Perusterveydenhuollon sähköisen ajanvarauksen kehittäminen Pohjois-Savon hyvinvointialueella (RRP P4, I4)
Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen ja laajentaminen perusterveydenhuollossa Pohjois-Savon hyvinvointialueella yhteisen toimintamallin avulla, joka sisältää sähköisen ajanvarauksen aikatyypit asiakasohjausteksteineen sekä ammattilaisen ohjeen.
Toimintamallin nimi
Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen ja laajentaminen perusterveydenhuollossa Pohjois-Savon hyvinvointialueella yhteisen toimintamallin avulla, joka sisältää sähköisen ajanvarauksen aikatyypit asiakasohjausteksteineen sekä ammattilaisen ohjeen.
Sähköistä ajanvarausta kehitetään ja laajennetaan Pohjois-Savon hyvinvointialueella (PSHVA) niihin perusterveydenhuollon palveluihin, joissa ei tarvita hoidontarpeen arviointia. PSHVA:lla on tunnistettu, että sähköistä ajanvarausta on vielä rajoitetusti saatavilla.
Toimintamallin avulla sähköinen ajanvaraus käyttöönotetaan laajemmin ja varattavien aikojen määrää lisätään sekä yhtenäistetään ammattilaisten toimintaa koko PSHVA:lla. Toimintamallin käyttöönotolla asukkaat saavat yhdenvertaista palvelua kunnasta ja ajasta riippumatta. Toimintamallin avulla tavoitellaan sähköisen ajanvarauksen tarjoamia hyötyjä:
- Saadaan vähennettyä yhteydenottoja ajanvarauslinjaan, jolloin jää enemmän aikaa välittömään asiakastyöhön.
- Kun asiakas voi itse varata, muuttaa tai peruuttaa aikojaan, peruuttamattomat ajat vähenevät.
- Peruuttamattomien ajanvarausten (hukan) väheneminen tuo resurssisäästöjä organisaatiolle ja odotusajat lyhenevät palveluissa.
- Palveluiden saatavuus paranee.
Ammattilaiset otetaan mukaan toimintamallin kehittämiseen, jotta he saavat mahdollisuuden vaikuttaa siihen. Kun ammattilaiset pääsevät vaikuttamaan kehittämiseen, se lisää heidän sitoutumista.
Pohjois-Savon hyvinvointialueeseen kuuluu 19 kuntaa, joista viisi on kaupunkeja (Iisalmi, Kiuruvesi, Kuopio, Suonenjoki, Varkaus), ja asukkaita alueella on 250 000. Hyvinvointialueella työskentelee 12 800 ammattilaista.
Ennen hyvinvointialueiden käynnistymistä vuoden 2023 alussa Pohjois-Savossa sote-palveluiden järjestäminen kuului yksittäisille kunnille sekä kuntayhtymälle ja liikelaitokselle. Alueella toimi esimerkiksi vuonna 2010 perustettu Ylä-Savon Sote -kuntayhtymä, johon kuuluivat Iisalmi, Kiuruvesi, Sonkajärvi ja Vieremä. Alueella toimi myös vuonna 2012 perustettu liikelaitos Kysteri, joka vastasi useimpien kuntien kuten Kaavin, Keiteleen, Leppävirran, Pielaveden, Rautavaaran, Tervon ja Vesannon perusterveydenhuollon ja vanhusten laitoshoidon järjestämisestä. Kysterin toimiessa siihen liittyi myöhemmin lisää Pohjois-Savon kuntia. Palvelujen järjestämisvastuu oli Pohjois-Savon sairaanhoitopiirillä, mutta käytännön toteutus tapahtui yhteistyössä kuntien kanssa.
PSHVA:lle on laadittu digistrategia vuosille 2023-2025, joka sisältää tavoitteen siirtää vähintään 25 % asiakaskontakteista digipalveluihin.
THL ja Kela kehittävät yhteistyössä sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden kanssa ajanvaraustietojen saatavuutta ja hyödynnettävyyttä. THL:n laatimilla kansallisilla määrityksillä tuetaan sote-ajanvaraustoimintojen toteutuksia ja sujuvoitetaan palvelua. Ajanvararaustietojen pitää siirtyä Kanta-palveluihin, ja asiakastietolain (703/2023) mukaan terveydenhuollon ajanvaraustiedot on siirryttävä sinne lokakuuhun 2026 mennessä.
Sähköinen ajanvaraus on keino edistää palveluiden saavutettavuutta (Laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta 306/2019) , asiakaskeskeisyyttä (Sosiaalihuoltolaki 1301/2014 & Terveydenhuoltolaki 1326/2010) ja tietojen yhdenmukaista käsittelyä (Asiakastietolaki 703/2023).
Kohderyhmänä on PSHVA:n perusterveydenhuollon (sotekeskus, neuvolapalvelut, koulu- ja opiskeluterveydenhuolto) ammattilaiset, jotka jo irrottavat tai alkavat toimintamallin saatuaan irrottamaan asukkaille aikoja sähköisesti varattaviksi. Ammattilaiset pääsevät osallistumaan toimintamallin kehittämiseen.
Loppukohderyhmänä ovat PSHVA:n asukkaat, jotka haluavat, ja joilla on mahdollisuus varata sote-aikoja sähköisestä ajanvarauspalvelusta. PSHVA:lle tehdyn asukaskyselyn mukaan sähköinen ajanvaraus, aikojen muuttaminen ja peruminen herätti eniten kiinnostusta digipalveluista.
Nykytilan kartoitus
- Sähköisen ajanvarauksen nykyisten palveluiden ja niiden käytön tarkastelu
- Käytössä olevat aikatyypit ja asiakasohjaustekstit
Aikatyyppien ja asiakasohjaustekstien yhtenäistäminen koko HVA:lle
- Palvelutuotannon kanssa palvelualueittain
Esihenkilöiden tapaaminen
- Palvelualueen sähköisen ajanvarauksen nykytilan esittely
- Jatkokehittämisestä sopiminen (toimintamallin suunnittelu)
Työpajat
- Työpajoja voi toteuttaa eri tavoin, esimerkiksi kokoamalla kehittämistyöryhmä tai osallistuttamalla kehittämistyöhön kaikki ammattilaiset. Työpajan voi toteuttaa digitaalisella alustalla niin, ettei kaikkien ammattilaisten tarvitse olla samassa paikassa yhtä aikaa, vaan ammattilaiset voivat osallistua kehittämistyöhön heille sopivana työaikana.
- Ammattilaiset osallistuvat toimintamallin kehittämiseen esimerkiksi Howspace-työtilassa, jossa he vastaavat sähköiseen ajanvaraukseen liittyviin kysymyksiin, jotka liittyvät esimerkiksi asiakasohjausteksteihin, uusiin mahdollisiin aikatyyppeihin, ammattilaisen ja asiakkaan ohjeeseen ja viestintään.
- Samalla ammattilaiset saavat tietoa (koulutusta) sähköisestä ajanvarauksesta.
Toimintamallin luominen
- Luodaan työpajan vastausten perusteella toimintamalli, joka sisältää aikatyypit asiakasohjausteksteineen ja ammattilaisen ohjeen.
Käyttöönotto
- Toimintamallin esittely ammattilaisille
- Palvelun käyttöönotto
- Ammattilaisten ja asiakkaiden viestintä
Juurruttaminen
- Palvelun käytön ja ammattilaisten tyytyväisyyden seuranta sekä asiakaspalautteet
- Jatkokehittäminen
Varattavien palvelujen ja aikojen määrä on lisääntynyt yhtenäisen toimintamallin käyttöönoton jälkeen. Sähköinen ajanvarauspalvelu on selkiintynyt, ylimääräiset toimipisteet on poistettu palvelusta, ja asiakasohjaustekstit on muokattu asiakasystävällisemmiksi.