Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)
Projektiryhmä oli osa Kansa-koulu 5 -hankkeen kansallista toimintaa. Ryhmän tarkoituksena oli tiivistää ja keskittää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä ja yhteensovittaa kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden rooleja.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Projektiryhmä oli osa Kansa-koulu 5 -hankkeen kansallista toimintaa. Ryhmän tarkoituksena oli tiivistää ja keskittää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä ja yhteensovittaa kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden rooleja.
Toimintamalli lyhyesti
Projektiryhmään kutsuttiin edustajat Kelan Kanta-palveluista, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta ja Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Projektiryhmän suunnittelussa ja toteutuksessa oli mukana kolme Kansa-koulu 5 -hankkeen aluekoordinaattoria ja viestinnän asiantuntija. Projektiryhmälle järjestettiin helmikuusta 2023 maaliskuuhun 2024 yhteensä 12 kokousta 1,5 tuntia kerrallaan.
Projektiryhmä kokoontui keskimäärin kerran kuukaudessa vaihtuvin teemoin. Kokoukset järjestettiin etäyhteyksin ja niissä hyödynnettiin digitaalista oppimisalustaa. Kokousten aiheet valittiin niin, että ne tukivat hankkeen tavoitteita. Kokousten rakenne suunniteltiin etukäteen. Kokouksissa oli alustukset ajankohtaisista asioista ja päivän teemasta, minkä jälkeen keskustelua käytiin yhtenä ryhmänä. Kokousten muistiot ja esitykset on jaettu työtilassa verkoston jäsenten käyttöön.
Sosiaalihuollon toimintaympäristö on suuressa muutoksessa. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa uudistaen sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja johtamisen merkittävällä tavalla. Tämä luo uudenlaisia vaatimuksia toimintatapojen yhtenäistämiselle, palvelujen kustannusvaikuttavalle järjestämiselle sekä henkilöstön osaamiselle. Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto ja kirjaamisen kehittämistä ohjaavat lakimuutokset tuovat uudistusvaatimuksia jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen kirjaamiskäytäntöihin.
Projektiryhmän toiminta on ollut selkeyttämässä Kansa-koulun roolia ja suhdetta muiden keskeisten kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden toimintaan ja tuotoksiin, ja on sitä kautta ollut vaikuttamassa sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamiseen.
Projektiryhmään osallistuivat Kansa-koulu-hankkeen työntekijöiden lisäksi tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselta ja Kelan Kanta-palveluista sekä Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Projektiryhmän kokoukset järjestettiin etäyhteyksin työskentelytilassa, jossa toteutettiin kokousten aikana teemakohtaisia alustuksia ja ryhmäkeskustelua. Sekä kokouksissa että niiden välissä hyödynnettiin myös digitaalista työskentelyalustaa verkoston jäsenten osallistamisessa ja tiedottamisessa. Työskentelyalustaa apuna käyttäen tuotettiin erilaista materiaalia projektiryhmän oman työskentelyn tueksi. Pidettyjen kokousten esitysmateriaalit ja muistiot tallennettiin työskentelyalustalle, jossa ne ovat olleet koko ryhmän toiminnan ajan niidenkin nähtävillä, jotka eivät ole päässeet mukaan kaikkiin kokouksiin.
Toimintamalli on yhteiskehittämisen malli. Yhteiskehittäminen on vaatinut kokousten etukäteissuunnittelua hankehenkilöstöltä, joten aikaresursseja on varattu kokousten suunnittelutyöhön, kokousten teknisiin valmisteluihin sekä itse kokouksiin. Kokousten jälkeen käsiteltyjä teemoja on jatkotyöstetty hankkeessa.
Projektiryhmään osallistuneiden on pitänyt varata omaa resurssia osallistumiseen ja mahdollisesti ennakkotyöskentelyyn. Projektiryhmän kaltainen työskentely on vaatinut erityisesti sekä aika- että osaamisresurssia, vaikka etänä toteutettavat kokoukset ja digitaalisen alustan hyödyntäminen on ollut kustannustehokasta.
Projektiryhmän tuotokseksi määritettiin, että Kansa-koulun rooli on määritelty suhteessa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen kokonaisuuteen, kansallisten toimijoiden toteuttaman koulutusmateriaalin tuottamiseen ja THL:n kirjaamisen kehittämistä edistävään kansalliseen verkostoon. Projektiryhmän kokouksissa on käyty laajasti keskustelua kirjaamisen kehittämisestä.
Kokouksissa osallistujat määrittelivät mm. omat tehtävänsä sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämisessä, ydinviestejään ja niiden kohderyhmiä, oman organisaationsa tuottaman materiaalin sisältöä ja arvoa käyttäjälle sekä materiaalien yhteensovittamisen tarvetta.
Projektiryhmän jäsenten kokemuksia ryhmän toiminnasta ja toteutuksesta kartoitettiin 14.2.2024 kokouksessa ryhmän työskentelyalustalle avatulla kyselyllä. Ryhmän toimintaa ja toteutusta pyydettiin arvioimaan erilaisten väittämien avulla. Kaikki ryhmän varsinaiset jäsenet vastasivat kyselyyn. Vastauksia ei pyydetty ryhmässä satunnaisesti vierailleilta.
Verkostoituminen ja ajankohtaisten asioiden jakaminen on nähty tärkeänä ryhmän antina. Yhteistä keskustelua pidettiin tärkeänä. Lisäksi kansakoululaiset ovat päässeet kertomaan omasta työstään ja tuotoksistaan. On myös koettu, että ryhmässä on hyvä henki ja avoin ilmapiiri. Kehitysehdotuksena todettiin, että kokousten teemat olisi hyvä tietää etukäteen kokonaisuutena esim. vuositasolla, mikä helpottaisi valmistautumista sekä tarvittaessa oikeiden osallistujien tunnistamista. Tämä ei kuitenkaan ollut mahdollista, sillä toimintaympäristössä tapahtuvat nopeat muutokset eivät olleet ennakoitavissa tai ennustettavissa hankkeen alkaessa. Palautetta tuli myös siitä, että kansallisten toimijoiden roolien selkeytyksessä ei välttämättä ole onnistuttu täysin; se olisi vaatinut enemmän keskustelua teeman ympärillä.
Kansikuva
