Omaolon määräaikaisten tarkastusten esitietolomakkeiden hyödyntäminen osaksi Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen neuvola-, koulu-, opiskelu- ja suun terveydenhoitoa (RRP, P4, I1)

Määräaikaisen tarkastuksen esitietolomakkeen avulla niin asukas kuin ammattilainenkin voi valmistautua tulevaan tarkastukseen. Esitietolomakkeessa kartoitetaan tarkastukseen liittyviä esitietoja vastaanottokäynnin tueksi.

Toimintamallin nimi
Omaolon määräaikaisten tarkastusten esitietolomakkeiden hyödyntäminen osaksi Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen neuvola-, koulu-, opiskelu- ja suun terveydenhoitoa (RRP, P4, I1)
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Määräaikaisen tarkastuksen esitietolomakkeen avulla niin asukas kuin ammattilainenkin voi valmistautua tulevaan tarkastukseen. Esitietolomakkeessa kartoitetaan tarkastukseen liittyviä esitietoja vastaanottokäynnin tueksi.

Toteutuspaikka
RRP, P4, I1-hanke Pohjois-Pohjanmaa
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
Toimintamallin rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)

Tekijä

Marita Eskola

Luotu

06.05.2024

Viimeksi muokattu

06.06.2025
Ratkaisun perusidea

Määräaikaisten tarkastustusten esitietolomakkeista puolitoistavuotiaan laaja terveystarkastus, ensimmäisen- ja   viidesluokkalaisen sekä yläkoulujen vanhempien esitietolomake ja opiskeluterveydenhuollon esitietolomake otetaan  käyttöön Pohteen laajuisesti neuvola-, koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa. Suun terveyskysely lapsille ja nuorille otetaan käyttöön asteittain. 

Toimintaympäristö

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Pohde) on yksi Suomen 21 hyvinvointialueesta ja myös yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista. Hyvinvointialueen keskiössä on pohjoispohjalainen ihminen ja painopiste on peruspalveluissa ja varhaisessa ongelmien ehkäisyssä.  Pohde vastaa noin 416 000 asukkaan hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta Pohjois-Pohjanmaalla. Pohteella on töissä lähes 18 000 ammattilaista, joiden hyvinvointia ja osaamista halutaan vaalia. 

Pohde on saanut rahoitusta Suomen kestävän kasvun ohjelman kautta. Ohjelmalla tuetaan hallitusohjelman tavoitteiden mukaisesti ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävää kasvua. Ohjelma vauhdittaa kilpailukykyä, investointeja, osaamistason nostoa sekä tutkimusta, kehitystä ja innovaatioita. Tämä on mahdollistanut Pohteella Omaolopalvelun jatkokehittämisen, käyttöönoton ja integroinnin alueen digitaalisiin palveluihin ja ammattilaisten järjestelmiin. Omaolon kehittäminen yksi RRP2 kehittämishankkeen toimenpiteistä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Ennaltaehkäisevässä terveydenhuollossa kyselylomakkeita on käytössä laajasti eri kohderyhmille. Digitaalisten ratkaisujen avulla kyselyihin vastaamista ja vastausten käsittelyä voidaan tehostaa, nopeuttaa ja niiden ansiosta vastaanottokäyntejä voidaan suunnitella paremmin asiakkaan tarpeita vastaavaksi.

Terveystarkastuksissa sekä muissa tapaamisissa, joissa lomakkeita on käytössä, ammattilaisen aikaa kuluu kyselyihin liittyvään jakelun ja keräämisen toteuttamiseen sekä tietojen siirtämiseen. Digitaalisen palvelun avulla asiakas voi täyttää kyselyt tai esitiedot itsenäisesti ajasta ja paikasta riippumatta.

Digitaalinen järjestelmä auttaa ammattilaista tunnistamaan riskiryhmät ja kohdentamaan palveluja oikea-aikaisesti asiakkaalle. Vastaanotto muodostuu asiakaslähtöiseksi, kun ammattilaisella on valmiiksi saatavilla asiakkaan terveys- ja hyvinvointitiedot ja hän koostaa vastaanoton sisällön (terveysneuvonta, keskusteltavat asiat, interventiot) tämän perusteella.

Digitaalisen järjestelmän avulla saadaan asiakas keskiöön, kun tasalaatuisuus ja tehokkuus sekä ammattilaisen ajankäytön optimointi paranee.

Esitietolomakkeiden kohderyhmänä ovat lapset, koululaiset ja opiskelijat perheineen. Ammattilainen laatii valitulle kohdejoukolle kutsun täyttää määräaikaistarkastukseen liittyvä esitietolomake Omaolossa ja asukas saa linkin lomakkeeseen ammattilaiselta esimerkiksi koulun tietojärjestelmän kautta, hyvinvointialueen verkkosivujen kautta tai muuten viestitse. 

Määräaikaisen tarkastuksen esitietolomakkeen avulla niin asukas kuin ammattilainenkin voi valmistautua tulevaan asukkaan, lapsen tai perheen määräaikaistarkastukseen. Osa lomakkeista edellyttää asukkaalta tunnistautumista Omaolo-palveluun ennen vastaamista. 

Tällä hetkellä Omaolossa ovat käytössä seuraavat määräaikais tarkastusten esitietolomakkeet:

3X10D (lapselle/nuorelle ja vanhemmille)
Viidesluokkalaisen esitietolomake vanhemmille
Opiskeluterveydenhuollon esitietolomake toiselle asteelle
Suun terveyskysely, lapset ja nuoret
Puolitoistavuotiaan laaja terveystarkastus
Ekaluokkalaisen terveystarkastus vanhemmille
Yläkoululaisen terveystarkastus vanhemmille

Lähde: DigiFinlandin oppimisympäristö, Omaolon määräaikaisten terveystarkastuksen esitietolomakkeet

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisten asiointi- ja palvelukanavien käyttö Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella on ollut vaihtelevaa. Omaolopalvelun laajentamisella alueella tuetaan digitaalisten asiointikanavien käyttöä ja mahdollistetaan oikea-aikainen ja tasavertainen palvelujen saanti. Toimintamallin perusidea on parantaa ja tehostaa terveydenhuollon palveluprosesseja ja ohjausta digitaalisiin ratkaisuihin.

Verkostomainen yhteistyö johdon, perustason yksiköiden, tietohallinnon ja muiden hanketyöntekijöiden kanssa on ollut prosessissa ensiarvoisen tärkeää. Lisäksi ammattilaisten osaamisen varmistaminen ja käyttöönoton tuki sekä juurrutus palvelun käyttöön on merkittävää toiminmallin kannalta. Viestinnän tärkeys niin asiakkaan kuin ammattilaisten kanssa ovat keskeisiä toimintamallin juurruttamisessa.

Käyttöönoton alkuvaiheessa palveluille valittiin vastuukäyttäjät, jotka ovat käyneet DigiFinlandin järjestämän Omaolon pääkäyttäjäkoulutuksen. Vastuukäyttäjät toimivat Omaolon ja oman vastuualueensa asiantuntijoina ja vastaavat siitä, että asiasisällöt ovat ajantasaiset.

 

 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalisen esitietolomakkeen tullessa osaksi ammattilaisten työtä on sujuvoittanut niin asiakkaiden kuin ammattilaisen työtä. Asiakas on voinut täyttää lomakkeen ajasta ja paikasta riippumatta. Ammattilainen puolestaan on voinut kohdentaa vastaanoton sisältöä asiakastarpeen mukaisesti asiakkaan vastausten perusteella.

Esitietolomakkeiden tulostaminen ja toimittaminen fyysisesti eri paikkoihin on suurilta osin jäänyt pois, joka on tehostanut työtä ja paperimateriaalikulut on voitu kohdentaa muualle.

Jokaisessa käyttöönotossa kartoitettiin nykytila ja käytiin prosessi läpi jokaisen yksikön kanssa, johon palvelu on otettu käyttöön. Jokaiselle esitietolomakkeelle on määritelty yhtenäinen tavoitetila Pohteella, jota kohti edetään.

Puolitoistavuotiaan terveystarkastuksen, ensimmäisen ja viidennenluokan sekä yläkoululaisten vanhempien lomake ja opiskeluterveyden lomake on käytettevissä koko Pohteen alueella.

Suun terveyskysely etenee asteittain Pohteella ja käyttöönotto on aloitettu seitsemään kuntaan.

 

 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Haasteena alussa ja matkan varrella ovat olleen muum muassa muutosvastarinta, puutteelliset digitaidot ja yhtenäisten käytäntöjen puuttuminen.

Lopulta kuitenkin yhteistyön voima ja avoin viestintä ovat olleet merkittäviä asioita, että on saatu digitaalinen työkalu hyödynnettäväksi osaksi ammattilaisen työtä. Myös asiakkaille viestintä uusista digitaalisista esitietolomakkeista on ollut ensiarvoisen tärkeää.