POSOTE20: Yhdessä aika
Yhdessä ajan (monitoimijaisen yhteistyömallin) tavoitteena on monialainen ja yhteentoimiva perhekeskusverkosto, jossa perheet saavat sopivaa tukea arkeensa ennaltaehkäisevästi ja varhain yhdellä yhteydenotolla.
Oivalla ja ymmärrä
Yhdessä ajan kehittäminen ja käyttöönotto sekä yhteistyö- ja konsultaatiokäytänteiden määrittäminen osana Yhdessä aikaa on osa tulevaisuuden sotekeskus-ohjelman toimenpiteitä Pohjois-Savossa. Mallia on kehitetty ja kokeiltu jo LAPE-hankkeen aikana.
Yhteistyötä on hankkeen aikana tehty Pohjois-Savon kuntien kanssa. Kehittämistyötä tehtiin yhdessä kuntien perhekeskusverkostojen (si-sote-järjestöt & seurakunta), asiakkaiden ja Tulevaisuuden sote-keskus- hankkeen muiden perhekeskuskehittäjien kanssa. Yhteistyö- ja konsultaatiokäytänteiden osalta kehittämistyötä tehtiin myös muiden keskeisten yhdyspintapalvelujen kanssa (kts. kuva).
Kuva
Tarve
-
Joka neljäs lapsi/perhe herättää terveydenhoitajan huolen (Poutiainen 2016)
-
Tärkeä tunnistaa kokonaistilanne ennen kuin tehdään päätöksiä (mm. Poutiainen 2016, Heliskoski 2019)
-
Jo pelkkä pysähtyminen tilanteen arvioimiseksi toimii interventiona
Puutteet nykykäytännössä
-
Ei selkeää toimintatapaa kokonaistilanteen selvittämiseen -> jäädään seuraamaan, tarjotaan lisäkäyntejä tai ohjataan lisätuen piiriin
-
Perheet joutuvat odottamaan apua ja tukea, joka ei välttämättä ole edes sopivaa tukea
-
Perheitä ohjataan eteenpäin "luukutetaan"
-
Perheelle saatetaan tehdä useita arviointeja, ammattilaiset eivät välttämättä tietoisia toisistaan ja perheen kokonaistilanteesta -> avun saanti viivästyy
-
Palvelujen pirstaleisuus
Tavoitteena on:
-
Parantaa ennaltaehkäisevän ja varhaisen tuen oikea-aikaisuutta ja saatavuutta
-
Vahvistaa palvelujen ja tuen yhteentoimivuutta ja sujuvoittaa yhteistä työtä
-
Lisätä lapsi- ja perhelähtöisyyttä palveluissa, jotta kokemus osallisuudesta ja kohdatuksi tulemisesta vahvistuu
-
Tehostaa resurssien käyttöä
-
Edistää vaikuttavuutta, jolloin asiakas hyötyy ja toimitaan ennaltaehkäisevästi ja varhain (Klavus ym. 2019)
Hankkeen aikana seurataan oma-arvioinnin myötä puolivuosittain Yhdessä ajan käyttöönoton tilannetta kunnissa. Käyttöönoton tilanne jaetaan viiteen portaaseen:
- Malli ei ole suunnitteilla eikä siitä ole käyty keskustelua
- Mallin käyttöönotto on tavoitteena, mutta mallin suunnittelu ei ole vielä alkanut
- Mallin käyttöönottoa/kokeilua suunnitellaan
- Mallin kokeilu on käynnissä
- Malli on juurtunut osaksi perustoimintaa
Lisäksi järjestettyjen Yhdessä aikojen määrää seurattiin hankkeen ajan koko Pohjois-Savon alueella. Tätä varten luotiin yhtenäinen seurantalomake koko alueelle, jota kunnat pystyivät halutessaan hyödyntämään.
Kolmas mittari muutokselle oli asiakaspalaute järjestetyistä Yhdessä ajoista.
Yhdessä ajan käyttöönottoa tukevia toimenpiteitä:
- Vastuuhenkilöiden nimeäminen Yhdessä ajan käyttöönoton edistämiseksi. Käyttöönoton suunnittelua on hyvä tehdä monialaisessa tiimissä, jossa edustettuna on sivistys- ja sotepalveluiden, järjestöjen ja seurakunnan toimijoita.
- Henkilöstön, esihenkilöiden ja johdon informointi. Ammattilaisten tulee ymmärtää ja sisäistää Yhdessä ajan tarkoitus ja tavoite. Informointi voidaan toteuttaa mm. kokouksissa ja koulutustilaisuuksissa sekä materiaalin muodossa.
- Suunnitelman tekeminen Yhdessä ajan käyttöönottoa varten. Suunnitelmassa tulee määritellä kunnan perhekeskusverkosto ja Yhdessä ajoille jalkautuva perhekeskustiimi. Suunnitelmassa tulee kuvata kutsukäytäntö, kalenterivaraukset ja muut tarvittava tiedot.
- Yhdessä ajan kokeilu kunnassa. Kokeilun voi toteuttaa rajatusti ja laajentaa toimintamallia kokeilun jälkeen. Käyttöönoton vaiheistaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Yhdessä aika käyttöön ensiksi alle kouluikäisten lasten perheiden osalta ja laajennetaan myöhemmin koskemaan myös peruskouluikäisten lasten perheitä.
-
Kokeilu koko kunnan alueella vs. rajatulla alueella.
-
Perhekeskustiimi aluksi rajatumpi ja myöhemmin tiimin laajentaminen eri osaamisella.
- Yhdessä ajan seuranta ja arviointi. Toimintaa tulee seurata yhdessä sovituilla seurantaindikaattoreilla. Systemaattinen keskustelu käyttöönotosta, seurannasta ja arvioinnista voidaan toteuttaa esim. kunnan LAPE-ryhmässä tai muussa sopivassa monialaisessa verkostossa.
Viestinnän roolia Yhdessä ajasta ei voi korostaa liikaa. Viestintä tulee huomioida siten, että tieto tavoittaa perheet ja työntekijät mahdollisimman hyvin. Viestinnän tulee olla säännöllistä ja toistuvaa.
Perheiden ja ammattilaisten osallisuus tulee huomioida Yhdessä ajan suunnittelussa ja kokeiluissa. Palautetta ja kehittämisideoita on tärkeää pyytää perheiltä ja ammattilaisilta, jotta toimintaa voidaan kehittää entistä paremmin niin asiakkaita kuin ammattilaisiakin palvelevaksi.
Yhdessä ajan kohderyhmänä ovat lapset, nuoret ja perheet sekä perhekeskuksen että perhekeskusverkoston ammattilaiset.
Perheitä on osallistettu eri puolilla maakuntaa käynnistyneissä Yhdessä ajan kokeiluissa erityisesti asiakaspalautteen muodossa. Perheet ovat olleet osallisena lisäksi toimintamallin suunnittelussa ja kokeiluissa. Yhdessä aika itsessäänkin osallistaa perheitä monitoimijuuden näkökulmasta. Perheet saavat olla vaikuttamassa yhteiseen työskentelyyn koko Yhdessä aika- prosessin ajan.
Aisiakasymmärrystä kerättiin lisäksi asiakashaastatteluilla, joissa käytiin keskustelua vanhempien kokemuksista monitoimijaisesta yhteistyöstä, palvelusta toiseen siirtymisestä ja puheeksiotosta.
Maaliskuussa 2023 toteutettiin kehittämistyön päätteeksi vielä sähköiset työntekijä- ja asiakaskyselyt liittyen Yhdessä ajan kokemuksiin.
Kuva
Kuva
Kuvittele ja kokeile
Yhdessä aika on kehitetty LAPE-hankkeen aikana THL:n monitoimijaista arviointia (2017) mukaillen.
Yhdessä ajassa on myös hyödynnetty mukaillen vastuutyöntekijä- mallia, joka on alunperin SiunSotessa kehitetty.
Yhdessä aika
Yhdessä aikaa suunniteltiin yhdessä muiden Pohjois-Savon alueen perhekeskuskehittäjien, OT-keskuskoordinaattoreiden ja LUMO-hankkeen sekä kuntien toimijoiden kanssa.
Rakenne oli jo hyvin pitkälti suunniteltu Lape-hankkeen aikana (v.2017), mutta käsitteitä ja rooleja esimerkiksi lähityöntekijän ja vastuutyöntekijän osalta tarkennettiin perhekeskuskehittäjien, kuntatoimijoiden sekä järjestöjen kanssa yhteistyössä.
Yhteistyö- ja konsultaatiokäytänteet osana Yhdessä aikaa
Yhteistyössä yhdyspintapalveluiden ja verkoston kanssa keskeisessä asemassa oli perhekeskustoimintamallista viestintä ja erityisesti Yhdessä aika- toimintamallin tutuksi tuleminen verkostolle. Tiettyjen toimintojen kanssa päätettiin yhteistyössä toteuttaa pilotit Yhdessä aikaan liittyen. Palveluiden kanssa käytiin keskustelua yhteistyökäytänteistä ja kuvattiin käytänteet verkoston hyödynnettäväksi.
Perhekeskus ja lastensuojelu: Yhteistyö käynnistettiin LUMO-hankkeen lastensuojelun kehittämisasiantuntijan kanssa. Yhteistyö jatkui säännöllisesti hankkeen aikana. Yhteisissä tapaamisissa päivitettiin molempien hankkeiden ajankohtaisia kuulumisia ja käytiin keskustelua yhteisestä työstä. LUMO-hankkeessa kehitettiin monitoimijaista arviointimallia palvelutarpeen arviointiin liittyen. Palvelutarpeen arvioinnin tekeminen monitoimijaisesti edistää perhekeskusverkoston ja lastensuojelun yhteistä työtä ja on näin ollen tärkeä yhdyspinta. Lisätietoa: Toimintakortit monitoimijaiseen lapsen palvelutarpeen arviointiin | Innokylä (innokyla.fi)
Perhekeskus ja OT-keskus: Yhteistyötä tehtiin OT-hankkeen projektikoordinaattoreiden kanssa säännöllisesti hankkeen kanssa. Projektikoordinaattoreiden kautta saatiin kuvaus OT-keskuksen konsultaatiokanavista. Perhekeskuksen on hyvä olla tietoinen myös OT-tason konsultaatiomahdollisuuksista vaikka useimmiten perustasolta ohjaudutaan ensiksi erityistason palveluihin mm. lastensuojeluun tai erikoissairaanhoitoon.
Perhekeskus ja aikuisten mielenterveyspalvelut: Yhteistyökäytänteitä lähdettiin suunnittelemaan yhdessä Kuopion aikuisten mielenterveyspalveluiden palveluesimiehen ja tiimivastaavana toimivan psykiatrisen sairaanhoitajan sekä neuvolapalveluiden palveluesimiehen kanssa. Yhteisen keskustelun myötä päätettiin kokeilla aikuisten mt-palveluiden jalkautumista Yhdessä ajoille. Kokeilun aikana toteutui yksi Yhdessä aika, josta kokemukset olivat niin myönteisiä. Kokeilun jälkeen toiminta päätettiin juurruttaa osaksi perustoimintaa.
Perhekeskus ja TE-toimisto: Keskustelua yhteistyökäytänteistä käytiin TE-toimiston palveluesimiehen kanssa. TE-palvelujen asiantuntijan tapaamisen myötä kuvattiin keskeisiä yhteistyön väyliä.
Perhekeskus ja KELA: Yhteistyö käynnistyi KELAN tiimipäällikön ja palvelu/etuuskäsittelijän kanssa. Yhteisen keskustelun myötä päätettiin toteuttaa pilotti, jonka myötä KELAN etuuskäsittelijää pystyi kutsumaan Yhdessä ajalle Kuopion perhekeskusverkostossa.
Perhekeskus ja Navigaattori: Yhteistyötä tehtiin erityisesti Navigaattorin palvelutoripäällikön kanssa. Tapaamisiin osallistui tarpeen mukaan myös muita Navigaattorin ammattilaisia (mm.työ- ja yritysvalmentaja, Ohjaamon työntekijät). Yhteistyökäytänteitä lähdettiin miettimään erityisesti Kuopion alueelle. Keskustelun myötä tunnistettiin, että monille ammattilaisille Navigaattorin palvelut ovat vielä tuntemattomia, joten nähtiin hyödyllisenä järjestää Teamsilla kaksi infotilaisuutta Navigaattorista perhekeskusverkoston ammattilaille. Infotilaisuuksien jälkeen Navigaattorin kanssa sovittiin käytänteistä liittyen Yhdessä aikaan ja päädyttiin siihen lopputulemaan, että Navigaattorin ammattilaiset voivat kutsuttuna jalkautua Yhdessä ajoille, mutta olla myös itse koollekutsujana Kuopion alueella.
Perhekeskus ja lasten- ja nuorten mielenterveyspalvelut: Tätä yhteistyötä lähdettiin suunnittelemaan Tulevaisuuden sote-keskus-hankkeessa kehitetyn lasten ja nuorten mielenterveyden tuen ja hoidon saatavuuden ja palveluun pääsy- kokonaisuuden kehittäjien kanssa. Tähän kokonaisuuteen linkittyy jalkautuvat psykiatriset sairaanhoitajat, jotka tekevät työtä peruskoulun arjessa. Yhteisen keskustelun myötä lähdettiin kehittäjien sekä jalkautuvien psykiatristen sairaanhoitajien kanssa pohtimaan, miten Yhdessä aika linkittyy psykiatristen sairaanhoitajien työhön.
Oppilaitokset
Kehittämistyön aikana yhteistyötä tehtiin tiiviisti alueellisten oppilaitosten (Itä-Suomen yliopisto, Savonia- ammattikorkeakoulu ja Savon ammattiopisto). Oppilaitosten edustajien kanssa tavattiin säännöllisesti kokousten merkeissä ja käytiin vuoropuhelua niin hankkeen kuin oppilaitosten ajankohtaisista aiheista. Oppilaitosyhteistyössä korostui opinnäyte- ja projektitöiden aiheiden pohtiminen yhdessä ja koulutustarpeiden esille tuominen oppilaitosten suuntaan.
Hankkeen aikana valmistui Pro gradu- työ Yhdessä aikaan liittyen. Työ liitteenä.
Kuva
Perheiden palautteita Yhdessä ajasta:
"Erityisen hyvää oli se, että paikalla oli eri tahoja samaan aikaan. Ei tarvinnut kertoa samoja asioita useaan kertaan, vaan yksi kerta riitti. Taakka tippui harteilta yhteisen ajan myötä."
”Asiantuntijoiden erilaiset näkökulmat auttoivat ja toivat uskoa siihen, että tekee lapsen kanssa oikein"
"Keskustelu auttoi hahmottamaan perheen tilannetta kokonaisuutena. Sovimme konkreettisia askeleita miten edetä"
"Tuli olo, että tulin kuulluksi. Sain sanottua asiat ja sain palautetta, että olen toiminut oikein."
"Konkreettiset seuraavat askeleet, mihin ollaan yhteydessä, kuka toimii yhteyshenkilönä"
"Hyvä matalan kynnyksen palvelu ja luonteva tapa viedä asioita eteenpäin"
"Sain hyviä neuvoja ja vahvistusta siihen, että perheessämme tehdään jo nyt asioita hyvin."
"Palvelu kaipaa selkeästi enemmän "markkinointia" jotta mahdollisimman moni apua tarvitseva perhe tavoittaisi sen."
Tulevaisuuden sotekeskus-hankkeessa Yhdessä ajan käyttöönottoa lähdettiin edistämään kuntien kanssa järjestettävän työpajatyöskentelyn muodossa. Pohjois-Savon 19 kuntaa jaettiin neljään ryhmään ja ryhmiä tavattiin säännöllisesti kahden perhekeskusprojektityöntekijöiden toimesta.
Vuoden 2021 aikana työpajoja järjestettiin neljä kertaa. Työpajojen teemoja olivat viestintä, sitoutuminen ja motivointi, johtaminen, osaaminen, käytännön toteuttaminen, osallisuus, seuranta ja arviointi.
Vuonna 2022 Yhdessä ajan käyttöönoton edistäminen oli kuntakohtaisempaa. Projektityöntekijät jalkautuivat tapamaan kuntien perhekeskusverkoston toimijoita Yhdessä aikaan ja perhekeskuskehittämiseen liittyen. Yhteisen keskustelun ja suunnittelun myötä pyrittiin edistämään mallin käyttöönottoa ja perhekeskusideologian juurtumista.
Yhdessä ajasta viestittiin hanketyön aikana erilaisissa webinaareissa, alueellisissa ja kansallisissa puheenvuoroissa sekä infotilaisuuksissa.
Kuntien tueksi työstettiin materiaalia Yhdessä ajasta mm. perehdytysvideo, esite perheille, juliste, kortti ammattilaisille ja Yhdessä ajan ABC työntekijöille.
Kuva
Kuva
Kuva
- Perhekeskustiimin on hyvä kalenteroida sovittu aika Yhdessä aikojen järjestämistä varten. Kalenterivarauksen voi vapauttaa muulle työlle, mikäli kutsua Yhdessä ajalle ei tiettyyn ajankohtaan mennessä tule. Kalenterivarausten raukeamiseen hyvä deadline on noin viikko, jotta varatulle ajalle voi järjestää muita työtehtäviä.
- Yhdessä aikaan liittyvät käytänteet kutsukäytännön suhteen on sovittava yhteisesti verkoston kanssa. Verkostolla tulee olla tiedossa ketä voi kutsua Yhdessä ajalle ja miten ja mihin mennessä kutsuminen tulee tapahtua.
- Yhdessä ajan markkinointi asiakkaille monikanavaisesti. Viestinnän tulee toistuvaa ja säännöllistä.
- Yhdessä ajasta on hyvä käydä säännöllisesti keskustelua henkilöstön kanssa. Vaarana on erityisesti käyttöönoton alussa, että toiminta unohtuu.
- Yhdessä aikaa varten on hyvä käsitellä siihen sopivalla foorumilla säännöllisesti myös esihenkilöiden ja johdon kesken.
- Yhdessä aikojen seuranta toimii tiedolla johtamisen tukena
- Yhdessä aika tulee sovittaa kuntaan sopivaksi, huomioden kunnassa olevat käytänteet, palvelut ja rakenteet.
Yhdessä ajassa keskeistä on ammatillisen asiantuntemuksen ja voimavarojen yhdistäminen lasten, nuorten ja perheiden kokonaisvaltaiseksi auttamiseksi. Yhdessä aika tarjoaa perhekeskusverkoston ammattilaisille rakenteen yhteistä työtä ja yhteisiä asiakkaita varten. Yhdessä tekemiselle tavoitellaan perheiden parasta, lisätään asiakasosallisuutta ja panostetaan varhaiseen ja ennaltaehkäisevään tukeen.
PROSESSI
Yhdessä aika- prosessi käynnistyy ammattilaisen ja perheen kohtaamisella. Kohtaamisen yhteydessä joko perhe itse tai ammattilainen ottaa puheeksi havaitun asian tai huolenaiheen. Yhteisen keskustelun myötä pohditaan, onko asia sellainen, että sen äärelle olisi hyvä kokoontua useamman kuin yhden ammattilaisen kanssa Yhdessä ajan muodossa. Mikäli perhe kokee Yhdessä ajan hyväksi ideaksi, kokoaa perheen kanssa asiasta keskustellut ammattilainen tarvittavan verkoston koolle sovittuna aikana sovittuun paikkaan. Lähtökohtana on, että perhe itse nimeää toimijat, joita toivoo paikalle Yhdessä ajalle. Ammattilainen voi perheen tukena pohtia, keitä kannattaisi perheen tilanne huomioiden kutsua. Tapaamispaikka pyritään järjestämään perheen toiveen mukaisesti. Myös perhe itse voi pyytää Yhdessä ajan koollekutsumista.
Koollekutsuminen voi tapahtua myös palveluohjauksen/ neuvonnan ja ohjauksen kautta tai muuta väylää pitkin, mikäli näin on kunnassa linjattu. Pääasia on, että ammattilaisten kutsuminen Yhdessä ajalle on aina ammattilaisen vastuulla.
Yhdessä ajalla keskustelua käydään perheen tilanteesta käsin ja pyritään huomioimaan perheen kokonaistilanne hyvinvoinnin tähteä tai Lapset puheeksi- neuvonpitoa hyödyntäen. Yhdessä ajalla perheelle nimetään vastuutyöntekijä, joka toimii perheen yhteyshenkilönä ja vastaakin sovitulla tavalla yhteydenpidosta perheen kanssa ja hän järjestää tarvittaessa seurantatapaamisen. Lue lisää vastuutyöntekijämallista: POSOTE20: Vastuutyöntekijämalli | Innokylä (innokyla.fi)
Yhdessä ajalla perheelle tehdään yhteinen suunnitelma, johon kirjataan konkreettisia asioita, joihin tarvitaan muutosta ja toimenpiteet, joilla näihin muutoksiin päästään. Yhteinen suunnitelma on tarkoitettu pääasiassa perheelle, mutta tarvittaessa suunnitelma voidaan antaa myös muille ammattilaisille. Vastuutyötekijän tehtäviin kuuluu seurata yhteisen suunnitelman toteutumista. Yhteinen suunnitelma on muistio, johon kirjataan vain keskeiset asiat ilman tunnistetietoja. Ammattilaiset kirjaavat tarvittaessa Yhdessä ajan asiakas- ja potilastietojärjestelmiin omien yksiköiden käytänteiden mukaisesti huomioiden lainsäädännön. Kirjaamisen apuna voi hyödyntää THL:n julkaisua: Kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä.
Yhdessä ajan jälkeen perhe ja vastuutyöntekijän välinen yhteistyö jatkuu sovitusti sovitulla tavalla. Tavoitteena on, että Yhdessä ajan myötä perheen arki muuttuisi sujuvammaksi.
Kuva
Jotta Yhdessä aika juurtuu osaksi perhekeskusverkoston työtä, tulee Yhdessä ajan käyttöönottoon, johtamiseen, arviointiin ja seurantaan liittyvistä asioista sopia palvelutuotannossa ja jakaa vastuut. Kyseiset asiat tulee kuvata myös hyvinvointialueen perhekeskustoimintasuunnitelmaan ja muihin tarvittaviin asiakirjoihin.
Viestinnän rooli Yhdessä ajan juurtumisessa on merkityksellistä. Yhdessä ajasta on hyvä viestiä eri kanavissa ja viestinnän tulee olla säännöllistä. Työntekijöille tulee mahdollistaa keskustelu Yhdessä aikaan liittyen ja henkilöstön näkemyksiä ja mielipiteitä kannattaa hyödyntää Yhdessä ajan kehittämiseksi alueella.
Yhdessä ajan käyttöönoton osalta johdon sitoutuminen on erityisen tärkeää. Ilman johdon mukanaoloa, käyttöönoton onnistuminen on haastavaa. Liitteenä kuva perhekeskusmenetelmän systemaattisesta käyttöönotosta.
Kuva
Yhdessä ajan käyttöönoton tilanne eteni tavoitteen mukaisesti. Keväällä 2023 Yhdessä aika oli joko kokeilussa tai juurtumassa osaksi perustoimintaa 15 Pohjois-Savon kunnassa. Liitteenä olevasta kuvasta voidaan nähdä, miten käyttöönotto on edistynyt vuosien 2021-2023 aikana. Arvioinnin tukena on käytetty käyttöönoton tilanteeseen liittyvää 5-portaista mittaristoa.
Yhdessä aikoja järjestettiin 2v ja 3kk kestävän kehittämistyön aikana 222kpl. Hankkeen aikana huomattiin, että kaikkia Yhdessä aikoja ei raportoitu sähköiselle lomakkeelle johtuen mm. inhimillisistä unohduksista tai arjen kiireestä, joten lopullinen lukema on varmasti suurempi.
Yhdessä ajan käyttöönottoa on tarkoitus edistää RRP-hankkeessa osana lapsiperheiden saatavuuden ydinprosessin kehittämistä. Tulevaisuuden tavoitteena on, että malli juurtuu osaksi perustoimintaa koko Pohjois-Savon alueella siten, ettei hanketyöntekijöitä enää tarvita toimintamallin käyttöönoton edistämiseksi.
Kuva
.png?itok=WmbrJ10p)