Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto, Keski-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)
Sähköinen perhekeskus täydentää ja tukee alueen perhekeskustoimintaa. Verkkopalveluista perheet, nuoret ja ammattilaiset löytävät tietoa, tukea ja palveluita helposti yhdestä paikasta, ajasta ja paikasta riippumatta tasapuolisesti kaikille.
Toimintamallin nimi
Sähköinen perhekeskus täydentää ja tukee alueen perhekeskustoimintaa. Verkkopalveluista perheet, nuoret ja ammattilaiset löytävät tietoa, tukea ja palveluita helposti yhdestä paikasta, ajasta ja paikasta riippumatta tasapuolisesti kaikille.
DigiFinlandin sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella tarjoaa keskitetyn, asiakaslähtöisen ja helposti saavutettavan palvelualustan perheille, nuorille ja perhekeskustyön ammattilaisille.
Sähköinen perhekeskus yhdistää olemassa olevan luotettavan tiedon, tuen, itsehoito-ohjelmat ja palvelut yhteen digitaaliseen ratkaisuun, jossa kohderyhmät voivat saada tarvitsemansa tiedon ja avun joustavasti ajasta ja paikasta riippumatta. Verkkopalvelu myös ohjaa oikeisiin palveluihin ja yhdistää ammattilaiset saumattomaan yhteistyöhön. Tämä parantaa palvelujen saavutettavuutta ja sujuvoittaa monialaista yhteistyötä.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite vastaa sosiaali- ja terveydenhuollosta sekä pelastustoimesta. Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen tavoitteena on toteuttaa palvelut asiakaslähtöisesti, alueelliset olosuhteet huomioiden, saavutettavasti ja kustannustehokkaasti. Palveluita kehitetään alueen asiakkaille valtakunnallisissa hankkeissa sekä yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Hyvin voimme on lupauksemme, johon pyrimme eri tavoin.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella toteutettiin DigiFinland Oy:n sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto, johon kuuluvat Omaperhe.fi, Omahelpperi.fi ja sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelut. Sähköinen perhekeskus kokoaa yhteen perhekeskustyön sisällöt, perheiden ja nuorten palvelut sekä tapahtumat. Se tarjoaa luotettavaa tietoa, parantaa tuen saantia, tehostaa palvelujen saavutettavuutta sekä toimii yhteisenä alustana kaikille perhekeskustyön ammattilaisille. Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto tukee alueen ja valtakunnallista tavoitetta lisätä digitaalisten palvelujen käyttöä.
Sähköinen perhekeskus palveluiden käyttöönoton toimintaympäristöä muovaavat useat ulkoiset ja sisäiset tekijät, jotka vaikuttavat hankkeen onnistumiseen ja tulevaisuuteen. Keski-Pohjanmaa on väestöltään maan pienin hyvinvointialue. Väestöennusteissa väestömäärä ja myös nuorten osuus väestöstä pienenee, vaikka syntyvyys on maan suurinta. Väestön ikärakenteen muutokset, alueelliset erot ja etäisyydet korostavat digitaalisten ratkaisujen merkitystä. Hyvinvointialueuudistus korostaa digitaalisten ratkaisujen roolia palvelujen yhdenvertaisuuden ja tehokkuuden varmistamisessa. Sähköinen perhekeskus on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta, mikä vuoksi se voi vähentää fyysisten käyntien tarvetta ja helpottaa perheiden arkea. Myös taloudellinen tilanne edellyttää resurssien optimointia. Kun henkilöstön resursseja ja aikaa säästyy neuvonnan, tuen ja palveluohjauksen osalta, sitä voidaan kohdentaa täsmällisemmin.
- Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen strategia, tavoitteet, digitalisaatio ja taloudelliset realiteetit tukevat DigiFinlandin sähköisen perhekeskuksen käyttöönottoa.
Kansallisen sähköisen perhekeskuksen kansallinen kehittämistyö on alkanut vuoden 2021 alusta DigiFinlandin koordinoimana ja kehittämistyötä on toteutettu yhteiskehittämisperiaatteella hyvinvointialueiden, kuntien-, järjestö- ja seurakuntatoimijoiden sekä kansallisten toimijoiden kanssa. Sähköisen perhekeskuksen suunnittelutyö on aloitettu Lape-ohjelmakaudella 2017–2018.
Investoinnin rahoitus tulee käyttöönottomaksujen osalta RRP2 P4I4.
Palveluiden kohderyhmä koostuu Keski-Pohjanmaan alueen perheistä, perhettä suunnittelevista ja nuorista, jotka tarvitsevat tietoa, tukea ja palveluohjausta arjessaan. Lisäksi kohderyhmään kuuluvat perhekeskustyön ammattilaiset eri palveluista sekä sidosryhmät.
Asiakasymmärryksen kerryttäminen:
- Hankkeen alkuvaiheessa on kansallisesti kartoitettu asiakasymmärrystä verkkopalvelukäyttäjien tarpeista ja odotuksista.
- Palveluiden suunnittelussa hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä ja yhteiskehittämistä.
Osallistaminen:
- Yhteiskehittämiseen osallistuneilla alueilla kohderyhmän edustajia (perheitä, nuoria ja ammattilaisia) osallistettiin palveluiden kehittämiseen työ- ja kehityspajojen ja pilotointien aikana.
- Käyttäjiltä kerättiin palautetta koko kehittämisprosessin ajan, ja heidän toiveensa otettiin huomioon palveluiden muokkaamisessa ja parantamisessa.
Tehtävät ja prosessi:
- Tietoisuuden lisääminen:
- Viestintäkampanjat palveluista kohderyhmille ja sidosryhmille monikanavaisesti.
- Esittelytilaisuudet ja infot henkilöstölle.
- Koulutus ja osaamisen varmistaminen:
- Henkilöstön perehdytys ja kouluttaminen palveluiden käyttöön.
- Markkinointimateriaalin jakaminen ja muun tukimateriaalin laatiminen.
- Palveluiden integrointi arkeen:
- Palveluiden käyttöönottaminen osana päivittäisiä asiakaskohtaamisia.
- Käytön seurantajärjestelmien ja tukipalveluiden (esim. tekninen tuki) varmistaminen.
- Juurruttaminen ja jatkuvuus:
- Käyttökokemusten säännöllinen kerääminen ja analysointi.
- Verkkopalveluiden sisällyttäminen prosesseihin, organisaation strategisiin tavoitteisiin ja budjettiin.
Resurssit:
- Hankekauden jälkeen palveluiden jalkauttamiseen ja tarvittaviin koulutuksiin varataan noin 6–12 kuukautta.
- Käyttökoulutuksia tarvitaan sähköinen perhekeskus ammattilaisille -käyttöön, Omaperhe ja Omahelpperi -palveluiden käyttöön prosesseissa ja ohjauksessa sekä asiakaspalvelussa.
- Varmistetaan palvelumaksujen ja pääkäyttäjyydestä tulevat kustannukset organisaation budjetista. Pääkäyttäjän tehtävinä kehittäminen, jalkauttaminen ja yhteyshenkilönä ja tukena oleminen alueella.
Vaiheet:
- Käynnistys: Organisaation palveluiden ja yhteistyökumppaneiden sitouttaminen ja projektisuunnitelmien laatiminen.
- Kehittäminen: Yhteiskehittäminen ja palveluiden testaus ja pilotointi.
- Käyttöönotto: Palveluiden käyttöönotot, alkuvaiheen tuki ja markkinointi.
- Vakiinnuttaminen: Vaikuttavuuden seuranta ja jatkuva kehittäminen.
Näiden toimenpiteiden avulla varmistetaan, että toimintamalli juurtuu osaksi arkea, palveluprosesseja ja täyttää hankerahoituksen tavoitteet pitkäaikaisesta muutoksesta.
Hankkeen aikana verkkopalvelut otettiin käyttöön hankesuunnitelman mukaisesti ja aikataulussa. Hankesuunnitelman mittarit, jotka keskittyivät käyttöönottoihin, täyttyivät. Alueen asukkaat ja ammattilaiset ovat hiljalleen löytämässä sähköisen perhekeskuksen verkkopalvelut. Juurruttamistyön ja hyötyjen osoittamisen kannalta hankeaika kuitenkin loppui kesken, mutta työ niiden suhteen, kuten myös käyttöasteen lisäämisen suhteen jatkuu ensi vuonna, kun verkkopalvelut siirtyvät osaksi alueen pysyviä digitaalisia palveluita.
Keski-Pohjanmaalla hankkeeseen on palkattu yksi työntekijä, joka vastasi projektin toteutuksesta ja koordinoi toimintaa. Alueelta yhteistyöhön osallistuneet perhekeskustyön ammattilaiset ja muut toimijat ovat toimineet oman päätyönsä ohella, joka on asettanut haasteita resurssien ja ajankäytön suhteen. Yllättäviä ja odottamattomia muutoksia on aiheuttanut myös organisaation haastava tilanne ja muutokset. Tästä huolimatta alueen perhekeskuspalveluiden oman ja muiden organisaatioiden johto sekä työntekijät ovat osoittaneet erinomaista sitoutumista ja joustavuutta hankkeen toteutuksessa. Vaikka ajankäyttö on ollut haasteellista, osallistujat ovat löytäneet aikaa kehittämistyöhön osallistumiseen ja mahdollistaneet pilotoinnit ja käyttöönottojen onnistumisen sekä hankkeen etenemisen suunnitelman mukaisesti. Lisäksi viestinnän tuki ja apu heidän niukoista resursseistaan huolimatta on ollut erittäin tärkeää, jota ilman moni asia ei olisi onnistunut. Tämä osoittaa vahvaa yhteishenkeä ja halua kehittää yhteisiä perhekeskuspalveluita Keski-Pohjanmaan alueen asukkaille.
Verkkopalveluiden käyttöönottoprosessit sujuivat teknisesti hyvin, DigiFinlandilta saatu asiantuntijuus ja tuki olivat erittäin osaavaa, tarvekohtaista ja yhteistyö sujuvaa.
Kansikuva
