Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)
Projektiryhmä oli Kansa-koulu 5 - ja 6 -hankkeiden toimintaa. Tavoitteena oli tiivistää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä, yhteensovittaa toimijoiden rooleja ja tunnistaa Kansa-koulun materiaalit, joita on mahdollista jatkohyödyntää.
Toimintamallin nimi
Projektiryhmä oli Kansa-koulu 5 - ja 6 -hankkeiden toimintaa. Tavoitteena oli tiivistää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä, yhteensovittaa toimijoiden rooleja ja tunnistaa Kansa-koulun materiaalit, joita on mahdollista jatkohyödyntää.
Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmään kutsuttiin edustajat Kelan Kanta-palveluista, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta ja Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Projektiryhmän suunnittelussa ja toteutuksessa oli mukana kolme Kansa-koulu 5 -hankkeen aluekoordinaattoria ja viestinnän asiantuntija. Projektiryhmälle järjestettiin helmikuusta 2023 maaliskuuhun 2024 yhteensä 12 kokousta 1,5 tuntia kerrallaan.
Projektiryhmä kokoontui keskimäärin kerran kuukaudessa vaihtuvin teemoin. Kokoukset järjestettiin etäyhteyksin ja niissä hyödynnettiin digitaalista oppimisalustaa. Kokousten aiheet valittiin niin, että ne tukivat hankkeen tavoitteita. Kokousten rakenne suunniteltiin etukäteen. Kokouksissa oli alustukset ajankohtaisista asioista ja päivän teemasta, minkä jälkeen keskustelua käytiin yhtenä ryhmänä. Kokousten muistiot ja esitykset on jaettu työtilassa verkoston jäsenten käyttöön.
Kansa-koulu 6 -hankkeessa toimintaa jatkettiin samoin periaattein eri sisällöillä. Projektiryhmälle järjestettiin touko-marraskuun 2024 välisenä aikana yhteensä kuusi kokousta 1,5 tuntia kerrallaan.
Sosiaalihuollon toimintaympäristö on suuressa muutoksessa. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa uudistaen sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja johtamisen merkittävällä tavalla. Tämä luo uudenlaisia vaatimuksia toimintatapojen yhtenäistämiselle, palvelujen kustannusvaikuttavalle järjestämiselle sekä henkilöstön osaamiselle. Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto ja kirjaamisen kehittämistä ohjaavat lakimuutokset tuovat uudistusvaatimuksia jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen kirjaamiskäytäntöihin.
Projektiryhmän toiminta on ollut selkeyttämässä Kansa-koulun roolia ja suhdetta muiden keskeisten kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden toimintaan ja tuotoksiin, ja on sitä kautta ollut vaikuttamassa sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamiseen.
Projektiryhmään osallistuivat Kansa-koulu-hankkeen työntekijöiden lisäksi tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselta ja Kelan Kanta-palveluista. Edustus Sosiaali- ja terveysministeriöstä oli myös kutsuttu. Projektiryhmän kokoukset järjestettiin etäyhteyksin työskentelytilassa, jossa toteutettiin kokousten aikana teemakohtaisia alustuksia ja ryhmäkeskustelua. Sekä kokouksissa että niiden välissä hyödynnettiin myös digitaalista työskentelyalustaa verkoston jäsenten osallistamisessa ja tiedottamisessa. Työskentelyalustaa apuna käyttäen tuotettiin erilaista materiaalia projektiryhmän oman työskentelyn tueksi. Pidettyjen kokousten esitysmateriaalit ja muistiot tallennettiin työskentelyalustalle, jossa ne ovat olleet koko ryhmän toiminnan ajan niidenkin nähtävillä, jotka eivät ole päässeet mukaan kaikkiin kokouksiin.
Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmätyöskentelyä varten osasta Kansa-koulun materiaaleja pyydettiin hyödynnettävyysarvio myös hankkeen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöverkostolta. Projektiryhmän toiminnasta ja tuloksista viestittiin hankkeen kuluessa myös THL:n Sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa.
Toimintamalli on yhteiskehittämisen malli. Yhteiskehittäminen on vaatinut kokousten etukäteissuunnittelua hankehenkilöstöltä, joten aikaresursseja on varattu kokousten suunnittelutyöhön, kokousten teknisiin valmisteluihin sekä itse kokouksiin. Kokousten jälkeen käsiteltyjä teemoja on jatkotyöstetty hankkeessa.
Projektiryhmään osallistuneiden on pitänyt varata omaa resurssia osallistumiseen ja mahdollisesti ennakko- tai välityöskentelyyn. Projektiryhmän kaltainen työskentely on vaatinut erityisesti sekä aika- että osaamisresurssia, vaikka etänä toteutettavat kokoukset ja digitaalisen alustan hyödyntäminen on ollut kustannustehokasta.
Kansa-koulu 5 -hankkeessa projektiryhmän tuotokseksi määritettiin, että Kansa-koulun rooli on määritelty suhteessa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen kokonaisuuteen, kansallisten toimijoiden toteuttaman koulutusmateriaalin tuottamiseen ja THL:n kirjaamisen kehittämistä edistävään kansalliseen verkostoon. Projektiryhmän kokouksissa on käyty laajasti keskustelua kirjaamisen kehittämisestä.
Kokouksissa osallistujat määrittelivät mm. omat tehtävänsä sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämisessä, ydinviestejään ja niiden kohderyhmiä, oman organisaationsa tuottaman materiaalin sisältöä ja arvoa käyttäjälle sekä materiaalien yhteensovittamisen tarvetta.
Projektiryhmän jäsenten kokemuksia ryhmän toiminnasta ja toteutuksesta kartoitettiin 14.2.2024 kokouksessa ryhmän työskentelyalustalle avatulla kyselyllä. Ryhmän toimintaa ja toteutusta pyydettiin arvioimaan erilaisten väittämien avulla. Kaikki ryhmän varsinaiset jäsenet vastasivat kyselyyn. Vastauksia ei pyydetty ryhmässä satunnaisesti vierailleilta.
Verkostoituminen ja ajankohtaisten asioiden jakaminen on nähty tärkeänä ryhmän antina. Yhteistä keskustelua pidettiin tärkeänä. Lisäksi kansakoululaiset ovat päässeet kertomaan omasta työstään ja tuotoksistaan. On myös koettu, että ryhmässä on hyvä henki ja avoin ilmapiiri. Kehitysehdotuksena todettiin, että kokousten teemat olisi hyvä tietää etukäteen kokonaisuutena esim. vuositasolla, mikä helpottaisi valmistautumista sekä tarvittaessa oikeiden osallistujien tunnistamista. Tämä ei kuitenkaan ollut mahdollista, sillä toimintaympäristössä tapahtuvat nopeat muutokset eivät olleet ennakoitavissa tai ennustettavissa hankkeen alkaessa. Palautetta tuli myös siitä, että kansallisten toimijoiden roolien selkeytyksessä ei välttämättä ole onnistuttu täysin; se olisi vaatinut enemmän keskustelua teeman ympärillä.
Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmän tuotokseksi määriteltiin, että muodostuu Kansa-koulu-hankkeiden kehittämien toimintamallien ja materiaalien listaus ja niiden hyödynnettävyysarvio sekä suunnitelma ja aikataulutus toimintamallien ja materiaalien yhdistämiseksi osaksi kansallista kirjaamisen tukea. Kaikkien 25 tunnistetun, luokitellun ja arvioidun toimintamallin ja materiaalin osalta saatiin ratkaistua niiden hyödynnettävyys jatkossa. Osa jatkossa hyödynnettävistä materiaaleista siirretään THL:n saataville ja osa jää julkisesti hyödynnettäviksi Innokylään.
Kansa-koulun materiaaleista jaetaan Innokylässä:
Kansa-koulun Avoimet materiaalit -toimintamallin alla:
- Kirjaamisen huoneentaulut
- Hyvän kirjaamisen huoneentaulu (myös ruotsinkielinen)
- Eettisen kirjaamisen huoneentaulu (myös ruotsinkielinen)
- Kirjaamisasiantuntijan käsikirja
- Kirjaamisvalmennuksen avoimet diasetit viikon 1 osalta (4 esitystä, myös ruotsinkieliset)
- Kirjaamisen tietopaketti esihenkilöille (vain pdf-esitys).
Kansa-koulu 5 -hankekokonaisuuden alla:
- Raportti Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tilasta 2023 (Yksityiset palveluntuottajat)
- Yhteenveto sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tilannekuvasta hyvinvointialueilla 2023–2024.
Kansa-koulu-hankkeen Avainhenkilöverkosto-toimintamallin alla:
- Kirjaamisasiantuntijan roolikuvaus julkisissa organisaatioissa
- Verkoston kokoaminen ja sudenkuopat
- Vinkit koulutussuunnitteluun.
- Kirjaamisasiantuntijan roolikuvaus yksityisillä.
Kansikuva
