Sähköisen perhekeskuksen, Omaperhe-osion käyttöönotto, Etelä-Karjalan HVA (RRP, P4, I1B)
Sähköinen perhekeskus tukee perhekeskustoiminnan kehittämistä kooten alueen perhekeskustoimijat yhteen yhteiselle digialustalle. Alusta tarjoaa asukkaille ja ammattilaisille mm. valtakunnallisesti yhteneväistä tietoa, palveluita ja omahoito-ohjelmia.
Model name
Sähköinen perhekeskus tukee perhekeskustoiminnan kehittämistä kooten alueen perhekeskustoimijat yhteen yhteiselle digialustalle. Alusta tarjoaa asukkaille ja ammattilaisille mm. valtakunnallisesti yhteneväistä tietoa, palveluita ja omahoito-ohjelmia.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueella tehtiin päätös ottaa käyttöön Sähköisen perhekeskuksen Omaperhe-osio tukemaan alueemme perhekeskustoimintaa. Käyttöönottoprojekti toteutettiin Happee2-hankkeessa.
Linkki: Etelä-Karjalan hyvinvointialue - Perhekeskustoiminta
Omaperhe on digitaalinen palvelu perheille ja perhettä suunnitteleville sekä soveltuvin osin myös nuorille. Omaperhe on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Omaperheen tarkoituksena on tarjota luotettavaa tietoa asiantuntijaverkoston kokoamien yli 300 artikkelin avulla perhe-elämän ja lapsen ikäkausien eri vaiheissa. Omaperheestä löytyy myös eri toimijoiden niin paikallisia kuin valtakunnallisia palveluita, joihin asiakas voi ottaa yhteyttä. Palveluiden tuottajina ovat perhekeskustoimijat: sosiaali- ja terveysalan toimijat, järjestöt, seurakunnat ja kunnat sekä muut 3. sektorin toimijat. Käytettävissä on 80 erilaista omahoito-ohjelmaa. Omaperheestä löytyy lisäksi videoita, tapahtumia ja hyödyllisiä linkkejä. Omaperheen tietosisältöjä ja toimintoja voivat hyödyntää myös perheiden kanssa toimivat ammattilaiset.
Linkki videoon: DigiFinland - Omaperhepalvelun esittely
DigiFinland tuottaa Sähköisen perhekeskuksen (SPK) verkkopalvelukokonaisuutta hyvinvointialueiden ja Helsingin kaupungin kanssa. Sähköinen perhekeskus kokoaa yhteen perheiden palvelut, tapahtumat sekä monipuolista tietosisältöä, jotka tukevat asukkaita ja moniammatillista yhteistyötä. Sähköisen perhekeskuksen kokonaisuus sisältää Omaperheen lisäksi nuorille suunnatun Omahelpperin sekä ammattilaisille suunnatun osion.
Linkki: DigiFinland - Sähköinen perhekeskus
Omaperheen käyttöönotto tapahtui Etelä-Karjalassa tammikuussa 2024.
Linkki: Etelä-Karjalan hyvinvointialue, asukas- ja mediatiedote
Omaperhe on digitaalinen palvelu, josta asiakkaat ja ammattilaiset saavat muun muassa ensitietoa ja tietoa perhekeskustoimijoiden palveluista kootusti yhdestä paikasta. Omaperhe hyödyntää Palvelutietovarannon avointa dataa. Omaperhe-palvelu on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta, joustavasti. Palvelun avulla voidaan vahvistaa asiakkaan toimijuutta ja helpottaa oikeiden palveluiden piiriin pääsemistä.
Omaperheen kohderyhmää ovat perheet, perhettä suunnittelevat, nuoret sekä ammattilaiset. Asiakasymmärrystä on kerrytetty niin kansallisesti kuin alueellisestikin muun muassa asukaskyselyitä ja palautteita hyödyntäen. Perhekeskustyöryhmässä on nuorisovaltuuston jäseniä. Perhekeskustyön ammattilaisilta on kerätty myös alueellista ja kuntakohtaisia tietoja kehittämisen tueksi kuntakierroksilla sekä ammattilaiskyselyllä.
Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton onnistumisen edellytykset
Käyttöönotto onnistuu parhaiten, kun organisaatiolla on selkeät linjaukset, vahva sitoutuminen sekä tuki projektin onnistumiselle jo sen alkuvaiheessa. Johtajien ja esihenkilöiden tulee sisällyttää käyttöönotto osaksi toiminnallisia tavoitteitaan ja varmistaa, että uusi toimintamalli juurtuu osaksi arjen työskentelyä ammattilaisten kanssa.
Ihanteellisessa tilanteessa koko henkilöstöllä on jo ennen käyttöönottoa hyvä ymmärrys perhekeskustoiminnasta ja siitä, miten Sähköinen perhekeskus tukee tätä toimintaa. Tämä auttaa luomaan yhteisen näkemyksen palvelun merkityksestä ja tavoitteista.
Tiedottaminen ja viestintä asukkaille, sidosryhmille ja ammattilaisille vaatii aikaa sekä kykyä reagoida muuttuviin tilanteisiin. Ammattilaisten perehdytys perhekeskustoimintaan ja Omaperhe-alustan käyttöön on keskeinen osa onnistunutta käyttöönottoa.
Juurruttamistyölle tulee varata riittävästi aikaa myös projektin päätyttyä. Sähköisen perhekeskuksen hallintamallin on hyvä olla selkeästi määritelty. Onnistunut juurtuminen on pitkäjänteinen prosessi, joka vaatii laaja-alaista koordinaatiota niin organisaation sisällä kuin eri sidosryhmien ja kansallisten toimijoiden kanssa.
Projektin päättymisen jälkeen jatkuvuuden kannalta on hyvä, jos pääkäyttäjän ja kehittäjän roolissa toimii henkilö, joka on ollut tiiviisti mukana projektin alusta asti. Tämä mahdollistaa Sähköisen perhekeskuksen toiminnan ketterän kehittämisen ja laaja-alaisen juurtumisen tukemisen myös tulevaisuudessa.
Omaperheen käyttöönottoprosessin vaiheita
Etelä-Karjalan hyvinvointialueella Omaperhe-palvelun käyttöönotto käynnistettiin vaiheittain tiiviissä yhteistyössä eri ammattilaisten ja sidosryhmien kanssa. Käyttöönoton alkuvaiheessa järjestettiin tiedotustilaisuuksia sekä työpajoja, joissa tarkasteltiin palvelukuvauksia ja palvelunousuja. Työpajoihin osallistuivat esihenkilöt, digimentorit ja sihteerit. Lisäksi perhepalveluiden esihenkilöille ja lääkäreille järjestettiin oma Omaperhe-työpaja.
Digimentorit ja esihenkilöt vastasivat omien yksiköidensä henkilöstön informoimisesta ja Omaperheen käytön edistämisestä. Perhekeskuskoordinaattori tuki prosessia osallistumalla tiimipalavereihin, kehittämispäiviin ja muihin tapahtumiin, joissa hän tiedotti Omaperheestä ja tarjosi perehdytystä yksiköiden toiveiden mukaisesti.
Omaperheestä tiedotettiin henkilöstölle useilla eri tavoilla, kuten intranetin uutisten kautta sekä perustamalla oma Sähköinen perhekeskus – Omaperhe -intrasivusto. Lisäksi perhepalveluiden infotilaisuuksissa jaettiin ajankohtaista tietoa käyttöönottoprosessin etenemisestä.
Käyttöönottoprojektin tueksi muodostettiin ohjausryhmä ja perhekeskuksen kehittämisen työryhmä, jotka toimivat Teams-alustalla. Myös sidosryhmille suunnattua viestintää toteutettiin erilaisten yhteistyöryhmien ja Teams-kanavien kautta.
Asukkaiden suuntaan viestintää tehtiin monikanavaisesti: julisteiden, flyereiden, roll-upien ja tarrojen avulla. Lisäksi hyödynnettiin sosiaalista mediaa, asukas- ja paikallislehtiä sekä hyvinvointialueen verkkosivuja, joille julkaistiin uutisia Omaperheestä ja linkkejä verkkopalveluun osana perheille suunnattuja palvelusivuja.
Viestintää toteutettiin yhteistyössä kuntien, järjestöjen ja seurakuntien kanssa. Kunnat jakoivat tiedotteita Wilma- ja Daisy-kanavien kautta sekä sähköpostitse henkilöstölle. Myös perhekeskustoimijat levittivät Omaperhe-tiedotetta ja verkkolinkkiä omilla verkkosivuillaan.
Kaikkein keskeisimmäksi ja vaikuttavimmaksi viestinnän muodoksi nousi kuitenkin ammattilaisten toteuttama tiedotus ja opastus asiakaskohtaamisten yhteydessä. Tämä suora, yksilöllinen neuvonta koettiin tärkeimmäksi keinoksi tukea asukkaita Omaperheen käytössä.
Sähköisen perhekeskuksen Omaperheen käyttöönotto tehtiin onnistuneesti. Kävijämäärä sivustolla on lisääntynyt käyttöön oton jälkeen yli odotusten. Asukkailta ja ammattilaisilta saatuja palautteita on viety kehitysryhmiin ja DigiFinland on toteuttanut toiveita ja kehittämisideoita. Ammattilaisten uudenlainen ajattelumalli perheen kokonaisvaltaisen tilanteen huomioimiseksi ja auttamiseksi sekä yhteisen työn lisääntyminen ovat olleet positiivisia vaikutuksia projektin aikana. Myös digitalisaatio osana työskentelyä on saanut jalansijaa ammattilaisten keskuudessa.
Kansikuva
