Kirjaamisfoorumi.fi – Avoin materiaali (RRP, P4, I3)

Kansa-koulu-hankkeiden digitaalisen oppimisympäristön ympärille on rakennettu verkkosivut (www.kirjaamisfoorumi.fi), joilta löytyy mm. avointa oppimateriaalia, vastauspankki ja tietoa kirjaamisasiantuntijana toimimisesta. 

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Kirjaamisfoorumi.fi – Avoin materiaali (RRP, P4, I3)
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Kansa-koulu-hankkeiden digitaalisen oppimisympäristön ympärille on rakennettu verkkosivut (www.kirjaamisfoorumi.fi), joilta löytyy mm. avointa oppimateriaalia, vastauspankki ja tietoa kirjaamisasiantuntijana toimimisesta. 

Toteutuspaikka
Valtakunnallinen
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Valtakunnallinen
Toimintamallin rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)

Luotu

16.04.2024

Viimeksi muokattu

24.04.2024

icon/chevron-down Created with Sketch. Toimintamallin kuvaus

Ratkaisun perusidea **

Kansa-koulu III -hankkeessa syksyllä 2020 verkkosivut avattiin osoitteeseen www.kirjaamisfoorumi.fi. Verkkosivujen rakennus ja ylläpito toteuttiin hankkeen sisäisenä työnä. Aluksi verkkosivuille koostettiin tietoa kirjaamisasiantuntijavalmennuksen sisällöistä, toteutustavasta ja aikataulusta sekä kirjaamisasiantuntijana toimimisesta. Verkkosivuille avattiin myös Kirjaamiskertomuksia -blogi, jossa julkaistiin valmennettujen kirjaamisasiantuntijoiden kirjoituksia sosiaalihuollon kirjaamisen liittyvistä teemoista. Keväällä 2021 verkkosivuille avattiin materiaalipankki, josta löytyy hankkeen tuottamaa ja valmennuksissa käyttämää valmennusmateriaalia vapaasti ladattavaksi. Loppukeväällä 2021 avoimeen materiaalipankkiin lisättiin hankkeen tuottama Kirjaamisasiantuntijan käsikirja, jonka sisältö käsittelee kirjaamisasiantuntijana toimimista sekä kirjaamisvalmennusten järjestämistä omalle työyhteisölle. Kirjaamiskertomuksia -blogissa julkaistiin hankekauden aikana blogikirjoituksia. Syyskuussa 2021 Kirjaamisfoorumi -verkkosivusto julkaistiin myös ruotsiksi nimellä Dokumenteringsforum. Ruotsinkieliseltä verkkosivulta löytyy lähes kaikki suomenkielisen verkkosivun sisältö, mukaan lukien ruotsinkielinen materiaalipankki sekä Kirjaamisasiantuntijan käsikirja. Ainoastaan Vastauspankki ja blogi olivat resurssisyistä saatavilla vain suomeksi. Syksyllä 2021 verkkosivuille avattiin vielä vastauspankki, johon koottiin kirjaamisvalmennusten ja hankkeen tapahtumien aikana osallistujilta saatuja haastavia kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä. Kysymyksiin muotoiltiin vastauksia yhteistyössä esimerkiksi THL:n kanssa. 

Kansa-koulu 4.0 -hankkeen alussa valmennuksissa käytettävä vapaasti ladattava valmennusmateriaali käytiin läpi ja päivitettiin ajan tasalle. Tämä tehtiin sekä suomen- että ruotsinkielisen materiaalin osalta. Materiaalien päivittämisessä tehtiin yhteistyötä THL:n ja Kelan Kanta-palvelujen asiantuntijoiden kanssa. Uutena sivuille tuotiin saataville myös hyvän kirjaamisen ja eettisen kirjaamisen huoneentaulut suomeksi ja ruotsiksi.  Hankkeen verkkosivuilta löytyi edelleen myös kirjaamista käsittelevä Vastauspankki, jota päivitettiin joiltain osin hankkeen aikana. Valmennetuille kirjaamisasiantuntijoille suunnattu Kirjaamisasiantuntijan käsikirja oli edelleen saatavilla. Myös blogitekstejä julkaistiin.

Kansa-koulu 5-hankkeen alussa valmennuksissa käytettävä vapaasti ladattava valmennusmateriaali käytiin läpi erityisesti lainsäädännön ja kansallisten ohjeiden muutosten johdosta ja päivitettiin ajan tasalle. Tämä tehtiin sekä suomen- että ruotsinkielisen materiaalin osalta. Blogitekstejä julkaistiin hankkeen aikana useita ja yksi näistä oli kokonaan ruotsinkielinen. Esihenkilöille suunnattua viestintämateriaalia täydennettiin. Kirjaamisen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisen tueksi julkaistiin video ja diamateriaali. Niiden avulla esihenkilöitä tuettiin ottamaan haltuun keskeiset ajankohtaiset nostot sosiaalihuollon kirjaamisen ja tiedonhallinnan kehittämisestä sekä suuntaamaan kehittämistä eteenpäin kokonaisvaltaisesti.

Toimintaympäristö **

Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto koostuu kymmenestä alueellisesta osaamiskeskuksesta, jotka ovat vieneet sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämistä eteenpäin Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Kirjaamisosaamisen vahvistamistarpeiden taustalla on 1.4.2015 voimaan tullut (sittemmin uudella asiakastietolailla kumottu) laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke käynnistyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi. Kirjaamisvalmennuksen järjestäminen on ollut kehittämistyön keskeinen toimintatapa aivan ensimmäisestä hankkeesta lähtien. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristössä on tapahtunut valtava muutos, kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyi kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Kansallinen tahtotila on ollut rakentaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista laajempia kokonaisuuksia. Digitaalisuus sekä palvelujen ja tiedon saavutettavuus ja hyödynnettävyys ovat olleet vahvoja teemoja julkisen hallinnon kehittämisessä. Kansallisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii toimintamallien yhdenmukaistamista. Sosiaalihuollossakin on pitänyt etsiä ja löytää omat tarpeet sekä toimintatavat, sillä palvelujen toimintalogiikka ja niiden taustalla oleva lainsäädäntö ovat erilaiset kuin terveydenhuollossa.   

Laadukas asiakastyön kirjaaminen on edellytys sille, että hyvinvointialueet saavat tarvittavat tiedot palvelujen suunnittelun, järjestämisen, toteutuksen ja arvioinnin sekä johtamisen pohjalle. Tämä yhtä aikaa velvoittaa ja motivoi organisaatioita sosiaalihuollossa työskentelevien ammattilaisten kirjaamisosaamisen kehittämiseen. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistarpeet eivät ole katoamassa lähivuosina minnekään. Hyvinvointialueilla sekä yksityisillä sosiaalipalvelujen tuottajilla on entistä suurempi paine oman toimintansa kehittämiseen, kun sosiaalihuollon liittymiselle osaksi Kanta-palveluja ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa on olemassa lakisääteinen ja velvoittava takaraja. Asiakastietojen näkyminen OmaKannan kautta tulee vahvistamaan sosiaalihuollon asiakkaiden osallisuutta. Tämän myötä asiakastietoa kirjaavilta ammattilaisilta edellytetään entistä vahvempaa eettistä ja osallistavaa kirjaamisen osaamista. 

Hyvinvointialueuudistuksen ja Kanta-palveluihin liittymisen lisäksi kirjaamisasiantuntijavalmennukseen ovat viime vuosina vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain ja sen korvanneen asiakastietolain sekä toisiolain voimaantulo, sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Koronaviruksen aiheuttama pandemia vaikutti puolestaan voimakkaasti kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kohderyhmän toimintaan. Vaikutukset olivat kuitenkin aiempiin, paikan päällä järjestettyihin valmennuksiin verrattuna vähäisempiä, koska valmennus on toteutettu suunnitellusti etäyhteyksin jo toisesta Kansa-koulu-hankkeesta lähtien. Saman aikaisesti kehitettiin kirjaamisfoorumi.fi avoin verkkosivusto valmennettujen kirjaamisasiantuntijoiden tueksi.

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat valtakunnallinen, lakisääteinen toimijaverkosto, joka on pystynyt vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja niistä nouseviin kehittämistarpeisiin nopeasti ja ketterästi. Hyvinvointialueuudistus on vaikuttanut myös sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaan, ja osa niistä on siirtynyt hallinnollisesti jonkin toiminta-alueensa hyvinvointialueen rakenteisiin. Sosiaalialan osaamiskeskusten tulevaisuuden roolia, paikkaa ja tehtäviä tarkastellaan osana laajempaa sosiaalihuollon tutkimuksen, koulutuksen, kehittämisen ja innovaatioiden (TKKI) rakennetta. 

Kirjaamisasiantuntijatoimintaa tukeva avoin materiaali on mukautunut vuosien varrella toimintaympäristön muutoksiin – organisaatioiden osaamisen lisäämiseen käytettävää oppimateriaalia on päivitetty, materiaalia on eri Kansa-koulu-hankkeissa tuotettu lisää ja materiaalien sisällöt ja kohdentaminen ovat muuttuneet kulloinkin esiin nousseiden tarpeiden mukaan. 

Kirjaamisfoorumi.fi - avoin materiaali on toteutettu kunkin Kansa-koulu-hankkeen määrärahojen ja hankeaikojen puitteissa. Verkkosivusto ja sen avoin materiaali julkaistiin Kansa-koulu III -hankkeen aikana, minkä aiempien Kansa-koulu-hankkeiden asiantunteva kehittämistyö on mahdollistanut. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kirjaamisfoorumi.fi-verkkosivuston ja sen avoimen materiaalin kohderyhmänä ovat sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset. Valmennuksen perusidea on ollut se, että nämä organisaatioihin valmennetut asiantuntijat vievät tietoa eteenpäin omissa organisaatiossaaan. Verkkosivusto ja sen avoin, ajantasainen materiaali tukevat kirjaamisasiantuntijoiden tehtävää ja auttaa heitä pysymään ajantasalla kirjaamisen kehittämisen teemoista. Palvelua on markkinoitu sekä yksityisille että julkisille sosiaalihuollon palveluntuottajille. 

Asiakasymmärrystä on hyödynnetty kyselytyökalujen ja osallistamisen kautta.  Kirjaamisasiantuntijoilta, kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöiltä ja muilta Kansa-koulu-hankkeiden sidosryhmiltä on kysytty, millaista tukea he tarvitsevat kirjaamisen kehittämisen edistämisessä. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Sosiaalialan osaamiskeskukset (10) muodostavat lakisääteisen, koko maan kattavan tutkimus- ja kehittämistoiminnan alueellisen verkoston. Osaamiskeskukset ovat kukin alueensa sosiaalialan asiantuntijoita, verkostojen kokoajia ja hyvinvointialueiden kehittämistoiminnan tukijoita. Verkostorakenne on toimiva tapa kansallisesti yhdenmukaisen toiminnan toteuttamiseen.   

Sosiaalialan osaamiskeskuksilla on tunnistettu olevan tuntemus sosiaalihuollon toimintaympäristöstä ja toimijoista sekä tieto paikallisista verkostoista ja toimintakulttuureista. Osaamiskeskusverkoston vahvuutena on kyky nopeaan reagointiin alueellisten tarpeiden mukaan. Osaamiskeskusverkosto tekee tiivistä ja säännöllistä yhteistyötä, mikä mahdollistaa nopean päätöksenteon sekä reagoinnin erilaisiin kehittämistarpeisiin. Tämän ansiosta kirjaamisasiantuntijavalmennusta on pystytty toteuttamaan systemaattisesti ja pitkäjänteisesti, vaikka toimintaa on rahoitettu ainoastaan hankevaroin. Osaamiskeskusverkoston ansiosta valmennuksen jatkumo on kyetty turvaamaan silloinkin, kun määräaikaiset hankerahoitukset ovat olleet katkolla. Näin toimimalla on pystytty hetkellisesti varmistamaan tarvittavat henkilöresurssit ja mahdollisimman vähäinen työntekijöiden vaihtuminen sekä osaamisen säilyminen.   

Kirjaamisfoorumi.fi-verkkosivusto ja sen avointa materiaalia arvioidaan ja kehitetään ajantasaisesti, systemaattisesti ja pitkäjänteisesti. Verkkosivustolla jaettu materiaali on osoittautunut kustannustehokkaaksi, materiaali vastaa kohdeyleisön tarpeisiin ja sivuston kautta voidaan tavoittaa laaja kohdeyleisö. Kirjaamisfoorumi.fi-verkkosivuston tuottamisen valtakunnallisesti on mahdollistanut sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyö ja aiemmat Kansa-koulu-hankkeet. 

Jotta kirjaamisfoorumi.fi-verkkosivusto ja sen avoin materiaali on saatu toteutettua, sen suunnitteluun, käyttöönottoon ja jatkokehittämiseen on tarvittu laajasti hyvin monipuolista asiantuntemusta ja osaamista: 

  • sosiaalihuollon substanssiosaamista eri palvelutehtävistä 
  • sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen osaamista 
  • pedagogista osaamista 
  • fasilitointiosaamista 
  • viestintäosaamista 
  • kuratointiosaamista 
  • tietoteknisiä valmiuksia 
  • sidosryhmä- ja verkosto-osaamista 
  • asiakaspalveluosaamista 
  • hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista 
  • prosessien ja kokonaisuuksien johtamista 
  • käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista sekä 
  • saavutettavuuden huomioimista kaksikielisyyden ja selkokielisyyden osalta. 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Kansa-koulu III -hanke: Kirjaamisfoorumi.fi -verkkosivuilla vieraili hankekauden aikana yhteensä yli 38 000 yksilöityä kävijää. Materiaalipankissa vieraili hankkeen toimintakauden aikana yli 12 000 yksilöityä kävijää, ja valmennuksessa käytettyjä diaesityksiä avattiin yli 55 000 kertaa. Kirjaamisasiantuntijan käsikirjaan tutustui hankekauden aikana yli 6 600 vierailijaa. Hankekauden aikana julkaisitiin kymmenen blogikirjoitusta, joista yksi toteutettiin videoblogina. Blogikirjoituksia luettiin ja katseltiin yhteensä yli 2 300 kertaa. Julkaisun jälkeen vastauspankki on noussut Materiaalipankin ohella verkkosivuston suosituimmaksi osioksi.

Kansa-koulu 4.0 -hanke: Kirjaamisfoorumi.fi -verkkosivuille kertyi hankekauden aikana yhteensä yli 29 700 sivun katselua, joista yksittäisiä vierailijoita yli 21 500. Hankkeen toiminta-aikana materiaalipankkiin kertyi verkkosivuanalytiikan mukaan yhteensä 9835 sivun katselua, joista 5884 oli yksilöityjä sivun katseluja. Ruotsinkieliseen materiaalipankkiin kertyi 342 sivun katselua, joista 216 yksilöityjä. Materiaalipankin diaesityksiä on katseltu syksyllä 2022 tehdyn päivityksen jälkeen yli 10 000 kertaa helmikuuhun 2023 mennessä. Vastauspankkiin kertyi hankkeen toimintakaudella 1607 sivun katselua (1334 yksilöityä katselua) ja Kirjaamisasiantuntijan käsikirjaan 2288 katselua (1593 yksilöityä katselua). Blogikirjoituksia julkaistiin hankkeen aikana neljä. Lukujen perusteella voidaan todeta, että hankkeen tuottamalle oppi- ja tukimateriaalille on merkittävää kysyntää sosiaalihuollon organisaatioissa. 

Kansa-koulu 5 -hanke: Hankkeen toiminta-aikana materiaalipankkiin kertyi verkkosivuanalytiikan mukaan yhteensä lähes 18 000 vierailua, joista uniikkeja kävijöitä oli lähes 9 700. Materiaalipankin diaesityksiä on katseltu syksyllä 2022 tehdyn päivityksen jälkeen yli 10 000 kertaa helmikuuhun 2023 mennessä. Vastauspankkiin kertyi hankkeen toimintakaudella lähes 2 900 vierailua (2 200 uniikkia kävijää) ja Kirjaamisasiantuntijan käsikirjaan lähes 4 000 vierailua (2 500 uniikkia kävijää). Esihenkilöiden viestintämateriaalin videota katsottiin 140 kertaa (ajalla 14.2.–31.3.2024). Blogikirjoituksia julkaistiin hankkeen aikana 11, joista yksi oli ruotsinkielinen. Uutiskirjeitä julkaistiin hankkeen aikana yhteensä yhdeksän. Hankkeen uutiskirjeitä on julkaistu suomeksi ja ruotsiksi. Uutiskirjeiden sisältöä on kohdennettu erikielisten vastaanottajien tarpeet huomioiden. Vastaanottajia uutiskirjeillä on ollut parhaimmillaan lähes 4 000. Uutiskirjeiden avausprosenssi on ollut korkeimmillaan 41 %.

Kansikuva
Kirjaamisfoorumi.fi – Avoin materiaali. Euroopan unionin rahoittama.

Kehittämisen vaihe

icon/launch Created with Sketch. Valmis