Koska asiakkaiden yhteystietojen välittäminen toimijalta toiselle on haasteellista, luotiin kolmikielinen pieni lomake, jolla asiakas itse voi antaa luvan ottaa häneen yhteyttä hänelle sopivimmalla tavalla.

Toimintamallin nimi
Lupa ottaa yhteyttä -lomakkeet
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Koska asiakkaiden yhteystietojen välittäminen toimijalta toiselle on haasteellista, luotiin kolmikielinen pieni lomake, jolla asiakas itse voi antaa luvan ottaa häneen yhteyttä hänelle sopivimmalla tavalla.

Toteutuspaikka
Pyhäjoen kunta, Tervetuloa Pyhäjoelle! -hanke
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Pyhäjoki
Toimintamallin rahoittaja
Euroopan Sosiaalirahasto (ESR)
Toimintamallin kokonaisuus

Luotu

13.06.2022

Viimeksi muokattu

19.08.2022
Ratkaisun perusidea

Kyseessä on yksinkertainen lomake, jossa asiakas antaa kunnan palvelulle luvan ottaa häneen yhteyttä. Hän määrittelee itse, mitkä yhteystiedot hän haluaa antaa, haluaako hän yhteydenoton tapahtuvan sähköpostitse, puhelimitse vai kotikäyntinä, mihin aikaan yhteydenotto olisi kaikkein sopivinta tehdä, sekä tarvitseeko hän tulkkausta jollekin kielelle vai ei.

Toimintaympäristö

Pyhäjoella asui ja työskenteli paljon ihmisiä, jotka eivät kuitenkaan olleet kirjoilla kunnassa. Heidän tavoittamisensa paikallisen viestinnän ja palvelujen piiriin oli haastavaa.

Myös kunnassa kirjoilla olevien ihmisten ensimmäinen kontaktipaikka kunnassa määrittyy usein tarvejärjestyksessä - esimerkiksi lapsen kouluasia tai käynti neuvolassa voivat paljastaa myös muita ohjaustarpeita, joita ei ko. toiminnon kautta voida hoitaaa.

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Uudet kuntalaiset ja kunnassa esimerkiksi työn tai opiskelujen kautta pendelöivät.

Kunnan eri organisaatiot.

Yhteistyötahon palaute: "Meiltä ei ole enää kyselty asioita, jotka eivät meille kuulu"

Asiakaspalautteita: "Löysin sopivan suomen kielen opiskelumahdollisuuden", "Sain tietoa siitä, mitä kautta saan jatkossa parhaiten tietoa."

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kehittely vaatii hieman aikaa, että saadaan puristettua lomake riittävän tiiviiseen muotoon.

Selkeät jakelukanavat ovat tarpeen. Lisäksi pitäisi pystyä varmistamaan, että jakelukanavalla on ymmärrys siitä, mitä palvelua tarjotaan ja kuka onkaan palvelun tarjoaja.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintaympäristö kokeilun ympärillä muuttui radikaalisti, joten jakelukanavissakin tapahtui muutoksia.

Kokeilun myötä löydettiin kuitenkin suoria kontakteja ihmisiin, joihin niitä ei muuten olisi löydetty (esim. keikkatyöläiset, kotipuolisot)

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli sopii mielestämme parhaiten yleisen ohjaus- ja neuvontapalvelun markkinointiin ja asiakaskontaktointiin. Yksittäisille työmuodoille ei kannata rakentaa jokaiselle omaa lomaketta, niitä ei kukaan jaksa täyttää.

Sähköistä versiota emme ehtineet emmekä edes halunneet testata, sillä yhteistyötahojemme toive oli "yksinkertainen lappu, jonka voi antaa mukaan".