Päijät-Hämeen rakenneuudistus / MMR - muutosohjelmalla maakunnalliseen rakenteeseen
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä.
Kokonaisuuden nimi
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä.
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
Rakenneuudistushanke toteutetaan Päijät-Hämeessä osana hyvinvointiyhtymän muutosohjelmaa. Muutosohjelman pitkän aikavälin päätavoite on luoda tulevaisuus, jossa elinvoimaisessa Päijät-Hämeessä on vahva maakunnallinen identiteetti, joka osaltaan turvaa hyvinvointia. Muutosohjelmassa jo tehtyä valmistelutyötä on hyödynnetty erittäin laajasti tämän hankkeen tavoitteita ja toimenpiteitä määritettäessä ja tämä hanke toteutetaan osana muutosohjelman toimenpidekärkiä. Hankerahoituksella toimeenpannaan maakunnassa jo huolellisesti suunniteltua kehittämistyötä, joten rahoitus nivoutuu osaksi alueellista kestävää kehitystä.
Osa-alueen 1, Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio, tavoitteena on muodostaa olemassa olevan, vapaaehtoisen kuntayhtymän pohjalta toimiva Päijät-Hämeen sote-maakunta vuoteen 2023 mennessä. Siirto yhtymästä maakunnaksi toteutetaan sujuvasti, hyödyntäen täysimääräisesti kuntayhtymässä muutosohjelman aikana toteutettavaa kehitystyötä ja valmistelua. Uusi maakunta on täysin toimintakykyinen heti käynnistyessään ja voi jatkaa yhtymän käynnistämää, systemaattista kehitystyötä kohti elinvoimaista Päijät-Hämettä.
Osa-alueen 2, Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen, tavoitteena on, että alueen sote-järjestämisvastuullisen toimijan johtaminen kehittyy jatkuvasti muutosohjelman toimeenpanon aikana ja tukee täysimääräisesti sen toimeenpanokykyä ja erinomaista henkilöstökokemusta vuonna 2023. Systemaattiset toimintatavat tehostavat kykyä muutosten läpivientiin ja ihmisten johtaminen yhtymässä paranee merkittävästi. Sitoutuneet työntekijät saavat työpanoksellaan enemmän vaikutusta aikaan ja parantuneen johtamisen myötä esimerkiksi sairauspoissaolot vähenevät. Toimenpiteiden toteuttamisen myötä muutosohjelman kautta saavutetaan kokonaisvaltainen, tulevan maakunnan alueen johtamista tukeva kokonaisuus, jonka myötä maakunnan henkilöstö voi hyvin ja asiakkaat ovat tyytyväisiä palveluihin.
Osa-alueen 3, Toimintatapojen ja prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla, tavoitteena on vahvistaa kevyitä palveluita ja ennaltaehkäiseviin palveluihin ohjautumista sekä ottaa käyttöön monipalveluasiakkaiden systeemiset ja optimoidut palvelukokonaisuudet ja laaja-alaista sote-keskusmallia tukevat digitaaliset palvelut vuoteen 2025 mennessä. Tuloksena on kustannustehokas ja tasapainoinen palvelurakenne, jolla on hillitsevä vaikutus yhtymän toimintakuluihin ja positiivinen kytkös Päijät-Hämeen alueen väestön hyvinvointiin.
Hanke toteutetaan vuosina 2020-2021.
Kehittämistyössä ovat laajasti mukana eri sidosryhmät: kehittäjät, asiantuntijat, ammattilaiset, yritykset, järjestöt ja muut yhteistyökumppanit.
Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuolto on suurten haasteiden edessä: tilanne on kestämätön ja sen korjaaminen vaatii merkittävää muutosta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisessä ja tuottamisessa. Päijät-Hämeen alueen tunnusmerkkejä ovat maan keskiarvoa heikompi huoltosuhde, jonkin verran matalampi koulutustaso, korkeampi työttömyys sekä heikompi yleinen terveystilanne. Osin näistä seuraten myös alueen kuntien verokertymä ja taloustilanne on monia verrokkimaakuntia heikompi. Haasteiden ratkaiseminen edellyttää isoja ja huolella suunniteltuja uudistuksia Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisessä ja tuottamisessa. Näiden uudistusten toteuttamiseksi Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä (PHHYKY) on käynnistänyt laajamittaisen muutosohjelman syksyllä 2019 (yhtymän hallituksen päätös 18.11.2019) ja käyttää tätä valtionavustusta sote-rakenneuudistusta tukevan alueellisen valmistelun tukeen vauhdittaakseen ja tehostaakseen käynnissä olevan muutosohjelman toimeenpanoa.
Osa-alue 1:
• Järjestämisvastuun siirron valmistelu integroitu osaksi muutosohjelmaa
• Siirron ennakkovaikutukset eri sidosryhmien ja toimintojen näkökulmasta tunnistettu
• Alueellinen järjestämisajattelu vahvistunut merkittävästi
• Järjestämisvastuun merkitys kirkastettu ja selkeä järjestämisen ydinprosessi ja sen tarkemmat osakokonaisuudet kuvattu
• Järjestäjän tulevat organisoinnin rakenteet kuvattu
• Maakuntastrategian ja maakunnan hallintosäännön valmistelu käynnistetty
• Tarkat vaikutukset yhtymään ja kuntiin selvitetty
• Järjestämisvastuun siirron konkreettinen toimeenpanosuunnitelma laadittu
• Järjestämisen rajapinnat tarkasteltu ja niihin liittyvään toimeenpanoon valmistauduttu
• Maakunnan hallintosääntö kuvattu ja tarvittavat poliittiset rakenteet muodostettu
• Päijät-Hämeen alue kokonaisuudessaan valmis järjestämistehtävän siirron toimeenpanoon
• Muutosohjelman ja sen osana valtionavustuksella rahoitettavien hankkeiden koordinoitu läpivienti ja alueellisen yhteistyön varmistaminen läpinäkyvyyden ja toimeenpanokyvyn vahvistamiseksi
• Aktiivinen kansalliseen yhteistyöhön ja verkostoissa tehtävään työhön osallistuminen
• Hankkeen aikaisen alueellisen yhdyspintatyön johtaminen osana muutosohjelmaa
Osa-alue 2:
i. Johtamisen kehittäminen
• Yhtymällä on selkeä johtamisjärjestelmä ja johtamisrakenteet, jotka systematisoivat ja tehostavat yhtymän toimintaa
• Ihmisten johtaminen ja erinomainen henkilöstökokemus ovat toimintatapojen ja kulttuurin keskiössä
ii. Järjestäjän käytännöt ja työkalut
• Järjestäjän toiminnan ja talouden suunnittelu ja ohjaus on systemaattista, ennakoivaa, alueen tilannekuvaan perustuvaa ja yhteensovitettua; käytössä on aito budjetointiprosessi
• Järjestäjän talouden ja toiminnan raportointi on läpinäkyvää, lähes reaaliaikaista ja eri toimijoiden päätöksentekoa tukevaa
• Järjestäjän palveluhankintoja johdetaan systemaattisesti ja palvelutuotannon kokonaistilannetta optimoiden ja palveluhankintoja on tehostettu merkittävästi
• Tieto asiakastyytyväisyydestä ja asiakasnäkökulmasta tukee järjestäjän toiminnan suunnittelua ja saatava tieto pystytään liittämään toiminnasta tehtäviin havaintoihin
iii. Tiedolla johtaminen
• Tiedolla johtamiselle on asetettu kunnianhimoiset tavoitteet ja niiden saavuttamiselle on laadittu realistinen toimeenpanon tiekartta
• Tiedolla johtamisen kypsyystasoa kasvatetaan laajasti läpi organisaation jo nykytietoa hyödyntäen, siirtyen kohti tietoon perustuvaa johtamista ja päätöksentekoa
• Tiedolla johtamisen kulttuuria rakennetaan organisaation johtamisen eri tasoille
• Tiedolla johtaminen tarjoaa edellytykset paremmille päätöksille, joiden seurauksena yhtymän kustannusrakenne kevenee ja päijät-hämäläisten hyvinvointi paranee
iv. Yhdyspintojen vastuut ja toiminta
• Yhdyspintojen vastuut ja toimintamallit on määritetty ja sovittu yhdessä osana Päijät-Hämeen uudistuvaa sote-kokonaisuutta (olennaisimmat rajapinnat: kuntien puolella hyte-työ, sivistystoimi ja työllisyyspalvelut; pelastustoimi; sisäisistä rajapinnoista PTH-ESH -rajapinta; lisäksi rajapinta järjestöjen ja kolmannen sektorin suuntaan)
• Koordinoitu toiminta yhdyspinnoissa vaikuttaa positiivisesti palvelukäyttöön ja -rakenteeseen
• Yhteistyömallit eri toimijoiden kanssa on kuvattu ja jalkautettu ja toimintaa rajapinnoissa seurataan ja johdetaan systemaattisesti
Osa-alue 3:
i. Itseohjautumista ja joustavaa asiointia tukevat digitaaliset palvelut sote-keskuksessa
• Tarkoituksenmukaiset, skaalautuvat digitaaliset palvelut tukevat Päijät-Hämeen alueen laaja-alaista, digitaalisia palveluita hyödyntävää sote-keskusmallia ja uudenlaisia palveluiden tuottamisen tapoja
• Asiakkailla on aito mahdollisuus itsepalveluun sekä itseohjautumiseen oikeiden palveluiden piiriin erityisesti digikanavissa
• Palvelupolut ovat yhtenäisiä ja sujuvia, myös silloin kun palvelupolku liikkuu sekä digitaalisessa että fyysisessä ympäristössä
• Digitaaliset palvelut ovat asiakaslähtöisiä, joustavia ja intuitiivisia läpi palveluiden
ii. Palvelurakenteen muutosta ja kustannustehokasta palvelutuotantoa ajavat toimintamallit ja työkalut
• Palveluiden etulinjaa johdetaan tavoitteellisesti ja siihen on käytössä tukevat työkalut
• Monipalveluasiakkaiden tehokkaaseen tunnistamiseen ja näiden asiakkaiden palvelukokonaisuuksien optimoimiseen on yhteiset käytännöt ja työkalut
• Yhteistyötä ja palveluiden jatkuvuutta tukevat työkalut ovat ammattilaisten käytössä
• Tekoälyn hyödyntämisestä palvelutuotannossa saadaan oppia kotiin vietävissä palveluissa
iii. Asiakas- ja potilasjärjestelmien tietojen arkistointi ja hyötykäyttö tiedolla johtamisessa
• Sote-palvelutuotannon alueellisen yhtenäistämisen polku on viety päätökseen keskeisten tietojärjestelmien osalta: yhdenmukaisella tavalla poimittu vanha potilas- ja asiakastieto on käytettävissä tiedolla johtamiseen yhtenäisessä muodossa
• Vanhoihin järjestelmiin liittyviä teknologisia riskejä ja kustannuksia on pienennetty: vanhat järjestelmät on poistettu käytöstä ja tieto tarvittavilta osin arkistoitu
Osa-alue 1:
- sote-rakenneuudistuksen kytkeminen yhtymän muutosohjelmaan
- järjestämisvastuun siirron ennakkovaikutusten tunnistaminen
- maakunnan poliittinen valmistelu
- järjestämissuunnitelma
- järjestämisvastuun siirron käytännön toteuttamissuunnitelma
- henkilö-, omaisuus- ja sopimussiirtojen suunnitelma
- maakuntamallin toimeenpano
Osa-alue 2:
- systemaattinen toiminnan ja talouden johtamisjärjestelmä
- henkilöstökokemuksen paraneminen
- automatisoitu talouden raportointi
- tehostetut hankinnat
- tiedolla johtamisen kypsyystason kokonaisvaltainen nostaminen
- tiedolla johtamisen uusi tiimimalli rakennettu
- yhdyspintojen toimintamallien määrittely
Osa-alue 3:
- digipalvelut laajasti saataville asiakkaille integroituna kokonaisuutena
- ammattilaisten yhteistoimintaa, systeemistä työotetta ja erityisesti monipalveluasiakkaiden palvelukokonaisuuksien hallintaa parantavat työkalut ja toimintamallit laajasti käytössä
- potilastietojen arkistointi toteutettu
Päijät-Hämeen rakenneuudistushanke jakaantui neljään osa-alueeseen:
- vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio
- johtamisen ja ohjauksen kehittäminen
- toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla
- yhteistyötasoinen tai muu maakuntien yhteinen kehittäminen. Päijät-Hämeen rakenneuudistushanke osallistui osatoteuttajana Kanta-Hämeen hallinnoimaan Potilastietojärjestelmäriippumaattoman tuotannonohjauksen alueellinen kehittäminen -hankkeeseen yhdessä Etelä-Pohjanmaan alueen ja Satakunnan alueen kanssa. Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä irtisanoutui PATA-hankkeesta vuoden 2020 joulukuussa
Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän hallitus asetti 12.7.2021 voimaanpanolain tarkoittamien osapuolten sopimalla tavalla väliaikaisen valmistelutoimielimen, jonka kanssa Päijät-Hämeen rakenneuudistushanke teki yhteistyötä.
Hankeviestinnälle tehtiin viestintästrategia ja viestintäsuunnitelma, jotka ohjasivat viestinnän tekemistä ja aikataulutusta. Viestinnässä hyödynnettiin monipuolisesti eri kanavia kohderyhmien tavoittamiseksi.
Rakenneuudistushanketta arvioitiin Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän valtionavustushankkeiden ohjausryhmässä.
Hallitun hankekoordinaation myötä hanke vietiin läpi koordinoidusti ja tehokkaasti osana muutosohjelmaa, minkä seurauksena hanke toteutui pääsääntöisesti sen suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa.
Päijät-Hämeen Sote-rakenneuudistus tuotti sekä kirjallisia että teknisiä tuotoksia, kuten suunnitelmia, esityksiä, hankintadokumentteja, selvityksiä, palvelukuvauksia ja loppuraportteja. Keskeisimmät kirjalliset tuotokset arkistoitiin dokumentteina hyvinvointialueen valmistelua varten.
Osa-alue 1 tuotokset
Työryhmäkohtaiset hyvinvointialueelle siirtymisen valmisteluun liittyvät tuotokset
1. Talous:
-
Sote- ja pela-kiinteistöjen kiinteistöselvitys
-
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen rahoituksen selvittäminen ja riittävyyden varmistaminen
-
henkilöstö-, omaisuus- ja sopimussiirtojen suunnitelma
2. Yleishallinto ja johtaminen:
-
Perustettiin väliaikainen yhteistoimintaelin ja poliittinen seurantaryhmä
-
Perustettiin seuraavat alatyöryhmä: johtamisjärjestelmä, henkilöstö- ja sopimustyöryhmä, joissa valmisteltiin johtamisjärjestelmää
-
Toteutettiin arvio siirtyvästä henkilöstöstä ja lomapalkkavelan määrästä
-
Tuotettiin henkilön siirtosuunnitelma ja -sopimus
-
Valmisteltiin henkilöstöstrategia
-
Tuotettiin sopimuskokonaisuuden tilannekatsaus
-
Tuotettiin hallintosääntö hyväksyttäväksi
3. ICT & DIGI
-
Kaikkien osa-alueiden ICT-arkkitehtuurirakenteiden nykytilan kuvaukseen
-
Tulevan hyvinvointialueen ICT-arkkitehtuurilinjauksia koskeviin päätöksiin ja niiden toimeenpanon valmisteluun (tiekartta) yhteistyössä Heinolan ja Sysmän kanssa.
-
Alueen ICT- ja tietohallinnon kehittämis- ja investointisuunnitelmien valmisteluun ja toimeenpanon suunnittelu
-
Hyvinvointialueen eri osien ja siihen liittyvien organisaatioiden (Pela, Eteva) ICT-järjestelmien integrointisuunnitelma
4. Palvelutuotanto:
-
Esiselvitys palvelustrategian valmisteluun. Esiselvitys sisältää tilannekuvan alueen väestönkehityksestä, kysynnän kehityksestä sekä palvelutarpeen arvion.
-
Toimenpidesuunnitelma kuraattoreiden ja psykologien siirtymisestä hyvinvointialueelle
-
Palvelustrategian luonnos
-
Päijät-Hämeen alueen sote-, pela- ja koulukiinteistöjen paikkatiedot sisältävä toimipisteverkko-sovellus
5. Viestintä
-
Koordinointiin alueen osapuolten kesken hyvinvointialueen valmistelun viestintää
-
Suunniteltiin ja aloitettiin muutosviestintä hyvinvointialueelle siirtyvälle henkilöstölle sekä alueen asukkaille
-
Valmisteltiin hyvinvointialueen tulevia viestinnän rakenteita ja -kanavia sekä brändiä
-
Järjestettiin koulutustilaisuuksia aluevaaliehdokkaille
-
Suunniteltiin ja toteutettiin laaja aluevaalikampanja ehdokkaille ja äänestäjille
-
Viestittiin sidosryhmille säännöllisesti väliaikaishallinnon valmistelutyön etenemisestä
6. HYTE
-
Selvitettiin alueen yhdyspintatoimintaan liittyviä kysymyksiä:
-
HYTE:een ja yhdyspintatoimintaan liittyvien kolmannen sektorin organisaatioiden toiminta
-
Sosiaalisen asumiseen liittyvien palveluiden rakenne ja kehittämistarpeet
-
Kotouttamisen tilannekuva ja tarvekartoitus
-
Hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen liittyvä sote-kiinteistöjen esiselvitys
Osa-alue 2 tuotokset:
i: Johtamisen kehittäminen
-
Yhtymässä otettiin käyttöön systemaattinen toiminnan, talouden ja kehittämisen johtamisjärjestelmä
-
Laadittiin monituottajuusstrategia
-
Jäsenkuntaraportoinnin oikeellisuuden laadun varmistuksen käyttöön otettiin uusi powerBI:llä kehitetty työkalu
-
Henkilöstöstrategia laadittiin ja jalkauttaminen aloitettiin
-
Henkilöstökokemusta saatiin parannettua
ii. Järjestäjän käytännöt ja työkalut
-
Laadittiin datastrategia hyvinvointialuetta huomioiden
-
Talouden raportointi kunnille tehtiin selkeäksi ja läpinäkyväksi Kuntaportin avulla
-
Hankintoja tehostettiin ja kehitettiin hankintojen systemaattinen toimintamalli, jonka työkalut tukevat Päijät-Hämeen laajasti ulkoistetun palvelutuotannon hallintaa
-
Kansallinen asiakaspalautejärjestelmä otettiin käyttöön alueella
-
Tuotettiin Sote-keskus tuotantotapa-analyysi ja yleinen tuotantotapa-analyysin viitekehys
-
Tuotettiin hankintaprosessin kuvaus ja hankintaohje sekä valvonnan, ohjauksen ja sopimusohjauksen nykytilan kuvaus.
iii. Tiedolla johtaminen
-
Otettiin käyttöön raportointityökalun testaus sekä siihen liittyvät käytänteet
-
Lyhyen tähtäimen tiedolla johtamisen kehitystyö toteutettiin ja sen myötä päätöksiä voidaan perustaa entistä enemmän tietoon uskomusten sijaan.
-
Uusi tiedolla johtamisen tiimimalli määriteltiin ja tiimien toiminta käynnistettiin
-
Data-alustaratkaisu valmisteltiin
-
Tietojohtamisen osaamiskeskus perustettiin
-
Tehtiin datapolitiikka 1.0
-
Luotiin arkkitehtuurikuvaukset ja tietoturva-auditointi
-
Tuotettiin n. 20 tietotuotetta (ETP, PowerBI)
-
Kehitettiin datastrategia sis. visio, tavoitteet, tiekartta, mittarit, looginen arkkitehtuuri ja materiaalit vietiin sähköiseen portaaliin(intra/sharepoint)
-
Tehtiin datan laadunhallinnan suunnitelma
iv: Yhteistoimintamallit ja yhdyspinnat
-
Yhdyspinnat kuntien kanssa kuvattiin ja niissä sovellettavat toimintamallit määriteltiin ja otettiin käyttöön.
-
Yhdyspintatyötä seurataan ja johdetaan systemaattisesti.
-
Perustettiin Päijät-Hämeen järjestelyneuvottelukunta työn tukemiseksi kolmannen sektorin kanssa.
-
Kuvaukset toteutettiin siitä, miten LAPE suunnitelma koottiin kehittämisehdotuksineen ja miten hyvinvointikysely toteutettiin kehittämisehdotuksineen.
-
Tehtiin lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma
-
Yhteinen kehittämisprosessi lisäsi kaikkien siihen osallistuneiden osaamista.
-
Tuotettiin video monitoimijaisesta yhteistyöstä ja raportti järjestöneuvottelukunnan käynnistämisestä
Osa-alue 3 tuotokset
i. Sote-keskusten digitaalisten palveluiden itseohjautumisen ja joustavan asioinnin kehittämisen toimenpidekokonaisuuden
a) kirjallisia tuotoksia ovat raportti ikääntyneiden varhaisen vaiheen neuvonnan ja ohjauksen nykytilanteesta sekä kehitystarpeista sekä Chatbot-käsikirja, joka käsittää sähköisen palvelun vuorovaikutuspolut ja esittelymateriaali
b) Teknisiä tuotoksia ovat
-
Terveyskylän digihoitopolkujen tekninen integraatio Terveys Lifecareen
-
Omaolon ja Terveyskylän palveluiden käyttöliittymäratkaisujen integroiminen Päijät-Sote sovellukseen.
-
Etävastaanottoratkaisut, joissa hyödynnetty kuntoutuksen sovellusta ja etävastaanoton audiovisuaalista tekniikkaa
-
Laajennettu valikoima sähköisiä ajanvarauspalveluja etävastaanotoille
-
Verkkosivukehitys lapsiperhe- ja vammaispalveluiden sekä psykososiaalisten palveluiden nettisivuilla
ii. Palvelutuotannon palvelurakennetta ja kustannustehokkaita toimintamallien ja työkalujen kehittämisessä
a) kirjallisia tuotoksia ovat
-
Alueellisen tietojohtamisen tavoitteet ja tiekartta - Datastrategia
-
Digimentorointi-konsepti
-
UNA Ydin Pilotin käyttöönottosuunnitelma, loppuraportti ja pilotin esittelymateriaali
b) teknisiä tuotoksia ovat
-
Ammattilaisen konsultaatiomalli, jonka tekniikka perustuu videovälitteiseen ratkaisuun
-
Herätejärjestelmä, joka perustuu asiakastietojen käsittelyyn tekoälyä hyödyntämällä
-
Sote-keskusten raportointityökalu PowerBi-alustalla
-
Automatisoitu käyttöliittymä, joka kokoaa tilastotietoja monikanavaisista neuvontapalveluista viestinnän ja tiedolla johtamisen tueksi.
iii. Tuotokset asiakas- ja potilastietojärjestelmien tietojen arkistoinnin ja hyötykäytön kehittämisessä
-
Vanhojen potilas- ja asiakastietojen arkistoinnin valmiusaste saatiin mahdollisimman korkeaksi.
-
Sysmän ja Heinolan arkistoitavien järjestelmien kartoitus
Tulokset:
Osa-alueen 1, Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio, keskeisimpinä tavoitteina saavutettiin tulevan sote-rakenneuudistuksen palveluiden järjestämistehtävän siirtämisen aloittaminen ja tukeminen. Päijät-Hämeessä tämä tarkoitti käytännössä jo muodostetun kuntayhtymän edelleen kehittämistä muutosohjelman toimeenpanon kautta.
Osa-alueen 2, Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen -kokonaisuuden keskeisimmät saavutetut tavoitteet olivat:
-
Yhtymälle luotiin selkeä johtamisjärjestelmä ja johtamisrakenteet, jotka systematisoivat ja tehostavat hyvinvointialueen toimintaa
-
Osana henkilöstöstrategiaa tuotiin keskiöön erinomainen henkilöstökokemus
-
Kehitettiin yhtymän kestävän kehityksen asiantuntijuutta, ympäristötietoisuutta ja käytäntöjä sekä indikaattoreiden käyttöä
-
Toteutettiin järjestäjän talouden ja toiminnan raportointia läpinäkyvästi, systemaattisesti ja ennakoivasti
-
Tiedolla johtamisen kypsyystasoa nostettiin
-
Määriteltiin yhdyspintojen vastuut ja toimintamallit ja sidottiin ne yhteen osaksi Päijät-Hämeen uudistuvaa sote-kokonaisuutta, jotta koordinoitu toiminta yhdyspinnoissa vaikuttaa positiivisesti palvelukäyttöön ja -rakenteeseen
Osa-alueen 3, Toimintatapojen ja prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla - kokonaisuuden keskeisimmät saavutetut tavoitteet olivat:
-
Otettiin käyttöön yhteisiä toimintamalleja asiakkaan palveluprosessin käynnistymiseen sekä yhteiseen toimintamalliin perustuva palveluneuvontakokonaisuus
-
Kehitettiin asiakaslähtöisiä, asiakkaan itsenäistä ohjautumista tukevia digitaalisia palveluja ja ennalta ehkäiseviä palvelukanavia
-
Johtamisen tueksi otettiin käyttöön Sote-keskuksissa tiimimallin seuranta- ja raportointiratkaisu sekä neuvontapalveluiden monikanavaisen asioinnin seurantajärjestelmä
-
Vanhoihin järjestelmiin liittyviä teknologisia riskejä ja kustannuksia pienennettiin: vanhat järjestelmät poistettiin käytöstä ja tieto arkistoitiin tarvittavilta osilta
-
Kevyisiin ja ennaltaehkäiseviin palveluihin ohjautumista vahvistettiin
-
Digimentoroinnin konsepti kehitettiin varmistamaan sote-ammattilaisten osaaminen uusien digitaalisten palveluiden käyttöönotossa
-
Saatiin aikaiseksi kustannustehokkaampi ja tasapainoisempi palvelurakenne, jolla on hillitsevä vaikutus yhtymän toimintakuluihin ja positiivinen kytkös Päijät-Hämeen alueen väestön hyvinvointiin.
Valmistelua toteutettiin hyvässä yhteistyössä alueen kuntien ja muiden tärkeiden sidosryhmien kanssa, soveltaen toimivia yhteistyömalleja, jotka takaavat sidosryhmien kuulemisen valmistelussa ja sujuvan ja tehokkaan siirtymisen yhtymämallista maakuntaan.
Osa-alue 1
i. Alueellisen järjestämisvastuun kokonaisuuden hallinta ja johtaminen
-
Siltä osin, kun oli tiedossa järjestämisvastuusta syntyviä tehtäviä, niiden valmistelu integroitiin osaksi PHHYKYn muutosohjelmaa prosessien nopeuttamiseksi
-
Muutosohjelman toimeenpanon myötä syvennettiin jo tehtyä työtä esimerkiksi palvelurakenteen keventämiseksi ja palveluverkon kehittämiseksi, millä oli hillitseviä vaikutuksia yhtymän toimintakuluihin ja sitä kautta alueen kuntien talouteen. Muutosohjelman ulkopuolinen asiantuntija-arviointi toteutettiin 11/2021.
-
Siirron ennakkovaikutukset ja niistä seuraavat tehtävät liittyen hyvinvointiyhtymään ja alueen kuntiin pyrittiin tunnistamaan aikaisessa vaiheessa ja niihin varauduttiin suunnitelmallisesti.
-
Kehitettiin hankkeen johtamisen ja toiminnan onnistumisen edellyttämät käytännöt ja työkalut.
ii. Järjestämisvastuun siirron valmistelun tehtävien selvitys ja suunnittelu
-
Hallituksen esityksen jälkeen järjestämisen sisällöt ja merkitykset kuvattiin, jotta hyvinvointialueen toiminnan pohjana olevat tarkemmat kuvaukset olisivat helpommin suunniteltavissa.
-
Alueellisen järjestämisajattelun ansiosta onnistuttiin vähentämään osaoptimointia. Palveluverkkoselvityksen sekä palvelutuotannon tapojen kuvauksen pohjalta muutettiin toiminnan tapoja muutetiin tarkoituksenmukaisemmaksi ja tämä työ muodostettiin jatkuvaksi parantamisen prosessiksi.
iii. Järjestämistehtävän siirron valmistelu
-
Tuleva Päijät-Hämeen sote-maakunta voi jatkaa lähes keskeytyksettä yhtymän muutosohjelmassa jo toteuttamaa kehitystyötä ja toimia alusta lähtien tehokkaasti ja toimintaansa edelleen kehittäen, eikä uudistuksen toimeenpano halvaannuta muuta kehittämistyötä
Osa-alue 2
i: Johtamisen kehittäminen
-
Systemaattinen toiminnan, talouden ja kehittämisen johtamisjärjestelmä tukee erinomaista henkilöstökokemusta ja yhtymän toimeenpanokykyä, jolloin yhtymässä toimitaan sitoutuneesti yhteisen muutoksen edistämiseksi
-
Kuntaportti sisältää tietoa, jota voidaan hyödyntää myös yhtymän omassa toiminnassa ja sen johtamisessa.
-
Henkilöstön kestävyystietoisuus tuotannossa ja kehittämisessä tukee muutosohjelmassa linjattuja kestävän kehityksen tavoitteita
ii. Järjestäjän käytännöt ja työkalut
-
Datastrategia ohjaa koko yhtymän tietojohtamista
-
Aito, toimintaan perustuva budjetointiprosessi tarjoaa paremman työvälineen suunnitella palveluiden järjestämistä: toiminta on ennakoidumpaa, suunnitelmallisempaa ja joustavampaa
-
Parantuneen raportoinnin myötä kuntien luottamus yhtymään ja dialogi yhtymän ja kuntien välillä syveni
iii. Tiedolla johtaminen
-
Tietojohtamisen tiimi palvelee koko organisaatiota sekä tukee eri käyttötarkoituksia ja sidosryhmiä
-
Tietojohtamisen portaali ja sen sisältö, laadunhallinnan suunnitelma, datapolitiikka, sanasto, koulutukset, ohjeet, prosessit jne. ovat kaikki hyödynnettävissä koko organisaatiolle tarpeen mukaan
-
Lyhyen tähtäimen tiedolla johtamisen kehitystyö on toteutettu, jonka myötä päätöksiä voidaan perustaa entistä enemmän tietoon uskomusten sijaan
-
Paremman tiedolla johtamisen myötä riskejä ja päätösten vaikutuksia voidaan ennakoida paremmin
iv: Yhteistoimintamallit ja yhdyspinnat
-
Asiakkaiden palvelupolut ovat sujuvampia, asiakaslähtöisempiä ja vaikuttavampia, kun yhdyspintojen ylittävistä hyte-palvelupolkujen roolituksista ja vastuista on sovittu
-
Kevyiden palveluiden saatavuus paranee, kun kolmannen sektorin palveluita tuodaan julkisen sektorin rinnalle ja integroidaan niiden kanssa
-
Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa kehittyy ja jäsentyy tarvelähtöisemmäksi ja tavoitteellisemmaksi
-
Tulokset ovat hyödynnettävissä yhdyspintatyössä kuntien ja järjestötoimijoiden kanssa toimittaessa.
Osa-alue 3
i. Sote-keskuksen digitaalisten palveluiden itseohjautumiseen ja joustavaa asiointiin liittyvän kehittämisen keskeisinä hyötyinä:
-
Laajennetut chat-palvelut ja uudistettu verkkosivusto parantavat asiakkaiden ohjautumista sote-keskuksen palveluiden piiriin sekä asiakastyytyväisyyttä
-
Chatbot pystyy palvelemaan moninkertaisen määrän asiakkaita ammattilaisen kanssa käytyihin livekontakteihin verrattuna ja asiakas voi saada vastauksen kysymykseensä jonottamatta juuri silloin, kun asiakas sitä tarvitsee
-
Terveyskylän digihoito- ja palvelupolkuja hyödynnetään osana uuden sote-keskuksen toimintaa ja ne kytketään osaksi fyysisiä palvelupolkuja sujuvaksi kokonaisuudeksi
-
Etävastaanottoja tarjotaan merkittävänä osana uuden sote-keskuksen toimintaa, se lisää paikasta riippumattomien palvelujen saatavuutta ja saavutettavuutta
-
Palvelupolkujen osaksi integroitu Omaolo-palvelu on tehokas kanava sote-keskuksen palveluihin ohjautumiseen ja se on laajennettavissa uusiin oirearvioihin, uusiin toimintayksiköihin ja uusiin ammattilaisiin.
ii. Palvelutuotannon kustannustehokkaiden toimintamallien ja työkalujen sekä palvelurakenteen muutosten kehittämisen keskeisinä hyötyinä:
-
Käytössä ovat ammattilaisten yhteistoimintaa, systeemistä työotetta ja monipalveluasiakkaiden palvelukokonaisuuksien hallintaa parantavat työkalut ja toimintamallit
-
Käytössä on etulinjan ja asiakasohjauksen uudet työkalut ja toimintamallit.
-
Teknologiaan hyödyntävä ammattilaisten välinen konsultaatiojärjestelmä
-
Kokemukset tekoälyn hyödyntämisestä asiakkaista syntyvän tiedon analysointiin ja palvelun kehittämiseen
-
UNA Ydin parantaa tiedonkulkua sosiaali- ja terveydenhuollon palveluprosesseissa
-
Monikanavaisen asioinnin ja tiimimallin mittareiden raportointinäkymiä hyödynnetään sote-keskuksien johtamisessa, tiimimallin ja päätöksenteon tuessa, työn suunnittelussa ja organisoinnissa sekä toiminnan kehittämisessä.
iii. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien tietojen arkistoinnin ja hyötykäytön kehittämisen keskeisinä hyötyinä:
-
Hankkeen aikana arkistoidut vanhat potilas- ja asiakastiedot ovat muodossa, joka mahdollistaa katselukäytön ja tiedon luotettavan säilymisen lainsäädännön vaatimalla tavalla.
-
Mahdollisuus tietojen toisiokäyttöön ja siirtoon PHHYKY:n tietoaltaassa
-
Asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidointi etunojassa suhteessa muihin sote-toimijoihin edesauttaa yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän toteutumista ja hankintaprosessin etenemistä.
Riippuvuudet:
Osa-alueella 1 valmistelussa huomioitiin Myrskylän ja Pukkilan kuntien siirtyminen Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Päijät-Hämeen valmistelu tuki Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen valmistelua välittämällä alueen tarvitsemaa tietoa ja Itä-Uudenmaan valmisteluprosessille. Päijät-Hämeen pelastuslaitoksen integroitumissuunnittelussa on huomioitu sisäministeriön nykyiset ja tulevat vaateet sekä PELA toiminnan kansallisten toimintojen vaatimat toimenpiteet. Päijät-Hämeessä vain kaksi kuntaa (Heinola ja Sysmä) eivät ole integroineet toimintojansa kuntayhtymään. Heinola ja Sysmä ovat osallistuneet osatoteuttajina rakenneuudistushankkeen toteuttamiseen alusta lähtien. Heinolan ja Sysmän edustus on mukana ohjausryhmässä sekä valmistelulle luoduissa työryhmissä.
Osa-alueella 2 Tiedolla johtamisen toimenpidekokonaisuus kytkeytyi vahvasti kansalliseen TOIVO-ohjelmaan ja sen VIRTA-hankkeeseen, osa-alue liittyi sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttöönottoon, LAPE suunnitelma toi raamit matalan kynnyksen toiminnalle. Lisäksi järjestöneuvottelukunnan rakennetta voi hyödyntää myös Tulevaisuuden Sote-keskuksen kehittämisessä.
Osa-alue 3 oli vahvasti kytköksissä myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelman mukaiseen kehittämistyöhön. Osa-alue 3 kytkeytyy myös DigiFinlandin (ent. SoteDigi) integraatiot ja yhteentoimivuus -hankkeeseen sekä Omaolo-palvelun kansalliseen kehitystyöhön sekä UNA Oy:n valtakunnallisista kehittämishankkeista UNA Ydin ja UNA Kaareen.
