Pohjoissavolaiset.fi - järjestötietopalvelu (Toimeksi - verkkopalvelukokonaisuuden Pohjois-Savon aluepalvelu)

Tehdään toiminta yhdessä näkyväksi!

Pohjois-Savon järjestötietopalvelu kokoaa tietoa järjestöistä, yhdistyksistä ja yhteisöistä Pohjois-Savon alueella. Järjestötietopalvelun kautta kolmannen sektorin toiminta löytyy kunnittain ja teemoittain yhdestä kanavasta.

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Pohjoissavolaiset.fi - järjestötietopalvelu (Toimeksi - verkkopalvelukokonaisuuden Pohjois-Savon aluepalvelu)
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Tehdään toiminta yhdessä näkyväksi!

Pohjois-Savon järjestötietopalvelu kokoaa tietoa järjestöistä, yhdistyksistä ja yhteisöistä Pohjois-Savon alueella. Järjestötietopalvelun kautta kolmannen sektorin toiminta löytyy kunnittain ja teemoittain yhdestä kanavasta.

Toteutuspaikka
Pohjois-Savon Sosiaaliturvayhdistys ry:n toimesta ylläpidettävä verkkosivusto: https://www.pohjoissavolaiset.fi/
Paikkakunta tai maakunta
Pohjois-Savo
Toimintamallin rahoittaja
Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus (STEA)
Toimintamallin kokonaisuus

Luotu

17.06.2020

Viimeksi muokattu

28.09.2020
Ratkaisun perusidea **

Pohjois-Savon järjestötietopalvelun perusideana on tarjota järjestö- ja yhdistystoimijoille yhtenäinen kanava tehdä omaa toimintaansa näkyväksi sekä Pohjois-Savon maakunnan asukkaille ja eri alojen ammattilaisille yhtenäinen kanava löytää tietoa alueen järjestötoimijoista ja toiminnasta. 

Toimintaympäristö **

Pohjois-Savon järjestötietopalvelun avulla on vastattu järjestöjen tarpeeseen saada oma toiminta paremmin näkyviin.  Järjestötietoa tarvitsevat löytävät tietoa yhdistyksistä ja järjestöistä yhden kanavan kautta kunnittain ja teemoittain.

Järjestöjen kyky kuvata hyvinvointia ja terveyttä sekä osallisuutta tuottava toimintansa on noussut merkittävään rooliin muuttuvassa toimintaympäristössä. Tämä vaikuttaa kansalaisille tärkeiden palvelujen järjestäjien ja tuottajien kykyyn hyödyntää järjestöjen toimintaa oikea-aikaisesti ja oikeassa vaiheessa. Tämä vaikuttaa kansalaistoiminnan kehittämiskumppaneiden löytymiseen eri kunnissa. 

Yhteiskunnan rakenteellisten muutosten lisäksi muita toimintaympäristöön vaikuttavia muutoksia ovat järjestökentän rahoitukseen ja toimintaan liittyvät muutokset, ihmisten toimintatapojen muutokset sekä teknologian kehitys. Nämä muutokset ovat haastaneet järjestö- ja yhdistyskentän toimijoita tiivistämään keskinäistä yhteistyötään sekä tuomaan esiin omaa toimintaansa uusilla tavoilla.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Järjestötietopalvelun kehittämisessä ensimmäisessä vaiheessa kohderyhmänä olivat erityisesti järjestötoimijat. Järjestötoimijoille mahdollistettiin omien perustietojen ilmoittaminen ennakkoon jo ennen verkkosivuston julkaisua. Näin saatiin jo verkkosivuston julkaisuvaiheessa toimijoiden tietoja näkyviin sivustolle. Järjestöjen saamiseksi tehtiin jalkautuvaa markkinointi työtä.

Järjestötoimijoita on opastettu ja tiedotettu järjestötietopalvelun käyttöön Sakke- Pohjois-Savon järjestöyhteistyön kehittämishankkeen toiminnassa vuosina 2018 - 2020. Järjestötoimijoilta on kerätty kokemuksia ja palautetta verkkopalvelun käytöstä vuosittain toteutetuilla käyttäjäkyselyillä, opastustilaisuuksissa sekä osana Sakke- Pohjois-Savon järjestöyhteistyön kehittämishankkeen arviointikyselyitä.

Järjestötietopalvelun kehittämisen toisessa vaiheessa jatkettiin järjestötoimijoiden tavoittamista ja sen lisäksi tehty markkinointityötä Pohjois-Savon kuntien asukkaille ja muille sidosryhmille. Markkinointia on tehty sosiaalisessa mediassa sekä lehtimainonnassa.

Lisäksi verkkopalvelun kehittämisen aikana on aktiivisesti osallistuttu muiden, maakunnan alueella rakenteilla olevien verkkosivustojen kehittämistyöhön, ja etsitty yhteistyömahdollisuuksia niin alueen kuntien, maakunnan sekä muiden sidosryhmien kanssa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Verkkopalvelun perustaminen

Verkkopalvelun käynnistämisestä syntyy perustamiskustannuksia ja sivuston sisältöjen suunnitteluun ja rakentamiseen vaaditaan henkilöresurssia. Henkilöstön työaika perustamisessa riippuu sivuston sisältökokonaisuudesta ja henkilöstön osaamisesta.

Maakunnallisen aluepalvelun rakentamiseen osaksi Toimeksi - verkkopalvelukokonaisuutta vaatii sitoutumista Toimeksi - verkoston yhteisiin toimintakäytäntöihin ja verkoston työskentelyyn. Jokaisesta alueorganisaatiosta verkoston toimintaan valitaan edustajat johtoryhmään sekä asiantuntijaryhmään.

Perustamisvaiheessa tulee myös huomioida, että henkilöstöresurssia tarvitaan verkkopalvelun markkinointiin, opastukseen ja tunnetuksi saamiseen alueen järjestöille ja yhdistyksille. Järjestökentän toimijoiden tavoittaminen vaatii monikanavaista viestintää, verkostoitumista ja erityisesti jalkautumista kuntiin. 

Verkkopalvelun ylläpito

Jokainen aluepalvelu maksaa oman osuutensa Toimeksi - verkkopalvelukokonaisuuden teknisen alustan ylläpidon kustannuksista sekä osallistuu palvelun yhteiseen kehittämispottiin ennakkoon määritetyllä rahallisella panoksella.

Ylläpitotyön on arvioitu Sakke-hankkeen toimesta vaativan henkilöstöresurssia seuraavien tehtävien toteuttamiseksi:

  • Käyttäjien tuki 

    • yhteydenotot, viestintä käyttäjille, ilmoitettujen tietojen päivittäminen, opastukset maakunnan alueella 19 kuntaa + 5 Kuopion maaseutualueet
  • Laadunvalvonta ja sisällön ajan tasaisuus 

    • sivuston toimivuudesta huolehtiminen ja virheistä ilmoittaminen, sisällön tarkistukset ja seuranta, toimijatietojen päivitysprosessi, verkkosivun tilastotietojen kokoaminen, tietosuojasta ja saavutettavuudesta huolehtiminen sekä tarvittavat muutokset verkkosivuilla erilaisten päivitysten ja toimeksi-verkoston yhteistyönä tehtävän kehittämistyön myötä. 
  • Verkostotyö 

    • Toimeksi-verkoston kuukausipalaverit, kehittämispäivät, yhteiskehittäminen sekä yhteiset ylläpidolliset tehtävät. Lisäksi yhteistyö alueen kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa.
  • Sisällöntuotanto 

    • Ajankohtaiset uutiset ja ilmoitukset sivustolla, uutiskirje
  • Kehittämistoiminta 

    • Käyttäjäpalautteen kerääminen ja kokoaminen, verkkosivuston kehittäminen vastaamaan kentältä nousseita tarpeita.
  • Viestintä ja markkinointi 

    • Verkkopalvelun esittelyt, viestintämateriaalien ylläpito, viestintä kohderyhmälle verkossa sekä alueen muissa medioissa ja kanavissa
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Pohjoissavolaiset.fi - järjestötietopalvelu avattiin keväällä 2018. Järjestötietopalvelu on ollut konkreettinen ja näkyvä toiminto järjestöjen toiminnan ja yhteistyön näkyviin saattamisessa. Järjestötietopalvelun suurin vaikutus on ollut yhteinen järjestöjen näkyvyys, jonka on koettu lisääntyneen ja lisäänneen myös järjestötoiminnan merkityksen esiin saamista (Sakke-hankkeen vuosiselvitykset arviointimateriaalin pohjalta). 

Pohjois-Savon järjestötietopalvelua hyödynnettiin koronaepidemian aikana keväällä 2020 järjestöjen auttamistoiminnan näkyväksi tekemisessä, kun verkkosivustolle avattiin yhteistyössä Suomen Punaisen Ristin Savo-Karjalan piirin kanssa korona-apu osio. Sivustolle julkaistiin SPR:n kokoaman järjestöjen tilannekuvakyselyn pohjalta tietoa auttamistoiminnasta, yhdistysten suoraan sivustolle ilmoittamaa toimintaa poikkeusaikana sekä ajankohtaista tietoa.

Käyttäjätiedot vuodelta 2019: 

  • Yli 600 uutiskirjeen tilaajaa.  
  • 227 tapahtuma- ja toimintailmoitusta. 
  • 283 tiedot sivustolle mukaan ilmoittanutta yhteisöä. 
  • Pohjoissavolaiset.fi- verkkosivustolla vieraili yhteensä 18 854 kävijää. 
  • Katseltujen sivujen määrä oli yhteensä 59 582. 
  • Kuukausittain keskimäärin Pohjoissavolaiset.fi- verkkosivustolla vieraili 1714 kävijää. 
  • Kuukausittain keskimäärin katseltujen sivujen määrä oli 5416 sivun katselua. 

Verkkosivuston ylläpitotyö sisältää useita erilaisia elementtejä. Verkkosivuston ylläpidon lisäksi tiedontuottajina verkkopalveluun toimivat Pohjois-Savon alueen aktiiviset järjestötoimijat. Käyttäjien tuki, tietojen päivitykset sekä opastaminen käytössä ovat olennaisessa roolissa verkkopalvelun ns. staattisen ylläpitotyön ja teknisen toimivuuden lisäksi. Verkkopalvelun kehittäminen muuttuviin tarpeisiin sekä alati muuttuvan järjestökentän ajantasaisten tietojen ylläpitäminen vaativat riittävää henkilöstöresurssia.

Pohjois-Savon alueella toimi Patentti- ja rekisterihallituksen mukaan vuonna 2018 marraskuussa yli 4900 rekisteröityä yhdistystä, joista 43% kotipaikkakunnaksi oli merkittynä Kuopio. (Pohjois-Savon Järjestöstrategia 2019). Kuopio pitää sisällään laajan kaupunkialueen ja sen viisi liitoskunta-aluetta maaseuduilla. Tämän huomioon ottaen Pohjois-Savon 18 kunnan alueella toimivien järjestö- ja yhdistystoimijoiden saavuttamiseksi tarvitaan pitkäjänteistä työtä myös jatkossa.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Toimeksi-verkkopalvelukokonaisuuteen liittyvän aluepalvelun rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi tarvitaan riittävää henkilöstöresurssia. Olennaista on huomioida toiminta-alueen laajuus ja kuinka alueen järjestötoimijat tavoitetaan. Aluepalvelun viestintä-, opastus- ja markkinointi sekä ylläpitotyö maakunnan alueella on ollut merkittävä tekijä järjestötoimijoiden aktivoimisessa ja tietojen ilmoittamisen tukemisessa sekä viestinnän ja sidosryhmäyhteistyön näkökulmasta. 

Valtakunnallinen Toimeksi-kokonaisuus, joka sisältää maakunnalliset aluepalvelut on koettu toimivaksi tavaksi koota järjestötietoa. Valtakunnallinen koordinaatio on merkittävässä roolissa mahdollistaen alueiden yhteisen kehittämistoiminnan ja näin ollen resurssien tehokkaan hyödyntämisen. 

Kansikuva
Järjestötietopalvelun logo

Kehittämisen vaihe

icon/bulb Created with Sketch. Kehitteillä

Aihealueet

Järjestöt Yhdistykset Viestintä Tiedonhallinta Verkostot

Ilmiöt

Teknologia sulautuu kaikkeen

Kohderyhmä

Ammattilaiset Ikäihmiset Kehitysvammaiset, vammaiset Koko väestö Lapset ja varhaisnuoret Maahanmuuttajat Nuoret Nuoret aikuiset Omaiset Opiskelijat Organisaatiot Paljon palveluita tarvitsevat Perheet Työikäiset Työttömät Vähemmistöt