Omaolon oirearvioiden käytön toimintaohjeet terveysasemille, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I1B)
Omaolon oirearvioiden käsittelyn sovitut toimintatavat terveysasemilla antavat oirearvioita käsittelevälle ammattilaiselle selkeät ohjeet miten asiointeja käsitellään ja miten eri tapauksissa edetään.
Toimintamallin nimi
Omaolon oirearvioiden käsittelyn sovitut toimintatavat terveysasemilla antavat oirearvioita käsittelevälle ammattilaiselle selkeät ohjeet miten asiointeja käsitellään ja miten eri tapauksissa edetään.
Toimintamalli on ohjeet terveysasemille Omaolon käytön tueksi.
Omaolon tekniset ohjeet ovat DigiFinlandin luomia ja ne ammattilaiset oppivat ennen käyttöoikeuksien saamista, mutta arjessa Omaolon kanssa työskentely on paljon muuta kuin vain teknisiä ratkaisuja mistä painikkeesta tapahtuu ja mitä.
Terveysasemille luotiin toimintaohjeet eri tapauksiin Omaolossa, kuten työjonoasioinnin käsittelyyn potilastietojärjestelmästä riippuen, ajanvaraukseen työjonoyhteydenoton jälkeen, asioinnin siirtoon sekä asioinnin päättämiseen. Omaolon oirearvioiden käsittelyn sovitut toimintatavat terveysasemilla antavat oirearvioita käsittelevälle ammattilaiselle selkeät ohjeet miten asiointeja käsitellään ja miten eri tapauksissa edetään. Ohjeissa on määritelty kauanko asiakkaan vastausta odotetaan, miten asiakkaalle voi varata ajan, kuinka usein oirearvioita tulee käydä tarkastelemassa, kuinka paljon omaolon ajanvarausaikoja tulee avata ja paljon muuta. Tarkoituksena on ohjata ammattilaisen toimintaa ja tasavertaistaa tarjoamaamme palvelua oirearvioiden kautta.
Jos yhteiskuntamme on matkalla kohti jatkuvasti auki olevia palveluita, tulee kiireettömienkin terveyspulmien arviointia ja hoitamista kehittää maassamme isolla otteella. Hyvinvointialueet saattavat myös taloudellisista syistä alkaa hoitamaan asiakkaiden ja potilaiden asioita virka-ajan ulkopuolella, eikä palvelua enää osteta muualta. Kun etsitään tehokasta, taloudellisesti kannattavaa ja helposti saatavilla olevaa reittiä jolla hoidon tarvetta voidaan arvioida, digipalvelut näyttävät olevan yksi potentiaalisimmista vaihtoehdoista. Myös yhä enemmän digitaalisten laitteiden äärellä aikaa viettävät sukupolvet tuntevat sen jouhevana yhteydenottokanavana, eikä pian enää kovinkaan moni ole digipalveluiden ulottumattomissa. Osa yhteydenotoista terveysasemille on asiakkaiden näkökulmasta kiusallisia, joten nämä toivotaankin hoidettavaksi pelkästään viestittelyn kautta, jottei asiasta tarvitse puhua esimerkiksi puhelimessa.
Kohderyhmänä toimintaohjeelle olivat terveysasemien ammattilaiset jotka käyttävät Omaoloa. Ohje luotiin jo alun perin terveysasemien edustajien kanssa, joista osa oli käyttänyt Omaoloa entuudestaan ja osa ei. Valmiiseen ohjeeseen pyydettiin vielä kommentteja terveysasemilta ja annoimme mahdollisuuden lähettää lisätoiveita ohjeiden sisältöön liittyen myös näiden julkaisun jälkeen. Ohjeita päivitettiin ilmi tulleiden tarpeiden mukaisesti ja tarkennettiin jos ammattilaisilta tuli useammalta samoja kysymyksiä.
Ohjeet esiteltiin käyttöönottokoulutuksissa kaikille Omaolon oirearvioiden kanssa töitä tekeville ammattilaisille. Tämän lisäksi ohjeet on linkitetty jokaiseen Omaolon oirearvioiden tilastoja sisältäviin viesteihin sekä infokirjeisiin, jotka jaetaan kentälle. Ohjeiden luominen vaatii alkuvaiheessa jatkuvaa muokkaamista, sillä ohjeista tulee olla ideaalitilanteessa ensiversio jaossa jo ennen oirearvioiden käytön aloittamista. Tämän jälkeen käytön jatkuessa ja kokemusten kertyessä ohjetta täytyy tarkentaa, päivittää ja muokata arjen työhön optimaaliseksi.
Aluksi ohjeesta tulee luoda luonnosversio. Luonnosversiota kommentoidaan kentän edustajien toimesta, joilla on jo jonkin verran tietämystä oirearvioiden käytöstä. Tämän jälkeen ohje julkaistaan ja tulevat uudet oirearvioiden käyttäjät (ammattilaiset) ohjeistetaan tutustumaan tähän. Käytön jatkuessa ohjeiden yhteydessä selkeästi kirjatulle henkilölle voi lähettää kehitysehdotuksia, jotka lisätään ohjeeseen. Kaikki käytön aikana tulleet tukipyynnöt ja palautteet tarkastetaan ohjeen näkökulmasta ja puuttuvat asiat lisätään ohjeeseen. Ohjeen päivittäminen tulee vastuuttaa henkilölle, joka on tietoinen toimintatavoista ja teknisistä mahdollisuuksista oirearvioiden käsittelyssä. Tarvittaessa ohjeita tulee tarkastella myös Omaolon pääkäyttäjien kanssa. Päätimme lopulta myös käännättää ohjeet ruotsiksi, sillä alueemme työntekijöistä osa puhuu ruotsia äidinkielenään.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on nyt käytössä koko alueen laajuiset terveysasemien ohjeet oirearvioiden kanssa työskentelyyn. Ohjeissa on määritelty esimerkiksi toimiminen liitetiedostojen kanssa tai milloin asioinnin saa sulkea työjonolta. Nämä on tallennettu kaikkien saataville Intraan ja linkitetty moneen eri sijaintiin. Ohjeet ovat helposti löydettävissä heti intran etusivulta hakusanalla omaolo. Ohjeet ovat ajantasaiset ja niille on nimetty päivittäjä. Esihenkilöt tietävät mitä heidän tulee Omaoloon liittyen seurata ja ohjeistaa. Asiakkaita palvellaan Omaolossa tasavertaisesti, riippumatta kunnasta tai onko terveysasema ulkoistettu vai ei. Käyttöoikeudet on rajattu niin, ettei väärille työjonoille ole pääsyä.
Ohjeet tukevat kaikkea digitaalisen työnteon oppimista alueella. Ohjeita luodessa selvisi, että asiointeja on jätetty aukinaisiksi tai suljettu liian nopeasti. Osa terveysasemista ei myöskään hyödyntänyt digikanavaa asioinnissa juurikaan, vaan soitti aina asiakkaalle asioinnin saapuessa työjonolle. Nyt tavoitteenamme on kunnioittaa asiakkaan valintaa asiointireitistä, joten vastaamme viestitse Omaolossa aina kun se on kannattavaa.