Pohjois-Karjalan rakenneuudistus
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
Kokonaisuuden nimi
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
-
Hanke toteutetaan vuosina 2020-2021. Hankekokonaisuus on käynnissä.
Hankkeen toimijoita ovat Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, alueen kunnat ja järjestöt. Strategisina kumppaneina ovat Pohjois-Karjalan sosiaaliturvayhdistys ry ja Pohjois-Karjalan Kansanterveyden keskus ry ja oppilaitosyhteistyötä tehdään Karelia ammattikorkeakoulun, Itä-Suomen yliopiston ja Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riverian kanssa.
Siun sote on toiminut integroituneena sote-palvelujen tuottajana Pohjois-Karjalan ja Heinäveden kunnan alueella 1.1.2017 alkaen. Rakenneuudistushankkeen toimenpiteillä tuetaan tulevaisuuden sotekeskusta kehittämällä johtamista, tietojärjestelmiä sekä digitaalisten palvelujen kokonaisuutta - kustannustehokkaan ja vaikuttavan toiminnan mahdollistamiseksi tarvitaan moderni tietojohtamisen kokonaisuus. Siun soten tietojohtamisen malli on pitkälti integroituneen sote-alueen johtamiseen räätälöidyn tietotarpeen mukainen, mutta sen tekninen perusta on uusittava ja vahvistettava VIRTA-toteusmallin mukaiseksi.
Peruspalveluiden vahvistaminen, alueelliset puutteet palveluntuotannossa ja uudet haasteet ehkäisevien ja korjaavien palveluiden kokonaisuuksien johtamisessa yli hallintorajojen edellyttävät aiempaa laajempaa tietopohjaa. Tieto tulee myös kyetä palauttamaan operatiivisiin lähdejärjestelmiin arjen työtä tekevien ammattilaisten tueksi.
Osa-alue 1: Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio
Tämän osa-alueen tavoitteena on vahvistaa ja tukea Siun soten kyvykkyyttä sotepalvelujen järjestäjänä sote- ja maakuntauudistuksessa. Vaikka alueella on tehty järjestämistehtävän siirtoon liittyvää kehittämistyötä aiemminkin, on järjestämistehtävän siirto kuitenkin päivitettävä vastaamaan tulevaa järjestämislainsäädäntöä ja siihen liittyviä normeja. Kokonaisuuteen sisältyy hallinnon rakenteiden, henkilöstön siirron, omaisuuden siirron ja sopimuksien siirron valmistelu; järjestäjän tietomallin mukauttaminen yhteensopivaksi tulevaan lainsäädäntöön ja tietomallin edelleen kehittäminen; sekä järjestäjän TKI-tehtävään liittyvän toiminnan ja tehtävien kuvaus ja Erva-alueen ja kansallisen tason kehittämisrakenteiden yhteensovittaminen maakunnan kehittämisrakenteiden kanssa.
Osa-alue 2: Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen
Siun sotessa johtamista ja ohjausta kehitetään toimilla, jotka vahvistavat alueen kokonaisvaltaista tiedolla johtamista ja ohjaamista sekä henkilöstöresurssien ohjausta. Lisäksi Siun sotessa tullaan kokeilemaan tulevaisuuden sote-keskushankkeessa kehitettävään perustason sosiaali- ja terveyspalvelut integroivaan sote-keskusmalliin liittyviä uudenlaisia johtamisen järjestämisen tapoja.
Osa-alue 3: Toimintatatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla
Siun sote on hankkeen aikana kartoittamassa, pilotoimassa ja ottamassa käyttöön digitaalisia ja teknisiä ratkaisuja monipuolisesti niin, että ratkaisut tukevat mahdollisimman hyvin tulevaa sosiaali- ja terveydenhuollon rakenneuudistusta. Sote-keskuksien uudistamisen kustannushyöty perustuu suurelta osin palveluiden integraation, sähköisen asioinnin sekä tietoon perustuvan johtamisen koordinoituun kehittämiseen.
Osa-alue 4: Yhteistyötasoinen tai muut maakuntien yhteinen kehittäminen
Siun sote hallinnoi Essoten, Keski-Suomen sairaanhoitopiirin ja Siun soten yhteistä hanketta, jossa tavoitellaan yhtenäisten toimintatapojen ja -prosessien sekä valtakunnallisten toimintamallien ja määrittelyiden pohjalta tehtävän asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidointien ja hankintojen valmistelun suunnitteluvaiheen toteuttamista.
Hankesuunnitelmassa kuvatut tavoitteet toteutuivat pääsääntöisesti hyvin. Keskeiset tuotokset ja tulokset on tässä kuvattu tiivistetysti osa-alueittain.
Osa-alue 1
Osa-alueella 1 tavoitteena oli vahvistaa ja tukea Siun soten kyvykkyyttä sotepalvelujen järjestäjänä sote- ja maakuntauudistuksessa ja päivittää järjestämistehtävän siirto vastaamaan uutta järjestämislainsäädäntöä ja siihen liittyviä normeja. Hankesuunnitelman mukaiset osatavoitteet liittyivät järjestämissuunnitelman laatimiseen ja edistämiseen sekä hallinnon rakenteiden, henkilöstön siirron, omaisuuden siirron ja sopimussiirtojen valmisteluun. Hankesuunnitelman mukaiset tavoitteet saavutettiin lukuun ottamatta järjestäjän TKI-tehtävään liittyvän toiminnan ja tehtävien kuvausta, jonka osalta laadittiin tiekartta vuodelle 2022, mutta ei nähty tarvetta edetä siitä pidemmälle tässä vaiheessa.
Osa-alueella 1 tehdyn kehittämistyön konkreettisia tuotoksia ovat erilaiset sotepalvelujen järjestämiseen ja järjestämistehtävän siirtoon liittyvät selvitykset, suunnitelmat ja prosessikuvaukset sekä alueellisen sidosryhmäyhteistyön käynnistäminen vapaaehtoiseen valmisteluun liittyen, valtakunnallisiin vapaaehtoisen valmistelun verkostoihin osallistuminen, valmistelua koskevan viestinnän käynnistäminen ja henkilöstöosallisuuden toteuttaminen.
Osa-alue 2
Osa-alueella 2 hankkeen tavoitteena oli vahvistaa tiedolla johtamista ja henkilöstöresurssien ohjausta sekä kokeilla uudenlaisia päivittäisjohtamisen tapoja sotekeskuksessa. Hankesuunnitelman mukaiset tavoitteet saavutettiin pääosin. Kokonaan toteutumatta jäi operatiivisen päivittäisjohtamisen kokeilu perustason palvelut integroivassa sotekeskusmallissa, joka siirtyi vuodelle 2022. Osa-alueella tehdyn kehittämistyön tulokset ja tuotokset on kuvattu alla osatavoitteittain.
Osatavoite 1. Siirryttiin malliohjattuun tiedolla johtamisen arkkitehtuuriin, jossa toteutettiin käsitemallein kuvattu automatisoitu tietovarasto. Toteutettiin ikäihmisten palvelujen johtamiseen keskittyvä raportointikokonaisuus ja koneoppimisen malli. Tietovaraston sisällön laajentamistyö jatkuu hankekauden jälkeen.
Osatavoite 2. Operatiivisen päivittäisjohtamisen kokeilu integroidussa perustason sotekeskusmallissa siirtyi vuodelle 2022.
Osatavoite 3. Käynnistettiin systemaattinen laatutyö laatujärjestelmän hankinnalla ja aloittamalla siihen liittyvät käyttäjäkoulutukset. Laatutyön viitekehyksen viimeistely ja toimeenpano jatkuu Tulevaisuuden sotekeskus -hankkeessa vuonna 2022. Lisäksi luotiin sopimukseen perustuvan ostamisen viitekehys, käynnistettiin ostotoiminnan johtamista tukeva raportointikäytäntö sekä toteutettiin hankintaosaamista kasvattava koulutuskokonaisuus ja tehostettiin ostamisen ja varastonhallinnan prosesseja uusilla järjestelmillä.
Osatavoite 4. Rakennettiin matemaattinen simulaatiotyökalu ennustamaan työvoiman tarvetta ja saatavuutta alueella 10 vuoden aikajänteellä. Lisäksi laajennettiin automatisoidun työvuorosuunnittelun käyttöä ja parannettiin henkilöstön osallisuutta ja muutosjohtamista siihen liittyen.
Osa-alue 3
Osa-alueella 3 tavoitteena oli uudistaa ja yhtenäistää toimintatapoja ja prosesseja digitaalisten välineiden avulla. Tavoitteet toteutuivat pääosin; kesken jääneiden tavoitteiden osalta erityisesti tätä osa-aluetta rasittivat koronapandemian vaikutukset hankehenkilöstöön ja palvelutuotannon toimialueisiin sekä APTJ-hankkeen kariutuminen. Kehittämistyön tuotokset ja tulokset on kuvattu tiiviisti alla osatavoitteittain.
Osatavoite 1. Kartoitettiin asiakkaille tarjottavien sähköisten palveluiden nykytila, tunnistettiin keskeiset kehittämistarpeet erityisesti kokonaisuuden hajanaisuuteen liittyen ja laadittiin ehdotus sähköisten palveluiden kestävästä resurssoinnista ja yhtenäisestä johtamisesta. Laadittiin digistrategia, mutta aikataulun viivästymisen takia sen hyväksyminen jäi odottamaan uuden aluevaltuuston toimikauden käynnistymistä ja julkaistaan hyväksymisen jälkeen.
Osatavoite 2. Pilotoitiin ja otettiin käyttöön omaisviestintäsovellus kotihoidon palveluissa ja päihdeseurantasovellus lastensuojelussa. Toteutettiin alustava demoversio palvelualustasta/palvelutarjottimesta, joka kokoaa yhteen Siun soten, kuntien, 3. sektorin ja yksityisten palveluntuottajien palvelutarjonnan. Palvelutarjottimen kehittämistyötä jatketaan RRF-hankkeessa. Osana palvelutarjottimen kehittämistä pilotoitiin hyvinvointilähete-toimintamallia opiskelijaterveydenhuollossa. Lisäksi laajennettiin jo käytössä olleiden Omaolo-oirearvioiden käyttöä, otettiin uutena käyttöön määräaikaistarkastusten esitietolomakkeet, laajennettiin hyvinvointitarkastuksen käyttöä uusiin palvelumuotoihin, laajennettiin sähköisen yhteydenottolomakkeen käyttöä ja käynnistettiin toimintamallien uudistaminen terveysasemilla Omaolo-palveluiden integroimiseksi vahvemmin osaksi perusprosesseja.
Osatavoite 3. Vahvistettiin työntekijöiden osaamista sähköiseen asiointiin ja etäpalveluihin liittyvissä asioissa parantamalla niihin liittyvää ohjeistusta ja ohjeiden löydettävyyttä intranetissä, tarjoamalla käyttöönottokoulutusta ja toteuttamalla koulutuskokonaisuus verkkovuorovaikutuksesta. Sujuvoitettiin prosesseja sähköistämällä palveluntuotantoon ja hallintoon liittyviä lomakkeita ja arvioimalla niiden käytettävyyttä, mahdollistamalla tietoturvallinen valokuvan lähettäminen asiakkaalta terveydenhuollon ammattilaiselle, laajentamalla suomi.fi-viestien käyttöä uusiin yksiköihin ja uusiin järjestelmiin ja ottamalla käyttöön ammattilaisten sähköinen ajanvaraustoiminto sosiaalihuollossa ja tukemalla koronarokotteiden sähköisen ajanvarauksen käynnistämistä. Lisäksi kehitettiin sosiaalihuollon kirjaamisen laatua ja oikeellisuutta laajalla Kansa III -verkkokoulutuksella ja rajapintakirjaamisen ohjeistuksella.
Osatavoite 4. Kartoitettiin palveluohjauksen nykytila ja tarjolla olevat palveluntarpeen arvioinnin välineet. Toteutettiin esiselvitys palveluohjauksen keskittämisestä. Otettiin käyttöön RAI-palvelutarpeenarviointi ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa.
Osatavoite 5. Laadittiin suunnitelma alaikäisten puolesta-asioinnin toteuttamiseksi suomi.fi-valtuutuksella. Toteutettiin verkkokurssi alaikäisten kypsyysarvioinnin tekemisestä henkilöstölle.
Osa-alue 4
Ylimaakunnallisessa hankkeessa olivat mukana Keski-Suomi, Etelä-Savo ja Pohjois-Karjala. Hanketta hallinnoi Pohjois-Karjala. Osa-alueessa suunniteltiin ja dokumentoitiin asiakas- ja potilastietojärjestelmään liittyvät toimintamallit, kuvattiin nykyiset palvelu- ja toimintaprosessit sekä luotiin yhteisiä prosesseja. Lisäksi selvitettiin kansallisten palvelujen hyödyntämismahdollisuudet sekä tehtiin alueelliset ja kansalliset integraatio-, migraatio- ja konversiokuvaukset. Yhteisiä prosesseja saatiin hankkeen aikana kuvattua vain niukasti. Liitteessä on kuvattu toimintaa ja tuloksia tarkemmin.
Yhteenveto
Hankekokonaisuus on vahvistanut Siun soten kyvykkyyttä sotepalvelujen järjestäjänä ja mahdollistanut sen, että hyvinvointialueen valmistelu saatiin käyntiin heti soteuudistusta koskevien lakien hyväksymisen jälkeen. Lisäksi hankekokonaisuuden avulla on vahvistettu ja modernisoitu Siun soten tietojohtamista ja uudistettu prosesseja digitalisaation avulla.
Rakenneuudistushankkeen tuloksilla on vaikutusta erityisesti Tulevaisuuden sotekeskus -hankkeeseen ja Työkykyohjelmaan. Lisäksi Rakenneuudistushankkeessa tehty työ toimii pohjana ICT-muutosohjelmalle sekä osalle tulevaa RRF-hanketta. Erityisesti osa-alueella 3 hankkeen toteutuksessa huomioitiin tiiviisti tuleva APTJ-uudistus, kun digitaalisten palvelujen kehittäminen pyrittiin sovittamaan yhteen uuden järjestelmän kanssa. APTJ-uudistuksen kariuduttua hankekauden loppusuoralla osa-alueen vaikutukset jäävät osin irrallisiksi.
Osa-alue 1
Vaikka Pohjois-Karjalan alueella on jo ennestään yksi sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestäjä ja paljon kehittämistyötä on tehty ennen hanketta, on Siun sote rakenneuudistushankkeessa tehdyn työn myötä entistä vahvempi vastaamaan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislain aiheuttamiin muutoksiin ja pidemmällä aikajänteellä sosiaali- ja terveydenhuoltoon kohdistuviin riskeihin ja häiriötilanteisiin.
Osa-alue 2
Tietojohtamisen tekninen perusta uusittiin VIRTA-toteutusmallin mukaiseksi. Uusittu tietovarasto vastaa paremmin tuleviin tiedolla johtamisen tarpeisiin ja mahdollistaa aiempaa laadukkaammat lähtötiedot, luotettavamman ja reaaliaikaisemman laskennan sekä sujuvammat ennuste- ja analyysiprosessit.
Sopimukseen perustuvan ostamisen viitekehys varmistaa ostotoiminnan lainmukaisuutta ja parantaa sen kustannustehokkuutta. Laatujärjestelmän käyttöönotto mahdollistaa systemaattisen laatutyön käynnistämisen ja laaturaportoinnin käyttöönoton koko organisaatiossa.
Työvoimatarpeen matemaattisen simulaatiomallin avulla saadaan realistinen kuvaus työvoiman tarpeeseen ja saatavuuteen vaikuttavista rakenteista ja niiden yhteisvaikutuksista ja pystytään tuottamaan entistä todenmukaisempaa pitkän aikavälin ennustetietoa strategisen johtamisen pohjaksi.
Osa-alue 3
Sähköisten palveluiden tarjonnan hajanaisuus tunnistettiin ja otettiin ensimmäiset askeleet kohti niiden johtamista yhtenä kokonaisuutena Digipalveluista käsin. Sähköisten palveluiden tarjontaa ja niihin liittyvää osaamista kasvatettiin ja niiden käyttöaste kasvoi sujuvoittaen asiointia ja vapauttaen ammattilaisten aikaa asiakastyöhön. Asiakkaiden palveluihin ohjautumisen nykytila ja kehittämistarpeet kartoitettiin ja käynnistettiin päätöksentekoprosessi, jonka tavoitteena on palveluohjauksen työkalujen parantaminen ja ensilinjan ohjauksen osittainen keskittäminen digitaaliseen yhden luukun palvelukeskukseen. RAI-välineistön käyttöönotto parantaa palveluntarpeen arvioinnin yhdenmukaisuutta ja palveluiden tarpeenmukaista kohdentumista ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa. Lisäksi kirjaamisosaaminen sosiaalihuollossa on vahvistunut koulutuksen ja ohjeistusten myötä parantaen kirjausten ja tilastointien laatua.
Osa-alue 4
Osa-alueessa tehtyjä tuotoksia hyödynnetään neljän maakunnan alueella hyvinvointialueen toiminnassa ja tulevissa ICT-kehittämishankkeissa. Saatujen oppien, materiaalien ja tuotosten avulla pystytään parantamaan tiedolla johtamista niin, että uudet ICT-ratkaisut edistävät parhaalla mahdollisella tavalla toiminnan kehittämistä sekä väestön terveyden ja hyvinvoinnin ennakointia ja seurantaa. Tulevilla järjestelmillä pystytään tukemaan paremmin laaja-alaista sote-keskustoimintaa sekä parantamaan alueellisten palveluiden saatavuutta ja oikea-aikaisuutta. Lisäksi mahdollistetaan te ennakoivan ja ehkäisevän työn näkyväksi tekeminen palveluprosesseissa sekä tuetaan monialaista ja yhteen sovitettua palvelukulttuuria.