Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto, Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)
Sähköinen perhekeskus tukee alueen perhekeskus-toimintamallia. Omaperhe- ja Omahelpperi -verkkopalvelut tarjoavat perheille ja nuorille luotettavaa tietoa, tukea ja palveluja sekä omahoito-ohjelmia.
Toimintamallin nimi
Sähköinen perhekeskus tukee alueen perhekeskus-toimintamallia. Omaperhe- ja Omahelpperi -verkkopalvelut tarjoavat perheille ja nuorille luotettavaa tietoa, tukea ja palveluja sekä omahoito-ohjelmia.
Sähköisen perhekeskuksen Omaperhe- ja Omahelpperi-verkkopalvelut tarjoavat Etelä-Pohjanmaan asukkaille luotettavaa tietoa, tukea, ohjausta, omahoito-ohjelmia ja palveluita ajasta ja paikasta riippumatta.
- Verkkopalveluista löytyvät perhekeskuksen terveyttä ja hyvinvointia tukevat palvelut, joita tarjoavat hyvinvointialue, kunnat, järjestöt ja seurakunnat. Palvelut tukevat perheiden, nuorten ja perhettä suunnittelevien tarpeita arjessa.
- Ammattilaiset voivat hyödyntää verkkopalveluja asiakastyössä ohjaamalla asiakkaita luotettavan tiedon äärelle ja tukemaan heitä itsenäisessä tiedonhankinnassa.
- Verkkopalvelujen avulla voidaan edistää asukkaiden omaehtoista huolehtimista terveydestä ja hyvinvoinnista. Kun apu löytyy helposti verkosta, tarve ottaa yhteyttä ammattilaiseen voi vähentyä, mikä puolestaan keventää palvelujärjestelmän kuormitusta.
- Palvelut ohjaavat ensisijaisesti matalan kynnyksen tukeen sekä järjestöjen tarjoamiin mahdollisuuksiin. Kun asukkaat saavat tukea ja apua jo varhaisessa vaiheessa, voidaan ennaltaehkäistä ongelmien syvenemistä ja vähentää raskaampien sekä kustannuksiltaan kalliimpien palvelujen tarvetta.
- Kattavat palvelukuvaukset ja yhteystiedot verkkopalvelussa auttavat myös vähentämään niin sanottua häiriökysyntää, kun oikea tieto on helposti löydettävissä yhdestä paikasta.
Sähköisen perhekeskuksen kehitystyötä on tehty kansallisesti tuleville hyvinvointialueille DigiFinlandin ohjauksessa vuodesta 2021 lähtien osana rakenneuudistushanketta. Kehittämisen taustalla on lapsi- ja perhepalveluiden muutosohjelma sekä perhekeskus-toimintamalli. Kehittämistarpeet, tavoitetila, skenaariot ja toimenpide-ehdotukset on laadittu LAPE-hankkeen maakunnallisten sähköisten palvelujen kehittäjien yhteistyössä. Tavoitetilana on ollut luoda valtakunnallinen sähköinen perhekeskus, johon on koostettu yhteen lasten, nuorten ja perheiden palvelut sekä koota hajallaan olevaa tietoa yhteen paikkaan.
Verkkopalvelujen kansallisessa kehitystyössä on ollut mukana hyvinvointialueiden edustajia sote-palveluista ja -hankkeista, kuntien sivistystoimesta sekä järjestöistä. Kansallisia toimijoita kehittämisessä on ollut Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Kela, Perhekeskusverkosto, 3.sektorin toimijoita, Kirkkohallitus, seurakuntia, STM ja OPH, ELY-keskus ja Väestöliitto.
Etelä-Pohjanmaa on ollut mukana kansallisen Sähköisen perhekeskuksen kehitystyössä vuodesta 2021 lähtien Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeen alla. 1.8.2022 lähtien alueellisen käyttöönottoa on edistetty Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeessa.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue on aloittanut toimintansa 1.1.2023. Hyvinvointialue tekee tiivistä yhteistyötä lasten, nuorten ja perheiden palveluiden osalta myös kuntien järjestämisvastuulla olevan varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen sekä toisen asteen oppilaitosten, nuorisotoimen ja muiden toimijoiden kanssa. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella toimii kahdeksan perhekeskusta ja seitsemän THL:n kriteerit täyttävää kohtaamispaikkaa Perhekeskukset - Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue.
Sähköinen perhekeskuskokonaisuus jakautuu kolmeen käyttäjäkohtaiseen osa-alueeseen:
- Omaperhe, perheellisten ja perhettä perustamassa olevien asiointikokonaisuus
- Omahelpperi, nuorten asiointikokonaisuus
- Ammattilaisten käyttöön tarkoitettu kokonaisuus (ei käyttöönottoa Etelä-Pohjanmaalla)
SÄHKÖISEN PERHEKESKUKSEN ALUEELLISEN KÄYTTÖÖNOTON KOORDINOINTI
📍Etelä-Pohjanmaan sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton projektiryhmä
- Sähköisen perhekeskuksen alueellisen käyttöönoton tukena oli alueellinen projektiryhmä.
- Projektiryhmä kokoontui kerran kuukaudessa aluekoordinaattorin kokoamana.
- Projektiryhmään osallistui osallistui monialaisesti ammattilaisia perhekeskustoiminnoista sekä hyvinvointialueelta.
- Projektiryhmä suunnitteli yhdessä alueellisen käyttöönoton toimenpiteitä ja tarpeen mukaan ryhmään kutsuttiin myös muita asiantuntijoita.
📍Sähköisen perhekeskuksen pääkäyttäjät
- Hankkeessa toimivan aluekoordinaattorin lisäksi valittiin palvelujen puolelta toiseksi pääkäyttäjäksi perhekeskuskoordinaattori.
- Pääkäyttäjät pitivät säännöllisiä palavereja keskenään, suunnittelivat ja toteuttivat juurruttamisen toimenpiteitä.
- Perhekeskuskoordinaattori oli vahvana linkkinä perhekeskustoimintaan.
📍Sähköisen perhekeskuksen verkkopalvelujen käyttöönotot
- Omaperhe käyttöönotto 5/2023
- Omahelpperi käyttöönotto 2/2024
Verkkopalvelun käyttöönoton yhteydessä alueelliset palvelut tuotiin verkkopalveluihin palvelutietovarannon (PTV) avulla näkyväksi. Ennen verkkopalvelujen käyttöönottoa tarkistettiin artikkelikohtaisesti, että alueelliset palvelut näkyvät oikeissa yhteyksissä: kun asukas lukee tietoa jostakin aihealueesta, esiin nousevat myös siihen liittyvät alueelliset palvelut. Tämä tarkistus- ja luokittelutyö tehtiin tiiviissä yhteistyössä DigiFinlandin käyttöönoton tuen kanssa.
Käyttöönottojen jälkeen käynnistettiin laajempi juurruttamistyö palveluiden käytön lisäämiseksi. Samalla jatkettiin palvelunostoihin liittyviä tehtäviä ja osallistuttiin DigiFinlandin kansalliseen kehittämistyöhön.
OMAPERHE- JA OMAHELPPERI-VERKKOPALVELUJEN TOIMIVUUDEN JA KÄYTTÖÖNOTON EHDOT SEKÄ JUURRUTTAMISEN TOIMENPITEET
Käyttöönoton ehto: Alueelliset palvelut löytyvät Omaperheestä ja Omahelpperistä palvelutietovarannon (PTV) avulla
Toimenpiteet:
📍Hankkeen PTV-tiimi
- Tiimi on suunnitellut ja toteuttanut yhdessä kuntien, järjestöjen ja seurakuntien aktivointia PTV-kirjausten tekemiseen. Lisäksi PTV-tiimi on tehnyt tiivistä yhteistyötä hyvinvointialueen PTV-pääkäyttäjän kanssa.
- PTV-tiimiin on kuulunut sähköisen perhekeskuksen aluekoordinaattorin lisäksi kaksi hankkeen Tarmoa hyte -palvelutarjottimen kehittäjäasiantuntijaa sekä hankkeen digiagentti.
- Lisätietoa PTV-tiedon kattavuuden ja laadun varmistamisen toimintamallista: Hyte-PTV tiedon kattavuuden kasvattaminen ja laadun varmistaminen, Etelä-Pohjanmaan HVA | Innokylä
- Lisätietoa digiagentin toimintamallista: Hyvaep Digiagenttitoiminta | Innokylä
📍Kunnat:
- Hankkeen PTV-tiimi on järjestänyt kunnille suunnattuja PTV-infoja ja työpajoja (Teams- ja lähitilaisuuksina), jotka on räätälöity eri toimialoille, kuten sivistys-, nuoriso-, liikunta- ja kulttuuripalveluille.
- Info-osuudessa on esitelty PTV:n perusteita, ja tilaisuuksiin on kutsuttu sekä kuntien päättäjiä että ammattilaisia. Infotilaisuuden jälkeen järjestetyissä työpajoissa PTV-käyttäjät ja ammattilaiset ovat saaneet käytännön opastusta palvelukuvausten laatimiseen palvelutietovarantoon. Työpajoissa on ollut mukana 2–4 hankkeen asiantuntijaa.
- PTV-tiimi on lisäksi tehnyt kuntavierailuja kuntien johtoryhmissä edistääkseen PTV-työtä paikallisesti. Kunnille on annettu myös yksilöityä tukea PTV-työssä.
- Lisätietoa tuesta kunnille löytyy Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeen kotisivuilta: PTV-tuki kunnille - Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue.
📍Järjestöt:
- PTV-tiimi on järjestänyt järjestöille suunnattuja PTV-infoja ja työpajoja.
- Lisäksi hankkeen digiagentti on tarjonnut järjestöille yksilöityä tukea PTV-työhön.
- Lisätietoa tuesta järjestöille löytyy Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeen kotisivuilta: PTV-tuki järjestöille - Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
📍Seurakunnat:
- Seurakunnille on järjestetty PTV-infoja Teamsin välityksellä.
- Lisäksi seurakunnille on annettu yksilöityä PTV-tukea heidän tarpeidensa mukaan.
- Yhteistyössä DigiFinlandin kanssa on laadittu Excel-muotoinen ohje seurakuntien palveluluokkien määrittelyyn.
- Lisätietoa tuesta löytyy Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeen kotisivuilta: PTV-tuki seurakunnille - Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
📍Hyvinvointialue:
- Perheiden palveluiden PTV-palvelukuvauksia on laadittu yhdessä hyvinvointialueen ammattilaisten kanssa. Oikeiden palveluluokkien ja asiasanojen avulla palvelut saatiin näkyviin oikein Omaperheessä ja Omahelpperissä. Palvelukuvauksissa kiinnitettiin myös huomiota palvelukuvausten tekstien laatuun, että ne antavat asukkaille oikean ja selkeän kuvan palvelusta ja tarkistettiin, että niihin oli liitetty oikeat palvelun yhteystiedot.
- Sähköisen perhekeskuksen aluekoordinaattori ja perhekeskuskoordinaattori ovat koordinoineet työtä ja toimineet ammattilaisten tukena palvelukuvausten laatimisessa.
Käyttöönoton ehto: Omaperhe- ja Omahelpperi- verkkopalvelut ovat tunnettuja ammattilaisille ja asukkaille
Toimenpiteet:
- Teams-infot ammattilaisille (liitteet pdf), tiedottaminen perhekeskuksen yhteistyöryhmissä ja muu ammattilaisviestintä, kuten esimerkiksi työpaja perhekeskuksen ammattilaisille (liite pdf).
- Tiedotteita ja linkkejä Omaperheestä ja Omahelpperistä hyvinvointialueen ja kuntien kotisivuille
- Julisteet ja info-tv-mainokset sosiaali- ja terveyskeskuksiin, kouluihin, nuorisotiloihin, päiväkoteihin, neuvoloihin ym.
- Ammattilaisten antama ohjaus ja materiaalit asiakkaille: esitteet, tarrat, Omaperhe-painatus neuvolakorttikoteloon (liite png)
- Some-mainontaa hyvinvointialueella, kunnissa ja järjestöissä
- Omaperheen sekä Omahelpperin infoa perhekeskuksen kohtaamispaikoissa, koulujen ja päiväkotien vanhempainillassa sekä maakunnallisissa verkkovanhempainilloissa. Lisätietoa maakunnallisen verkkovanhempainillan toimintamallista: Maakunnallinen verkkovanhempainilta, Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1) | Innokylä.
- Lehtijuttuja alueellisissa medioissa (esimerkiksi juttu Seinäjoen seurakunnan Lakeuden Risti -lehdessä Lakeuden Risti 3/2024) ja DigiFinlandin tuottama radiobuffi alueradioissa.
- Esittelyä messuilla, koulutustapahtumissa, hyvinvointialueen digipalvelujen esittelytilaisuuksissa, digituen kierroksilla maakunnassa, nuorisolautakunnissa, alueellisessa nuorisotyöntekijöiden kokoontumisessa ja yläkouluilla järjestetyissä nuorisofoorumeissa.
- Yhteistyössä Sedun opiskelijoiden kanssa toteutetut Omahelpperi-videot. Videoita on hyödynnetty mm. somemainonnassa. Videot hankkeen YouTube-kanavalla Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa - YouTube.
- Sedun opiskelijoiden kanssa yhteistyössä tuotettu tietoiskuvideo Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen digitaalisista palveluista; mukana myös Omaperhe ja Omahelpperi. Video esitetty kaikille Sedun opiskelijoille (n. 5000 opiskelijaa) oppilaitoksen tietoiskujen yhteydessä. Tietoisku hyvinvointialueen digipalveluista Sedun opiskelijoille
Käyttöönoton ehto: Verkkopalvelujen toiminnallisuudet, sisällöt ja oikeat tiedot palveluista ovat toimivia, luotettavia ja ajantasaisia
Toimenpiteet:
- Perhekeskuksen ammattilaisia ja sähköisen perhekeskuksen aluekoordinaattori on osallistunut DigiFinlandin kansalliseen kehittämistyöhön työpajoissa ja verkkopalvelujen testauksissa.
- Yhteistyössä DigiFinlandin kanssa on tarkasteltu PTV-palveluluokkia ja asiasanoja artikkelikohtaisesti Omaperheessä ja Omahelpperissä, jotta palvelut nousevat esiin oikeiden artikkelien yhteydessä.
- Lisäksi on järjestetty useita Teams-työpajoja, missä kartoitettiinn mitkä palvelut tulisi näkyä Omaperheessä ja Omahelpperissä. Työpajoihin osallistui perheiden ja nuorten parissa työskenteleviä ammattilaisia hyvinvointialueelta, kunnista ja järjestöistä sekä nuorten edustajia.
- DigiFinlandin tuottamia uusia Omaperhe- ja Omahelpperi-artikkeleita on jaettu alueen ammattilaisten luettavaksi ja kommentoitavaksi. Alueelta tulleet huomiot ja palautteet on toimitettu DigiFinlandille. Alueen ammattilaiset ovat näin päässeet vaikuttamaan verkkopalvelujen tietosisältöihin ja ovat myös aktiivisesti ehdottaneet uusia tietosisältöjä verkkopalveluihin.
SÄHKÖISEN PERHEKESKUKSEN ALUEELLISEN KÄYTTÖÖNOTON ARVIOINTIA TIIVISTETYSTI
Omaperhe- ja Omahelpperi-verkkopalvelujen käyttöönotot saatiin toteutettua nopeasti sen jälkeen kun käyttöönotot olivat DigiFinlandin puolelta mahdollista ja Etelä-Pohjanmaa oli yksi ensimmäisistä verkkopalvelut käyttöönottaneista hyvinvointialueista. Ammattilaisosion käyttöönotosta hyvinvointialueen perheiden palvelut tekivät linjauksen, ettei sen käyttöönottoprosessia aloiteta.
Verkkopalveluista viestittiin monikanavaisesti sekä asukkaille että ammattilaisille, mutta siitä huolimatta niistä ei tullut riittävän tunnettuja. Ammattilaisille ja asukkaille suunnattujen kyselyjen mukaan suurin osa kuuli palveluista ensimmäistä kertaa vasta kyselyjen yhteydessä. Asukaspalautteissa nousi esiin myös tarve saada ammattilaisilta enemmän ohjausta verkkopalveluista. Esimerkiksi pelkkä esitteen antaminen tai neuvolakortissa ollut tieto verkkopalvelusta ei ollut riittävä kannustin tutustua verkkopalvelujen sisältöihin. Käyttöönottoprosessin aikana havaittiin, että vahvempi tuki hyvinvointialueen johdolta olisi tehostanut verkkopalvelujen juurruttamista niin, että ammattilaiset olisivat ottaneet verkkopalvelut tukemaan omaa työtään ja jotta verkkopalvelut oltaisiin voitu nähdä palvelevan asukkaiden itsenäistä tiedonhakua sekä palveluiden etsimistä perheiden tarpeisiin. Valtakunnallisesti verkkopalveluiden kävijämäärät lisääntyivät sitä mukaa kun uusia hyvinvointialueita otti verkkopalveluja käyttöön. Alueellisesti on myös nähtävissä verkkopalvelujen käytön lisääntyminen, vaikka alueellisen käytön osoittaminen onkin haastavampaa kävijämäärien keräämiseen liittyvistä teknisistä syistä.
Ne asukkaat ja ammattilaiset, jotka olivat tutustuneet verkkopalvelujen sisältöön, antoivat Omaperheestä ja Omahelpperistä pääosin positiivista palautetta. Verkkopalvelujen käytössä koetiin haasteitakin, kuten esimerkiksi jos oman kunnan alueelta ei ollut palveluja riittävästi näkyvillä tai tiedon etsimisen haasteissa sivuilta. Verkkopalveluista toivottiin löytyvän enemmän matalan kynnyksen palveluja. Palvelujen määrä riippuu Palvelutietovarantoon (PTV) kuvattujen palvelujen määrästä. Kunnilla on lakisääteinen velvollisuus kuvata palvelunsa Palvelutietovarantoon. Hankkeen alkuvaiheessa kuntien välillä oli vaihteluita palvelukuvausten määrässä. Kunnille, järjestöille ja seurakunnille annettu PTV-tuki lisäsi palvelukuvausten määrää, mutta edelleen haasteena on matalan kynnyksen perhepalvelujen kattava näkyvyys kaikista kunnista. Tulevaisuudessa Lähellä.fi-palvelun PTV-integraation odotetaan parantavan palvelujen näkyvyyttä, jos järjestöt aktivoituvat sinne kuvaamaan palveluita. Palvelukuvausten laatua tuettiin hankkeen aikana aktiivisesti, ja THL:n ja DVV:n analyysissä 2024 Etelä-Pohjanmaa sai palvelukuvausten laadusta hyvät arviot, linkki tutkimukseen: PTV-palvelukuvausten tietojen laadun ja luotettavuuden arviointi 2024 |DVV_Thl
Hyvinvointialueella ei tehty hyötyanalyysiä ennen sähköisen perhekeskuksen käyttöönottoa. Käyttöönoton aikana pohdittiin analyysin tarpeellisuutta, mutta opinnäytetyöhön (Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton arviointimittarit | Theseus) perustuneen arvioinnin mukaan sen toteuttaminen oli haastavaa. Tämä johtui siitä, että perhekeskuksen tavoitteet sekä niitä mittaavat indikaattorit ja mittarit olivat vielä keskeneräisiä. Hyötyjen arvioiminen edellyttää, että perhekeskuksen tavoitetila ja siihen liittyvät mittarit on ensin selkeästi määritelty. Vasta tämän jälkeen olisi ollut mahdollista arvioida, miten digitaaliset verkkopalvelut tukevat asetettujen tavoitteiden toteutumista ja mitä konkreettisia hyötyjä niiden avulla voidaan saavuttaa. Erityisesti ennaltaehkäisevien ja matalan kynnyksen palvelujen vaikuttavuuden arviointi on haastavaa. On vaikea osoittaa esimerkiksi, kuinka Omaperhe- tai Omahelpperi-palvelusta saatu tieto tai varhaisessa vaiheessa löydetty palvelu konkreettisesti parantaa perheiden tilannetta tai vähentää raskaampien ja kalliimpien palvelujen tarvetta.
Hyvinvointialue irtisanoi Omaperhe- ja Omahelpperi-verkkopalvelut 1.7.2025 alkaen.
ESIMERKKEJÄ ARVIOINNISSA KÄYTEYISTÄ MENETELMISTÄ JA TULOKSISTA
Verkkopalvelujen kävijämääriä seurattiin DigiFinlandin PowerBi -raporteista. Alueellista käyttöä oli haastava arvioida, sillä aluekohtaista tietoa saadaan vain kuntavalinnan tehneistä ja evästeet hyväksyneistä käyttäjistä. Todellisia kävijämääriä on arvioitu DigiFinlandin arviolaskelmien mukaan. Verkkopalvelujen käyttö on lisääntynyt sitä mukaa, kun uusia hyvinvointialueita on ottanut niitä käyttöön.
- Omaperheen ja Omahelpperin käytön tilastoja Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella ja verkkopalvelut käyttöönottaneilla alueilla 5/2023-5/2025 (liite pdf)
Ammattilaisten kokemuksia verkkopalveluista kartoitettiin kyselyillä, joita toteutettiin esimerkiksi infotilaisuuksissa, työpajoissa, Webropolilla perhekeskusammattilaisille sekä ammattilaisten tapaamisissa
- Kysely Omaperhe- ja Omahelpperi-verkkopalveluista ammattilaisille. Kyselyyn osallistui 189 ammattilaista kunnista, järjestöistä, seurakunnista ja hyvinvointialueelta. (liite pdf)
Asukkailta kerättiin palautetta esimerkiksi eri tapahtumissa ja ammattikorkeakouluopiskelijat tekivät opinnäytetyön Omaperheen asiakaskokemuksesta.
- Kyselyt nuorille Vaikuta-teemapäivillä ja nuorisovaltuustossa (liite pdf)
- Seamk sosionomiopiskelijoiden opinnäytetyö: Asukkaiden kokemuksia Omaperhe-verkkopalvelusta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella: Asukkaiden kokemuksia Omaperhe-verkkopalvelusta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella | Theseus
PTV-palvelukuvausten määrän ja laadun seuranta
- Etelä-Pohjanmaan kuntien sivistys-, liikunta-, nuoriso- ja kulttuuripalvelujen PTV-kuvausten määrien seuranta (liite pdf)
- Palvelutietovarantoon liittyneet järjestöt ja seurakunnat ovat hankkeen kotisivuilla Palvelutietovarantoon liittyneet järjestöt ja seurakunnat - Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
- Palvelukuvausten laadun seurantaa on tehty Thl:n ja DVV:n toimesta: PTV-palvelukuvausten tietojen laadun ja luotettavuuden arviointi 2024 |DVV_Thl
Verkkopalvelujen käyttöönottoprosessin aikana arvioitiin verkkopalvelujen hyötyjä.
- Seamk yamk sosiaalialan opinnäytetyö: Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton arviointimittarit Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton arviointimittarit | Theseus
Kansikuva
