. Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hanke ja Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen Suomen Kestävän Kasvun -ohjelman hankkeen sähköisen perhekeskuksen aluekoordinaattorit tekivät yhteistyötä jakaen kokemuksia kehittämistyöstä käyttöönottoprosessin aikana.
PTV-tuki seurakunnille
Hankkeen alkaessa Etelä-Pohjanmaan alueella seurakunnat eivät olleet vielä liittyneet Palvelutietovarantoon eikä seurakunnan toiminnasta ja palveluista ollut tehty palvelukuvauksia. Hankkeessa lähdettiin edistämään seurakuntien tietoutta PTV:stä ja tukemaan PTV-kuvauksissa.
Seurakunnille suunnattujen PTV-infojen ja vuorovaikutteisten Teams-klinikoiden avulla pyritään saamaan seurakuntien matalan kynnyksen perheitä ja nuoria tukevat palvelut ja toiminta helposti löydettäväksi Omaperheessä ja Omahelpperissä. PTV on aika iso ja hankalasti hahmotettava kokonaisuus, joten lähdimme hankkeena antamaan tukea seurakunnille helpottamaan seurakuntien PTV-työtä ja kannustamaan sen käyttöönotossa. Seurakuntien tueksi lähdettiin suunnnitelmaan myös yhdessä DigiFinlandin sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton tuen ja kehittäjien kanssa ohjetta seurakunnille PTV-työhön.
- Seurakunnille järjestettiin Teams-tilaisuuksia ja -klinikkoja, missä esiteltiin Sähköistä perhekeskusta ja palvelujen näkyvyyttä verkkopalveluissa PTV:n avulla. Teamsissä esiteltiin Exceliä, missä on ohjeita seurakunnille auttamaan palvelujen tunnistamisessa sekä PTV-kuvausten palveluluokkien ja asiasanojen valinnassa. Samalla esiteltiin hyvinvointialueen kotisivuilla olevaa sivustoa, missä on tukea seurakuntien PTV-työhön. Teams-tilaisuuksissa saatiin seurakuntien edustajilta hyviä vinkkejä seurakunnan näkökulmasta siihen, mitä tukea seurakunnissa tarvitaan ja ohjeistuksia muutettiin saadun palautteen mukaan.
- Seurakunnan PTV-ylläpitäjien kanssa käytiin myös henkilökohtaista kirjeenvaihtoa PTV-kuvauksien tekemisestä ja annettiin ohjeita sekä sähköpostitse ja myös paikan päällä seurakunnassa.
- Vaikka alueen seurakunnille lähetettiin laajalla jakelulistalla kutsuja PTV-klinikoihin ja -infoihin, osallistujien määrä tilaisuuksiin oli vähäistä.
- Lisäksi on tarvittu seurakuntakohtaista kontaktia mm. puhelimitse.